Sistema De Contabilidad De Costos

Sistemas de Control Presupuestal

6.1 Naturaleza de los Presupuestos y del Control Presupuestal

Antes de poder definir lo que es un presupuesto, es necesario tener una idea de cuál es su papel y su relación con el proceso gerencial. Pocas veces un presupuesto es algo aislado más bien es un resultado del proceso gerencial que consiste en establecer objetivos y estrategias y en elaborar planes. En especial, se encuentra íntimamente relacionado con la planeación financiera.

Por lo tanto, el presupuesto puede considerarse una parte importante del clásico ciclo administrativo de planear, actuar y controlar o, más específicamente, como parte de un sistema total de administración que incluye:

Formulación y puesta en práctica de estrategias.

Sistemas de Planeación.

Sistemas Presupuéstales.

Organización.

Sistemas de Producción y Mercadotecnia.

Sistemas de Información y Control.

Con base en lo anterior y de manera muy amplia, un presupuesto puede definirse como la presentación ordenada de los resultados previstos de un plan, un proyecto o una estrategia. A propósito, esta definición hace una distinción entre la contabilidad tradicional y los presupuestos, en el sentido de que estos últimos están orientados hacia el futuro y no hacia el pasado, aún cuando en su función de control, el presupuesto para un período anterior pueda compararse con los resultados reales (pasados).

Con toda intención, esta definición tampoco establece límite de tiempo sí bien por costumbre los presupuestos se elaboran por

meses, años o algún otro lapso. Pueden, sin embargo, referirse fácilmente a un solo artículo o proyecto; a propósito, esta definición no implica que el presupuesto deba establecerse en términos financieros, a pesar de que esa es la costumbre. En este sentido cabe mencionar que los sistemas presupuéstales completos pueden incluir, y de hecho lo hacen, renglones como la mano de obra, materiales, tiempo y otras informaciones.

En la práctica, los sistemas administrativos no se encuentran tan claramente definidos y a menudo se entrelazan con mayor o menor grado. En empresas pequeñas no es raro que el mismo grupo maneje tanto la contabilidad como los presupuestos. Pocas veces se lleva a cabo la tarea gerencial como ese paquete limpio y ordenado que teóricamente se presenta. Por lo general los directivos y gerentes se enfrentan a una actividad de equilibrio complejo para la cual el juicio es un factor crítico.

Es evidente la íntima relación entre la planeación y el presupuesto y no es raro encontrar que utilizan indistintamente términos como presupuesto, plan anual de la empresa. Como se dijo, el presupuesto es resultado de algún tipo de plan o está basado en él, sea éste explícito o bien algo que se encuentra en las mentes de los directivos.

Finalmente, se puede definir el Presupuesto como un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad

de la organización.

Control Presupuestal

Es un conjunto de procedimientos y recursos que usados con pericia y habilidad, sirven a la ciencia de la administración para planear, coordinar y controlar, por medio de presupuestos, todas las funciones y operaciones de una empresa con el fin de que obtenga el máximo rendimiento con el mínimo de esfuerzo.

6.2 Ventajas y Limitaciones de los Presupuestos

Los presupuestos se pueden preparar de diferentes formas, dependiendo de la complejidad deseada. Todos ellos conllevan una serie de ventajas, incluso los presupuestos más simples presentan enormes ventajas por razones internas y externas.

A continuación se presentan algunos de los principales beneficios de tener un sistema de presupuestacion:

1. Obliga a la Dirección a especificar los objetivos a mediano y largo plazo.

2. Obliga a la Dirección a analizar los problemas futuros, de forma que se puedan identificar las diferentes alternativas.

3. Dirige el esfuerzo y la inversión hacia la alternativa más rentable de todas.

4. Hace hincapié en la necesidad de coordinación entre todos los elementos de la empresa, ya que la presupuestación desvela rápidamente las debilidades de una organización.

5. Sirve como medio de comunicación.

6. Proporciona las normas de funcionamiento que sirven de aliciente para obtener un mejor rendimiento.

7. Indica aquellas áreas faltas de control, proporcionando datos que se pueden emplear para analizar las varianzas entre los valores reales y los presupuestados. Estas varianzas

sirven como plataforma para el estudio de la causa del problema.

Es importante observar que la gerencia de la organización tiene la responsabilidad de la preparación de los presupuestos, pero es necesario que exista un comité para prestar ayuda. El director establece normalmente los principios de presupuestación y el comité ejecuta los procedimientos. El comité también debe revisar y avaluar todos los informes que cree que proporcionan la información necesaria.

Desventajas

1. El Presupuesto solo es un estimado no pudiendo establecer con exactitud lo que sucederá en el futuro.

2. El presupuesto no debe sustituir a la administración, si no todo lo contrario es una herramienta dinámica que debe adaptarse a los cambios de la empresa.

3. Su éxito depende del esfuerzo que se aplique a cada hecho o actividad.

4. se puede poner demasiado énfasis a los datos provenientes del presupuesto. Esto puede ocasionar que la administración trate de ajustar o forzar a hechos falsos.

6.3 Organización Para el Control Presupuestal

Organización presupuestal La planeación y control presupuestal de los negocios deben descansar en una sana organización, esta organización debe estar claramente trazada en los organigramas preparados por los jefes de departamento; las líneas de autoridad y responsabilidad deben ser tan precisas que no quede duda a nadie sobre el área en que actúa. La comunicación debe ser oportuna y concisa y siempre que sea posible, debe ser escrita para evitar que la información se tergiverse.

Un comité

de presupuestos, constituido por varios miembros de la alta gerencia, puede vigilar la preparación de estas herramientas indispensables. Este comité debe fijar las

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