REQUISITOS ADMINISTRATIVOS DE LOS DOCUMENTOS

REQUISITOS ADMINISTRATIVOS DE LOS DOCUMENTOS.

Para que una empresa pueda operar de una manera efectiva, es necesario que la misma, establezca un mecanismo adecuado de control sobre las finanzas, el cual consistirá en el manejo de documentos administrativos tales como son:

Reportes de facturación expedida a los clientes.

Control de gastos generados durante la operación.

Control de cuentas por cobrar y cuentas por pagar.

Control de la caja chica.

Control de préstamos, entre otros.

Estos documentos permiten al administrador llevar un control sobre los movimientos financieros de la empresa; así mismo determinar un informe sobre las utilidades generadas en un periodo determinado, ya que el manejo de las finanzas es un punto muy importante en la empresa.

Cuando se tiene el control y se sabe que es lo que se está haciendo con la inversión, se pueden hacer planes a futuro y cumplir con los objetivos fijados en la empresa solo por el hecho de tener un buen control administrativo de esa información financiera, que servirá más adelante para una buena toma de decisiones con respecto a los gastos e inversión en la misma.

Para ello, los documentos deben cumplir ciertos requisitos indispensables, para que la información contenida en los documentos sea de fácil entendimiento, para aquella persona que la consulte entre esos requisitos se encuentran los siguientes:

- Diseñar un formato general en la empresa que contenga la información necesaria para su análisis financiero.

- Verificar que al momento de elaborar el documento se cumplan con las políticas que se establecieron en un principio.

- Todos los documentos cuenten con el nombre y firma de los responsables.

- El formato que se diseñe se debe mantener siempre actualizado, en caso de haber modificaciones en las políticas de la empresa.

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