ACTIVIDAD | RIESGO | CAUSA | CONSECUENCIA |
Recibir y tramitar los mensajes a los funcionarios con la oportunidad adecuada | - No tomar el mensaje correctamente es decir como se le informa
| No le llegue la información | No hacer la acción que se debía a tiempo |
- No contar con las herramientas adecuadas para hacer llegar el mensaje a los funcionarios
| Se acabe la papelería y no había energía | No se enteran los funcionarios del mensaje que se les dejo |
- No tomar los datos necesarios del remitente
| Falta de atención y concentración | El funcionario no va a saber a qué persona o cliente contactar |
- Mal manejo de la información, confundir datos
| Desconocimiento del tema | Mensajes errados |
Llevar la agenda personal del gerente general para el cumplimiento de las reuniones programadas | - No tener un orden en la agenda
| Falta de orden | El gerente no sabe qué actividades tendrá que realizar |
- No tener presente las fechas ya programadas
| Persona dispersa poca retentiva | No asistir a las reuniones perdida de nuevos clientes |
- No comunicar de manera oportuna al gerente las actividades programadas
| No tener las herramientas adecuadas | Pérdidas económicas, pérdida de clientes. |
- Perdida de la agenda y no tener archivo o copia de la información suministrada en esta
| Robo o descuido | Perdida de base de datos de clientes y perdida de citas programadas |
Recibir, radicar, y tramitar la correspondencia | - No llevar un control de recibido de la correspondencia
| Falta de orden | Perdida de documentos importantes |
- No hacer uso adecuado de los sellos de radicación de la correspondencia
| Perdida de los sellos | Constancia de fechas para reclamos |
- Vencimiento de los documentos que entran a la empresa.
| No entregarlos a tiempo | Multas y sanciones para la empresa |
Operar el computador o nivel de procesadores de texto, hojas electrónicas de cálculos, y demás software que la empresa haya instalado en el equipo de acuerdo con los procedimientos previstos |
- No tener los programas actualizados
| - Descuido de la persona encargada
- Mal funcionamiento de la planta eléctrica
- Carencia de personal apto para mantenimiento de los equipos
| - No llevar a cabo las actividades correspondientes
- Que otra persona con los conocimientos adecuados pueda utilizarlo de manera negativa.
- Que no puedan trabajar de manera eficiente por que no están en constante actualización
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- No tener un buen servicio de internet
| - Mal manejo del personal de mantenimiento de planta
- Planta eléctrica en mal funcionamiento
| - No llevar a cabo las actividades correspondientes
- Constantemente entorpecer el desarrollo eficiente de las actividades
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- No realizar un mantenimiento adecuado y oportuno a los equipos
| - No llevar un control periódico sobre el mantenimiento de los equipos
- No informar con previo aviso al personal del mantenimiento
| - Que los equipos presenten fallas en el transcurso de su funcionamiento.
- Retrasa procesos
- Perdida de información
- Se incrementan gastos
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- Que la empresa no tenga planta eléctrica
| - Falla de presupuestos
- No existe un plan preventivo para dichas circunstancias
| - Que por la falta de energía no pueda continuar con los procesos
- Retrasa las actividades
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- Que la persona no esté bien capacitada para el manejo de dichos programas.
| - No hay personal apto para el manejo de los programas
- Falta de capacitación al personal
| - Que en el proceso de las actividades se presenten errores
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Atender personalmente tanto a funcionarios de la empresa como a particulares. |
- No tener buena actitud y disposición frente a los clientes
| - Sobre carga laboral
- No obtuvo un buen día en su ámbito personal
| - No haya un buen manejo de la información.
- Un tono de voz inadecuado en la forma de comunicarse
- Que los clientes no vuelvan a adquirir sus servicios.
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- No estar en su lugar de trabajo (recepción)
| - Calamidad personal imprevista
- Citas médicas previas
- Reunión con el jefe ( llamada del jefe)
| - No brindar la información
- No satisfacer con cada una de las necesidades del cliente
- No tomar apuntes de lo que se esté informando.
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- Desconocimiento de la información de la empresa
| - No se capacito para dicha información
- No estuvo presente cuando se dieron los parámetros de la información
- No presto la atención adecuada cuando se le estaba informando
- Falta de interés
| - No brindar la información adecuada
- Una mala referencia de la empresa.
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- No tener buena comunicación
| - Cuando no se es claro y conciso en lo que se quiere informar.
- Cuando no se comunica todo la información.
| - Mala actitud hacia el cliente
- Falta de respeto entre quien brinda y recibe la información
- Disgusto por parte de los clientes
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Colaborar con la preparación y elaboración de informes que soliciten las entidades externas o la administración de acuerdo con las instrucciones.
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- No seguir como se debe las instrucciones
| - Una mala actitud frente a su trabajo.
- Una mala comunicación
- Querer hacer las cosas a su parecer
| - Perdida del trabajo
- Sanción por no llevar a cabo su trabajo.
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- No tener buena comunicación con las entidades externas
| - Falta de capacidad para la información
- El no saber hablar o expresar una idea que el receptor interprete de forma adecuada.
- Desconocimiento de la información.
| - No llegar a un acuerdo oportuno.
- Que las entidades externas busquen otras entidades que le faciliten su trabajo.
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- No tener la información adecuada para realizar el informe.
| - No le llego a tiempo la información
- Mal manejo de la información
- Perdida de la información
| - No entregar el informe a tiempo
- Realizar el informe con información incorrecta.
- Llamada de atención por parte de sus superiores
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- No entregar los informes a tiempo.
| - No tiene los recursos adecuados para redactar dicha información
- Se presentó una calamidad domestica
- Perdida de la información
- No llego a tiempo la información
| - Sanción escrita o verbal
- Despido por incumplimiento
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