Software administrativo para los procesos de logística y operaciones

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GESTIÓN DE LA CADENA DE SUMINISTRO

Software administrativo para los procesos de logística y operaciones

Introducción

La información y el apoyo que brindan los sistemas de información son parte integral de nuestra sociedad. Los avances tecnológicos, la cada vez mayor omnipresencia de internet en la vida cotidiana, hacen que la sociedad sea denominada una sociedad global de la información. Las empresas no son ajenas a la necesidad de manejar información interna y externa, a mejorar la calidad de la información que generan y procesan, a estar al día en la utilización de las herramientas informáticas que pueden generar una mejor utilización de los recursos y a la posibilidad de atraer tanto nuevos clientes como mercados. Las empresas en todo el mundo invierten altas sumas en la implantación de sistemas de información sobre los cuales se espera un retorno significativo en beneficios tangibles e intangibles. Tal vez uno de los más polémicos sistemas de información son los denominados sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) por su elevado costo y por la alta posibilidad de fracaso en el proceso de implantación. Este proceso implica para la empresa el rediseño de procesos, una labor de adaptación de los empleados a sus nuevas funciones y un cambio de mentalidad en toda la empresa. Las experiencias a nivel mundial hablan de excepcionales casos de éxito como de estruendosos fracasos.

1. Señale al menos tres ventajas competitivas que tiene una empresa que ha implementado un sistema ERP frente a un competidor que no lo tiene.

Ventajas de incorporar un sistema ERP en una empresa:

• Mejora en la toma de decisiones: Al centralizar y unificar toda la información es posible crear una base de datos común con información fiable. De ese modo será posible estimar los escenarios futuros con mayor precisión y, además, los gerentes dispondrán de toda la información centralizada en la pantalla de su ordenador. De ese modo se consigue mejoras en el proceso de toma de decisiones.
• La seguridad: Los ERP mejoran la seguridad de información en un doble sentido. En primer lugar, será más difícil robar la información por los distintos niveles de acceso o autorización. Pero, además, toda nuestra información estará centralizada con copias de seguridad generadas automáticamente para protegernos de posibles errores.
• Automatización: automatización de procesos en la empresa en los que antes se empleaban recursos, tiempos y conocimientos que aumentaban los costos de los procesos.
• Registros:

• Registro maestro de proveedores: contiene información sobre los proveedores que la empresa utiliza.
• Registro de información de compras: Este contiene información sobre materiales en específico y de los proveedores que suministran los materiales.
• Registro maestro de productos: Este contiene toda la información necesaria para la gestión de los materiales y sus stocks, incluyendo información sobre la gestión de compras, las ventas y el almacenamiento.

• Mejor calidad de los análisis: Precisamente por su carácter integrador, se puede ver la información completa de cada detalle o elemento de la empresa. Y, por tanto, tener una visión más exacta y completa.

2. Señale al menos tres desventajas de implementar un sistema ERP en una empresa de menor tamaño.

Desventajas de una empresa al implementar un sistema ERP:

• La implementación: Por lo general es un tanto larga y en ocasiones compleja, ya que implica rediseñar los esquemas y procesos de trabajo.
• Costos posteriores: Los costos posteriores a la implementación del sistema, los cuales reciben el nombre de costos ocultos y tienen que ver con el proceso de adaptación de este a las necesidades de las empresas. Cuanto más personalizado sea un sistema ERP, mayores serán los costos para su operación.
• Tiempo de adaptación: Es el inconveniente más evidente y, a la vez, más prolongado. Y es que, aunque el personal de una empresa sepa cómo se emplea un ERP, es necesario también que se adapte para utilizarlo de la manera correcta. Es decir, tener la costumbre de introducir los datos, de revisar que todo esté en orden y, en definitiva, de integrarlo dentro de sus tareas diarias para que, de esta manera, pueda funcionar en la empresa.

3. ¿A qué se refiere la integración de datos de un sistema ERP?

La integración de datos es una combinación de procesos técnicos y de negocio que se utilizan para combinar información de diferentes fuentes para convertirla en datos fiables y valiosos. Estas soluciones de integración ayudan a comprender, limpiar, monitorizar, transformar y entregar datos para que las empresas puedan estar seguras de que la fuente de información es confiable, consistente y está gestionada en tiempo real. La mayoría de los sistemas ERP utilizan una base de datos unificada para almacenar datos de diversas funciones en toda la organización.

4. ¿Por qué es importante la gestión del cambio al implementar un ERP?

La gestión del cambio organizacional es imprescindible para traducir los nuevos procesos de negocio y funciones del sistema en cambios "reales". Aunque la mayoría de los sistemas ERP tienen bastantes campanas y silbatos para ofrecer mejoras potenciales a su negocio, esos cambios no se materializarán sin una gestión eficaz del cambio organizacional. Simplemente encender el nuevo software no impide la confusión, soluciones materiales y la regresión a los antiguos procesos de negocio tan inherentes en la mayoría de las implementaciones. Un plan de cambio efectivo, por el contrario, identificará los cambios específicos que afectan a todos los grupos de trabajo en la organización. Los empleados son generalmente abrumados con la cantidad de cambios requeridos por las implementaciones de ERP, así que es importante elaborar una estrategia de comunicación adecuada. A medida que los cambios específicos deben ser claramente definidos para los empleados, las comunicaciones entregadas a cada grupo de trabajo y empleado individual también deben adaptarse a sus requisitos de trabajo específicos. El qué, cuándo, por qué y cómo de los cambios específicos para grupos de trabajo individuales deben ser comunicados a los empleados.

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