Talento Humano

1. REALIZACION DE LA AUDITORIA

Las auditorias pueden ser realizadas por personal interno o externo. Cada método tiene ventajas y desventajas. Los auditores que son de adentro saben más sobre la empresa y están en mejor posición para determinar que aspectos requieren evaluación. También es menos probable que quienes están siendo evaluados los vean como una amenaza. Sin embargo, cuanta objetividad puede tener las personas de adentro es siempre una pregunta que queda sin resolver. Por otro lado, los auditores externos serán más objetivos y su ego menos involucrado. Como los aspectos legales y los de RH se han entrelazado en forma más bien inseparable, es deseable que los patrones consideren el uso de los servicios de un auditor externo con mucha experiencia en RH y derecho laboral. Por lo general el corporativo, la dirección general, el corporativo de RH o el departamento de investigación en RH son quienes llevan a cabo la auditoria.

2. PASOS DEL PROCESO DE AUDITORIA

Un especialista en auditoria propone que el proceso de auditorías este formado por los siguientes seis pasos:

1. Introducir la idea de la auditoria y hacer hincapié en los beneficios que se derivan de la misma.

2. Seleccionar personal con una amplia gama de habilidades para el equipo de auditoría y proporcionar el entrenamiento necesario.

3. Reunir datos de diferentes niveles de la empresa.

4. Preparar informes de auditoría para los administradores de línea y la evaluación del departamento de RH.

5. Discutir los reportes con los administradores operativos quienes a su vez preparan su propia evaluación.

6. Incorporar acciones correctivas en el proceso normal de establecimientos de objetivos de la organización.

Como la auditoria es una forma de investigación, es importante que los descubrimientos estén basados en datos objetivos, confiables y validos. En las auditorias se puede usar todo tipo de registro de RH. Además de analizar estos registros, por lo general se llevan a cabo entrevistas con administradores de distintos niveles, el administrador de RH, el staff de RH, y un número seleccionado de supervisores y personal no administrativo.

3. ETAPAS DE LA AUDITORIA DE PERSONAL

Obtención de los datos e informes:

El primer paso de la auditoría será, la obtención de los datos sobre los resultados que, en materia de personal, ha obtenido una empresa durante el periodo investigado, lo cual implica, para su mayor facilidad y perfeccionamiento, dos aspectos previos:

a) El diseño de formas o cuestionarios apropiados, que nos hagan más fácil la investigación, la recolección y la precisión de los datos.

b) El adiestramiento de las personas que habrán de recoger estos datos.

A diferencia de lo que ocurre en las auditorias contables, donde prácticamente todos los datos pueden ser cuantificables, debemos hacer notar que, en materia de personal, muchos datos sólo podrán hacerse tangibles en forma descriptiva o cualitativa.

Análisis de los datos recabados:

La parte más importante de la auditoria, se centra en el análisis de los datos recabados; el señalamiento de las fallas encontradas sobre el cumplimiento de los programas y presupuestos en materia de personal; la investigación de sus causas; la determinación de si los programas y procedimientos pueden mejorarse, ya sea para obtención de las políticas fijadas, ya para la modificación, supresión, adición o cambio de otros objetivos y políticas, a la luz de las nuevas necesidades surgidas, las nuevas técnicas que al respecto hayan aparecido, etc.

Lo anterior implicará, simultánea o sucesivamente, un trabajo de comparación de las diversas partes de los cuestionarios que, en forma cruzada, se habrán puesto intencionalmente, de tal manera que se pueda comprobar la veracidad o exactitud de lo afirmado por aquellos que proporcionan los datos; la comparación con registros o presupuestos existentes; la discusión con diversos jefes, para conocer sus puntos de vista, aclaraciones y adiciones hasta que el, o los auditores puedan formarse una idea lógica y clara de cómo se están realizando las actividades en relación con los objetivos que en materia de personal sostiene la empresa.

El informe de la auditoría:

El resultado final será una información que, de manera precisa, técnica y concisa a la vez, contenga como partes principales:

a) La indicación de aquellas fallas a los programas y procedimientos que se hayan encontrado, con la indicación de los daños que se estima ha causado o pudieron causar.

b) La adecuación o inadecuación de los programas, en relación con los objetivos y políticas señalados en materia de personal.

c) La recomendación de aquellos casos en los que convenga elevar, reducir, modificar, cambiar o suprimir determinados objetivos y políticas, por considerarse inalcanzables, inadecuados, obsoletos, etc., indicando la razón y demostraciones objetivas en que se funde lo anterior.

d) La información de lo que no pudo auditarse, y las razones que lo impidieron.

4. PRINCIPALES TEMAS QUE SUELE COMPRENDER UNA AUDITORÍA.

1. Posición y funciones del Departamento de Recursos Humanos.

a) Su jerarquía.

b) Su estructura.

c) Número de personas que ocupa.

d) Funciones que se desempeñan y su distribución.

2. Datos numéricos de trabajadores en la empresa.

a) Obreros.

b) Empleados de oficina.

c) Vendedores.

d) Técnicos.

e) Supervisores.

f) Altos ejecutivos.

3. Admisión y Empleo.

a) Fuentes de abastecimiento, por categorías de personal.

b) Pasos usados en el procedimiento de selección.

c) Correlación entre los resultados de la selección y los obtenidos en el trabajo y conducta de los empleados.

4. Adiestramiento, capacitación y desarrollo.

a) Sistemas de adiestramiento para los diversos niveles.

b) Capacitación de los empleados u obreros ascendidos a jefes.

c) Correlaciones entre adiestramiento, capacitación y desarrollos dados y los resultados obtenidos en el trabajo y la conducta.

5. Movilidad el personal.

a) Rotación y sus causas.

b) Ascensos.

c) Promociones.

d) Transferencias.

6. Moral del personal.

a) Ausentismos y sus causas.

b) Retardos y sus causas.

c) Quejas: su clasificación por causas, sus soluciones, etc.

d) Sugerencias: su aprovechamiento y beneficios.

e) Conflictos entre departamentos.

f) Registros de eficiencia.

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