¿Qué es un Asistente Administrativo?

¿Qué es un Asistente Administrativo?

El asistente administrativo es el profesional que se dedica a realizar variedad de tareas administrativas y de oficina tales como: redactar cartas, manejo de correspondencia, manejo de agenda, organizar y mantener archivos en papel o electrónicos y proveer información vía telefónica entre otras.

Funciones de un asistente administrativo

Ejecutar los procesos administrativos del área, aplicando las normas y procedimientos definidos, elaborando documentación necesaria, revisando y realizando cálculos, a fin de dar cumplimiento a cada uno de esos procesos, lograr resultados oportunos y garantizar la prestación efectiva del servicio.

1. Asiste en el desarrollo de los programas y actividades de la empresa.
2. Participa en la elaboración del anteproyecto de presupuesto de la empresa.
3. Realiza los descargos o pagos contra cada proyecto de compromiso.
4. Controla los pagos efectuados al personal administrativo u obrero por diversos beneficios.
5. Realiza solicitudes de dotación de equipos y materiales para la dependencia.
6. Lleva registro y control de los recursos financieros asignado a caja chica.
7. Recibe y revisa las facturas y comprobantes de los gastos efectuados con los avances a justificar.
8. Elabora y tramita solicitudes de autorización de modificación presupuestaria.
9. Entrega cheques correspondientes a la nómina y revisa los recibos y envía al archivo general.
10. Redacta y transcribe correspondencia y documentos diversos.
11. Coordina y hace seguimiento a las acciones administrativas emanadas por la unidad.
12. Recibe, verifica y registra las requisiciones de compras de unidades solicitantes.
13. Verifica la disponibilidad presupuestaria de las unidades solicitantes.
14. Recibe ofertas de los proveedores.
15. Hace seguimiento a las órdenes de compras y la recepción de mercancías.
16. Mantiene informado al supervisor sobre las actividades realizadas y/o cualquier irregularidad presentada.
17. Controla que se haga efectiva la retención de impuestos.
18. Realiza cálculos y ajustes necesarios relativos a la declaración de rentas del personal jubilado.
19. Entrega los cheques para viáticos. a la unidad responsable.
20. Archiva y lleva el control de los documentos del área.
21. Solicita y verifica los soportes demostrativos de los gastos realizados.
22. Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
23. Recepción de documentos.
24. Atender llamadas telefónicas.
25. Atender visitas.
26. Informar sobre todo lo referente al departamento del que depende.
27. Estar al día de la tramitación de expedientes.
28. Tener actualizada la agenda, tanto telefónica como de direcciones, y de reuniones.
29. Asimismo, tener conocimiento del manejo de maquinaria de oficina, desde calculadoras hasta fotocopiadoras, pasando por ordenadores personales y los programas informáticos que conllevan.

Documentos

Cartas

Una carta es un medio de comunicación escrito por un emisor (remitente) y enviado a un receptor (destinatario). Normalmente, el nombre y la dirección del destinatario aparecen en el frente del sobre, y el nombre y la dirección del remitente aparecen en el reverso del mismo (en el caso de sobres manuscritos) o en el anverso (en los sobres pre impresos).

Convocatorias

Es la comunicación a los posibles interesados de las condiciones exigidas para poder participar en un proceso selectivo de las plazas incluidas previamente en una Oferta de Empleo Público.

Actas

Un testimonio escrito de los hechos ocurridos en cualquier circunstancia: una reunión de consorcio, una asamblea de miembros de una comisión directiva de cualquier entidad, una certificación del nacimiento de una persona, etc.

Memorándum

Es un documento escrito que se utiliza en una empresa para comunicarse internamente. El objetivo de este documento es el traspaso de información de manera breve.

Certificados

Es un tipo de texto administrativo empleado para constatar un determinado hecho.

Circular

Orden que una autoridad superior dirige a sus subordinados. Carta dirigida a diversas personas, para notificarles algo. Es un documento en el cual se instruye u orienta sobre un problema determinado

Cartas

         Santiago de los caballeros, R.D

                                                                                                 12 de diciembre del 2014.

Señores:

Almacenes El Futuro.

Ciudad.

Atención:

Joly Durán.

Encargada de Recursos Humanos.

Distinguida señorita Durán:

Por medio de la presente deseo hacer de su conocimiento mi profundo interés por la vacante disponible como asistente de administración en esta importante y reconocida empresa, respondiendo así a la convocatoria publicada en distintos medio de comunicación. Sin duda, laborar en esta compañía sería un gran honor para mí.

Como verá en  mi currículum, cuento con una sólida preparación administrativa. Considero también que las perspectivas y los intereses de la empresa coinciden perfectamente con mis intereses y aptitudes, por lo que me parece una opción perfecta para mí.

Sin más por el momento, le reitero mi profundo interés y compromiso para laborar en esta gran empresa.

                                                                                                                          Muy atentamente,

                                                                                                    [pic 1]

                                                                                                                    Ana Jae Castillo

Convocatoria

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Avenida Hispanoamericana, Km1

Tel: 809-575-1515; Fax: 809-583-0121

Email: afuturo@gmail.com

    Convocatoria

Estamos realizando la integración de todos nuestros sistemas informáticos con la finalidad de crear una plataforma que ofrezca la máxima funcionalidad para todos nuestros departamentos.

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