SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL Funciones gerenciales

SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL

Funciones gerenciales

• Planeación: punto de partida del proceso administrativo, establecimiento de objetivos y metas, diseño de estrategias. Resultados marcan el rumbo de la organización.

• Organización: da sentido práctico a los planes establecidos. Reuniones, asignación de actividades y recursos, arreglos estructurales, fijación de procedimientos para la toma de decisiones.

• Dirección: esfuerzo humano; motivación de personal, liderazgo, objetivos comunes, trata de conflictos.

• Control: Asegura que los resultados se ajusten a la exigencia de los planes. Incluye monitoreo, comparación de resultados, correcciones y retroalimentación.

Características de los SIG

La información proporcionada por dicho sistema debe cumplir con lo siguiente para que las funciones gerenciales sean eficazmente cumplidas:

Calidad: hechos comunicados deben ser fieles a la realidad plateada.

Oportunidad: deben tomarse medidas, en caso de requerirse, previo a alguna desviación de los objetivos anteriormente planteados para mejor control del proceso.

Cantidad: debe disponerse de la información justa y necesaria en cada caso, para evitar inacción o toma errónea de decisiones.

Relevancia: información relacionada a la toma de decisiones estratégicas que está revisando la compañía en ese momento.

Desarrollo de un SIG

Este proceso obliga a una compañía a evaluar y articular aspectos centrales de la misma. ¿Qué es lo que ésta desea lograr? ¿Cómo lleva a cabo sus funciones? ¿Cómo determina los logros? Por lo tanto, la elaboración de un SIG debe ser adaptado a las necesidades de la compañía y requiere de un enfoque integrado y prospectivo. El proceso comprende 4 fases:

1. Conceptualización: establecer necesidades y evaluación inicial de alternativas; elaboración de un documento estratégico con curso de acción a seguir.
2. Evaluación detallada y diseño: evaluación cuidadosa de sistemas a adquirir. Modificación de sistemas existentes y análisis de problemas de diseño.
3. Desarrollo del sistema e implementación: se perfecciona o adapta el sistema escogido y se implementa.
4. Mantenimiento y auditoría del SIG: mantenimiento, modificaciones y auditorías periódicas para asegurar su funcionamiento adecuado.

Estructura de un SIG

Es un soporte a la toma de decisiones, a las actividades administrativas y a las funciones organizacionales. En esencia es una estructura conceptual que le permite a alguien la descripción de un sistema de información existente o planeado. Esta estructura piramidal está comprendida por varios niveles que describen el tipo de recurso empleado en cada uno.

• La parte inferior de la pirámide está comprendida por la información relacionada con el procesamiento de las transacciones, preguntas sobre su estado. (Personal de oficina).
• El siguiente nivel comprende los recursos de información, para apoyar las operaciones diarias de control. (Primer nivel de administradores).
• El tercer nivel agrupa los recursos del sistema de información para ayudar a la planeación táctica y a la toma de decisiones relacionadas con el control. (Personal de especialistas).
• El nivel más alto comprende los recursos de información necesarios para apoyar la planificación estratégica y la definición de políticas de los niveles más altos de la administración. (Gerentes).

Pasos para analizar un SIG

1. Identificar personal
2. Establecer objetivos
3. Identificar información requerida
4. Determinar procedimientos
5. Revisar procedimientos
6. Establecer mejoras manuales y/o computarizadas
7. Comprobar data
8. Capacitar y supervisar personal
9. Optimizar SIG

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