Resumen reuniones

RESUMEN REUNIONES

Aspectos sustanciales de las técnicas de reuniones de trabajo

• Participación
• Eficacia
• Productividad
• Integración
• Amistad
• Creatividad

Momentos de las reuniones:

• El antes (preparación de la reunion)

• Convocatoria en tiempo oportuno
• El temario
• Preparación del material para la reunion
• Local adecuado

• El durante (la realización de la reunion)

• Acogida e inicio de la reunion
• Presentación de cuestiones
• La forma de dialogo o discusión
• Lo que ayuda a mejor comunicación
• La animación de la reunion
• La utilización del método analítico
• Final de la reunion

• El después (las actividades posteriores)

• Realización de lo acordado

Check in:

• ¿Qué circunstancias hacen necesario (para mí y para el equipo este encuentro)?
• Que resultado/s quiero obtener al final de la reunion?
• ¿Tengo otra información significativa (profesional o personal) para compartir?

Check out

• ¿Qué tareas me he comprometido a hacer (y para cuándo)?
• ¿Ha quedado sin tratar algún tema importante para mí?
• ¿Cuál es mi reflexión final sobre la reunion (en cuanto a la tarea, a la relacion entre las personas y a mi estado de ánimo?

Beneficios de una reunion productiva:

• Crea una identidad para el equipo de trabajo
• Ofrece un ámbito donde se pueden comentar los progresos del grupo
• Brinda una oportunidad para generar soluciones creativas
• Fomenta compromiso con las decisiones
• Alienta un espíritu de colaboración y fija el rumbo

3 etapas esenciales:

• Preparación
• Conducción
• Evaluación

5 pasos para elaborar la agenda:

• Fijar objetivos (asignar, decidir, determinar, crear, producir, implementar, etc.)
• Confirmar la logística (fecha, hora, lugar, materiales, informes, documentos, muestras, participantes) es el cuándo, donde, que y quien
• Determinar los invitados
• Asignar funciones
• Elaborar los ítems y actividades

HERRAMIENTAS

Para generar información e ideas

• Brainstorming
• Nominal group technique (NGT) similar al anterior, solo que cada uno desarrolla su idea en silencio, la anota, luego se comparte, se unifican las similares, se vota y finaliza
• Diagrama de afinidad (categoriza ideas generadas durante el brainstorming)
• Método de galería
• Analogías e imaginación

Para toma de decisiones y evaluación de alternativas

• Decisiones por consenso
• Herramienta pro-con
• Matriz de prioridad
• Análisis de campo de fuerza

Otras herramientas

• Diagrama de pez

Votaciones:

• Votación n/3
• Votación con ranking

TECNICAS PRACTICAS

Para prevenir problemas

• Reglas básicas

Balancear el nivel de participación

• Round robin e idea silenciosa
• Micrófono
• El objeto para no hablar
• Tiempo para hablar
• Un tema a la vez
• Discusiones en pequeños grupos

Para mantener el foco

• Agenda
• Estacionamiento de ideas

Para clarificar o resolver problemas

• PAG/PAU
• Definiendo el problema
• Es/no es

Para lidiar con participantes problemáticos

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