Tratamiento de la gestión de la correspondencia de entrada

Actividades propuestas

1 >> Gestión de la correspondencia

1·· Realiza un esquema en tu cuaderno sobre cuál sería el procedimiento correcto para el tratamiento de la gestión de la correspondencia de entrada de una empresa.

Tratamiento de la gestión de la correspondencia de entrada

1. Recepción de la correspondencia     firmar acuse de recibo o albarán

                                                                    clasificación del correo.

2. Registro de entrada.

                                  Correo urgente

3. Distribución        Correo certificado

                                  Documentación privada

                                  Correo ordinario

2·· En el tratamiento de la gestión de la correspondencia, para realizar el proceso de la recepción, ¿crees que siempre se debe firmar acuse de recibo?

Si la correspondencia se recibe por correo ordinario, no es necesario firmar ningún justificante que confirme la recepción, pero si por el contrario, se recibe documentación certificada o por mensajero (sobres o paquetería), normalmente sí se procede a firmar un acuse de recibo.

3·· ¿Quién puede abrir la correspondencia que está clasificada como confidencial? Justifica la respuesta.

La correspondencia con carácter confidencial nunca debe abrirse y se entregará a la mayor brevedad posible a la persona a la que va destinada.

4··  ¿En qué casos es conveniente anotar la fecha de recepción de la correspondencia? ¿Qué métodos se pueden utilizar para realizar dicha anotación?

En ocasiones es necesario conocer la fecha de entrada de la correspondencia, para poder contestar o resolver los asuntos en el plazo establecido. Para ello hay que anotar la fecha de recepción (con sello o a mano) en la esquina superior derecha de la primera página de la documentación recibida o en un lateral. Si es un documento que conlleva una respuesta en un plazo, por ejemplo, asuntos relacionados con la Administración (recursos, sanciones, etc.), será imprescindible anotar la fecha para evitar que las contestaciones se realicen fuera del tiempo establecido.

2 >> Servicios de Correos, correspondencia y paquetería

5·· ¿Existe alguna diferencia entre el servicio que puede ofrecer Correos y un servicio de mensajería privada? Justifica la respuesta.

En la actualidad hay algunas empresas privadas de mensajería que ofrecen los mismos servicios que Correos, por lo que en principio no tendría por que haber una diferencia notable.

A lo mejor en referencia a la tarifa de los servicios, la de Correos podrían ser algo más económica, ya que al ser Estatal, aunque su fin sea también el de maximizar beneficios, prevalece el de prestar el servicio.

6·· ¿Qué diferencia existe entre enviar una carta ordinaria y una carta certificada?

Que la carta ordinaria suele utilizarse para realizar un envío de documentos, facturas, informes, etc., en sobre cerrado al domicilio del destinatario, para depositar en su buzón, mientras que la carta certificada son las entregas que garantizan la recepción bajo firma del destinatario o persona autorizada. Se utiliza normalmente para el envío de documentos importantes: contratos, presupuestos firmados, etc.

 3 >> Firma electrónica y certificado digital

7·· ¿Cuáles son los tres tipos de firma electrónica? Descríbelas en tu cuaderno brevemente.

• Firma electrónica: es el conjunto de datos en forma electrónica, consignados junto a otros o asociados con ellos, que pueden ser utilizados como medio de identificación del firmante.
• Firma electrónica avanzada: es la firma electrónica que permite identificar al firmante y detectar cualquier cambio posterior de los datos firmados; está vinculada al firmante de manera única y a los datos a que se refiere y ha sido creada por medios que el firmante puede mantener bajo su exclusivo control.
• Firma electrónica reconocida: es la firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma. Por ejemplo, el DNI electrónico lleva incorporado un certificado digital que permite tener una firma electrónica reconocida.

8·· Explica la principal diferencia que existe entre una firma electrónica avanzada y una firma electrónica reconocida. ¿Cuál de las dos requiere para poder validarla un certificado digital?

Que la firma electrónica reconocida es la firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma.

Para validarla un certificado digital requiere la firma electrónica reconocida.

4 >> Procedimientos de seguridad y confidencialidad de la información

9·· ¿Cuáles son los datos relativos a las personas físicas que están especialmente protegidos por la Constitución Española y la LOPD? Pon ejemplos de cada uno de ellos.

• Datos de identificación (nombre, apellidos, DNI, etc.).
• Circunstancias sociales y personales (estado civil, raza, religión, etc.).
• Datos sanitarios (expediente médico, enfermedades, etc.).
• Datos profesionales o académicos (titulación, situación laboral, etc.).
• Datos comerciales (actividades, solvencia, etc.).

10·· Investiga en la LOPD cuáles son las sanciones económicas en función del tipo de infracción que se cometa con relación a la vulneración de los derechos ARCO (acceso, rectificación, cancelación y oposición).

Las sanciones se regulan en función de los diferentes tipos de infracciones. Están recogidas en el artículo 45 de la LOPD, que dice lo siguiente:

1. Las infracciones leves serán sancionadas con multa de 900 a 40.000€.

2. Las infracciones graves serán sancionadas con multa de 40.001 a 300.000€.

3. Las infracciones muy graves serán sancionadas con multa de 300.001 a 600.000€.

 5>> Archivo. Concepto y finalidad

11·· Existen diferentes tipos de clasificación para organizar la documentación en las empresas. ¿Crees que es conveniente utilizar solo un método? Justifica la respuesta.

En función del tipo de documentación a clasificar, se recomienda utilizar un tipo de clasificación u otro.

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