RESPONSABILIDADES DE LAS ÁREAS FUNCIONALES DE UNA EMPRESA

RESPONSABILIDADES DE LAS ÁREAS FUNCIONALES DE UNA EMPRESA

Junta Directiva

Es el cuerpo colegiado encargado de proteger, velar y representar los intereses de los acciones de la empresa. Actúa de órgano de enlace entre la empresa y la junta de accionistas, además se le confía la gestión y el trato de las relaciones con terceros. Entre sus funciones principales están:

• Diseñar y formular las estrategias empresariales.

• Brindar información sobre el entorno económico, social, político, etc.

• Planeación del Recurso Humano.

• Evaluación de la empresa.

• Evaluación financiera.

• Implementación de políticas financieras.

• Asesoría.

• Selección del equipo directivo y de gerencia

• Creación de políticas que regulen las actividades de los directivos.

Gerente General

El Gerente General actúa como representante legal de la empresa, fija las políticas operativas, administrativas y de calidad en base a los parámetros fijados por la casa matriz.

Es responsable ante los accionistas, por los resultados de las operaciones y el desempeño organizacional, junto con los demás gerentes funcionales planea, dirige y controla las actividades de la empresa. Ejerce autoridad funcional sobre el resto de cargos ejecutivos, administrativos y operacionales de la organización. Entre sus principales funciones están:

• Planificar, dirigir y coordinar el funcionamiento general de la empresa con la asistencia de los demás gerentes de Departamento.

• Evaluar los operaciones y los resultados obtenidos, y en su caso informar a la Junta Directiva

• Liderar el proceso de planeación estratégica de la organización, determinando los factores críticos de éxito, estableciendo los objetivos y metas específicas de la empresa.

• Desarrollar estrategias generales para alcanzar los objetivos y metas propuestas.

• A través de sus subordinados vuelve operativos a los objetivos, metas y estrategias desarrollando planes de acción a corto, mediano y largo plazo.

• Crear un ambiente en el que las personas puedan lograr las metas de grupo con la menor cantidad de tiempo, dinero, materiales, es decir optimizando los recursos disponibles.

• Implementar una estructura administrativa que contenga los elementos necesarios para el desarrollo de los planes de acción.

• Preparar descripciones de tareas y objetivos individuales para cada área funcional liderada por su gerente.

• Definir necesidades de personal consistentes con los objetivos y planes de la empresa.

• Seleccionar personal competente y desarrollar programas de entrenamiento para potenciar sus capacidades.

• Ejercer un liderazgo dinámico para volver operativos y ejecutar los planes y estrategias determinados.

• Desarrollar un ambiente de trabajo que motive positivamente a los individuos y grupos organizacionales.

Asistente de Gerente General

Las funciones básicas del asistente de Gerencia General son:

• Recibir, atender y dar información personal al asociado y público en general que requiere al gerente.

• Recibir y transcribir correspondencia, informes, relaciones y demás documentos asignados por el gerente.

• Recibir, radicar, distribuir, archivar y despachar documentos y correspondencia que llegan a gerencia.

• Archivar correctamente los documentos y correspondencia perteneciente a la Gerencia.

• Efectuar las comunicaciones telefónicas solicitadas por el gerente.

• Coordinar de acuerdo con instrucciones, reuniones y eventos que deberá atender el gerente, llevando la agenda correspondiente y recordando los compromisos adquiridos.

• Llevar controles periódicos sobre consumo de elementos en el área, con el fin de determinar su necesidad real y presentar la solicitud de papelería.

• Presentar y recibir los pedidos de papelería de la gerencia.

• Controlar la utilización de servicio interno de la fotocopiadora.

• Controlar el cierre de la puerta principal de acceso a las oficinas principales e informar de las personas que permanezcan en las instalaciones sin la debida autorización.

• Informar sobre los bienes a su cargo que por deterioro u obsolescencia deben ser dados de baja de la empresa.

Asesor Legal de Exportaciones

Entre las funciones principales del Asesor legal de exportaciones están:

• Evaluar la participación en ferias, exposiciones y rondas de negocios.

• Selección y contratación de agentes comerciales, distribuidores

• La investigación, promoción, identificación de oportunidades, negociación y gestión de los mercados internacionales

• Investigación de infraestructura, contactos con bancos, despachos, aduanas, transportistas.

• Elaboración de oferta, confirmación de pedido, programación de la producción, producción, control de calidad, inspección, documentación y desarrollo de producto

Asistente de Asesoría de Exportación

Entre las funciones principales del asistente de exportación están:

• Preparación de los contratos.

• Gestión ante las entidades financieras.

• Responsabilidad en las comunicaciones con los clientes, representantes.

• Control de toda la cadena de distribución física de la mercadería.

• Seguimiento de todo proceso de exportación.

Gerente Administrativo

El Gerente Administrativo es el responsable de Planear, ejecutar y dirigir la gestión administrativa y operativa de la empresa, del manejo de la relación con los diferentes proveedores nacionales e internacionales, además de las siguientes funciones.

• Impulsar la innovación, investigación y desarrollo tecnológicos.

• Optimizar la coordinación de recursos.

• Maximizar la eficiencia en métodos, sistemas y procedimientos.

• Conciliar intereses entre los diferentes miembros del grupo social.

• Preparar planes, presupuestos y previsiones de ventas.

• Establecer metas y objetivos.

• Seleccionar y coordinar las estrategias de ventas.

• Delimitar el territorio y definir los estándares de desempeño.

• Crear planes de compensación, motivar y guiar las fuerzas de venta y distribución.

Secretaria de Gerente Administrativo

La secretaria de Gerencia Administrativa es la responsable de brindar a su jefe apoyo incondicional con las tareas establecidas, además de acompañar en la vigilancia de los procesos a seguir

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