Recepción Y Distribución De Documentos En Una Organización

Definición:

En la mayor parte de las organizaciones existe un departamento de correo que tiene la responsabilidad de distribuir y entregar la correspondencia a los departamentos o individuos indicados. Las cartas dirigidas expresamente a los ejecutivos se entregan sin abrir y sus respectivas asistentes ejecutivas o secretarias abren este correo y lo leen excepto los sobré marcados.

Además en lo que se refiere a la correspondencia las asistentes o secretarias deben:

Consideraciones:

Las cartas que no están dirigidas a personas o departamentos específicos deben ser abiertas por el departamento receptor de correspondencia porque ahí es donde determinan a quien se le debe entregar la correspondencia.

Quien quiera que sea la persona que abra el correo debe revisar en primer lugar que haya dirección de remitente en la correspondencia, por que si no existe esta, el sobre con la dirección del remitente debe engraparse a la correspondencia.Una razón importante para registrar estas es proporcionar un control interno de la correspondencia donde se maneja un gran volumen de correo, se utilizan máquinas automatizadas para abrir y sellar la correspondencia mientras que en las oficinas pequeñas se utiliza el sello y el fechador manual.

Ciclo de la información:

 Sellarla y registrarla.

 Leerla y verificar que sea para la oficina.

 Jerarquizarla: la que puede contestar ella y la que debe atender el jefe.

 Contestar y mecanografiar la que nosotros atendamos.

 Sintetizar la información de la otra.

 Buscar los expedientes correspondientes si ya existen.

 Presentarla al jefe y recibir instrucciones o dictado.

 Mecanografiarla o capturarla y revisarla antes de presentarla a firmar.

 Separar y repartir las copias o sacarlas.

 Colocar la copia en expedientes para su seguimiento.

 Elaborar un acuse de recibo si es necesario.

 Archivar la copia.ec

...