Reestructuración de funciones y circuitos

TRABAJO DE SEMINARIO

 MATERIA: Organización Contable de Empresas.

TEMA: Reestructuración de funciones y circuitos.

PROFESOR CONDUCTOR: Giambroni, Daniel

ALUMNOS: Nadef, Agustina

                            Prieto, María Fabiana

                            Rollan, Diego

DNI: 34.386.707

        34.133.900

                  34.133.343

CARRERA: Contador Público Nacional

PERÍODO LECTIVO: 2014

RESUMEN

La teoría de sistemas ha permitido en esta área del conocimiento científico, describir su composición compleja de la empresa, entender su comportamiento y facilitar sus procesos de control y adaptación al entorno.

Las funciones de un sistema dependen de su estructura. La administración es en sí una metodología efectiva aplicable a las actividades y a las relaciones humanas, siendo los sistemas un medio de acción y de resultados, logrando el cumplimiento de normas fundamentales de control interno, diseño y estructura.

Para llevar a cabo la investigación de la organización es necesario realizar: Relevamiento de la misma, diseño creado por el analista para lograr el cumplimiento de los objetivos propuestos y por último su implementación. Estos fueron los pasos realizados sobre una empresa del rubro alimenticio, dedicada a la fabricación y fraccionamiento de diversos granos y legumbres.

Durante el relevamiento se encontraron fallas estructurales tales como: alcance de control, unidad de mando y homogeneidad operativa. Además, en sus circuitos, los cuales no están pre-establecidos ni correctamente definidas las funciones, existen diversas fallas de control interno, tales como: superposición de funciones, falta de políticas internas y de autorizaciones, falta de coordinación entre los distintos departamentos, fallas en el cruce de información, inexistencia de responsabilidades pre-definidas, los archivos no están fijados en cuanto a qué, cómo y cuándo realizarlos, entre otras situaciones específicas de cada circuito relevado.

Esta situación, además de generar una rutina de trabajo desprolija y desorganizada, aumenta la posibilidad y probabilidad de inconsistencias en la información y genera la aparición de numerosos riesgos por la falta de control y responsabilidades, puede generarse malversación de activos, manipulación  de stock, problemas en la calidad del producto, falta de abastecimiento, aumento significativo de los costos, errores en la información contable, financiera y económica, fraude en el manejo de fondos, adulteración de documentos, y otros factores que perjudican tanto a las pequeñas como las grandes empresas.

Este proyecto se vio fuertemente influenciado por la cantidad de empleados, donde es más difícil la reestructuración y cumplimiento de las normas de control interno al contar con menos posibilidades de repartir las funciones. Es por esto que a pesar de superponerse algunas de ellas, se propone un control cruzado supliendo la falla inicial.

Generalmente, el personal se resiste al cambio, sin embargo, este no fue el caso. Los empleados sienten la necesidad de una organización más ordenada y eficaz, por lo que su implementación se está realizando sin objeciones. Hemos concientizado sobre la necesidad de procedimientos establecidos, donde la documentación cuente con un circuito claro de procesos y archivos, como así también las respectivas autorizaciones, responsabilidades y políticas claras de operaciones.

PRÓLOGO

El sistema de control interno está entrelazado con las actividades operativas de la entidad y existe por razones empresariales fundamentales. Es más efectivo cuando los controles se incorporan a la infraestructura de la sociedad y forman parte de la esencia de la empresa. Mediante los controles “incorporados” se fomenta la calidad y las iniciativas de delegación de poderes. Es por ello que nos propusimos realizar este trabajo ante la alerta del problema de superposiciones de funciones, fallas de controles internos y estructurales en la empresa sobre la cual versa este proyecto. El espíritu de este trabajo fue eliminarlas.

En pequeñas empresas, donde sus recursos para la dispersión de funciones es más difícil y además su proceso de formación genera desprolijidad y desorganización, el desafío de brindar una solución para mejorar no solo su estructura y circuitos sino también la eficiencia y eficacia de la gestión operativa, es aún mayor.

Realizamos este trabajo sobre una empresa real del rubro alimenticio, donde en sus circuitos se identificaban claramente deficiencias en la estructura organizativa. Se trata de una empresa en proceso de expansión, donde se buscaría que los controles permitan a la dirección hacer frente a la rápida evolución del entorno económico y competitivo, así como a las exigencias y prioridades cambiantes de los clientes y adaptar su estructura para asegurar el crecimiento futuro. 

Este proyecto se realizó gracias a la ayuda de nuestro tutor, Daniel Giambroni y la colaboración de la empresa sobre la que trabajamos.

Agradecemos también a nuestras familias y amigos que nos han brindado su apoyo y contención.

CAPITULO I

ANÁLISIS DE SISTEMAS

Sumario: 1.- Análisis de sistemas administrativos 2.- Importancia de los sistemas 3.- Características 4.- Componentes 5.- La empresa como sistema

1.- Análisis de sistemas administrativos

El análisis de sistemas administrativos tiene su origen en lo que se conoce como Teoría General de los Sistemas. El entendimiento y comprensión de los sistemas se produce cuando se aplica una visión integral, y se considera todas las interdependencias e interrelaciones de sus partes.

La teoría actual ha permitido en esta área del conocimiento científico, describir su composición compleja de la empresa, entender su comportamiento y facilitar sus procesos de control y adaptación al entorno.

Este pensamiento establece que las propiedades de los sistemas no pueden definirse en forma significativa considerando separadamente sus elementos. El entendimiento y comprensión de los sistemas se produce cuando sobre ellos se aplica una visión integral, considerando todas las interdependencias e interrelaciones entre sus partes. Por este razonamiento el enfoque de sistemas se diferencia del enfoque analítico, el que para analizar un problema utiliza en primer término una partición del conjunto en sus partes más pequeñas para comprender mejor el funcionamiento del todo. El enfoque de sistemas (SISTÉMICO), parte de una visión global e integral.^[1]

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