Ventajas y desventajas de la paquetería contable manuales e informáticos.

Ventajas y desventajas de la paquetería  contable manuales e informáticos.

Paquetería Manual.

Ventajas.

Practicidad manual, es más fácil cotejar los libros de diario en un sistema manual, ya que puedes dar la vuelta a las páginas que necesitas e incluso revisar los libros sobre la mesa si es necesario.

Una contabilidad manual toma más tiempo, pero puede ayudar a un tenedor de libros a entender mejor el proceso de publicación y de fin de período. Por eso mismo para efectos de docencia se enseña a los alumnos primero a manejar la información de manera manual para que les sea más fácil y claro entenderla mediante periodos.

La contabilidad manual no cuenta con una base de cuentas y subcuentas preestablecida por lo tanto , la empresa puede decidir que cuentas y subcuentas ocupara a lo largo del ejercicio , las cuales deben de ser las mismas y con los mismos parámetros para que la información sea congruente.

El costo de la papelería contable que lleven de forma manual es muy bajo en comparación con el costo de la paquetería digital, además si el gasto en papelería se realiza al mayoreo incluso se reduce un poco más.

Desventajas.

Precisión de cálculos, ya que en los sistemas manuales los cálculos se realizan por seres humanos, los cuales estamos más propensos a cometer errores en operaciones matemáticas o registro numérico en la calculadora; no significa que sea 100% probable que se cometerá un error pero a diferencia de la contabilidad digitalizada los cálculos se realizan en mayor porcentaje por los software.

Es más propenso cometer errores a la hora de ubicar los números y datos dentro de los estados financieros por la confusión que se crea al manejar diversos volúmenes de información y diversos documentos de registro.

Para poder realizar un ajuste o actualización de la información, se debe de repetir el documento que se genero o anexar otro documento que justifique el cambio o actualización de la información, por lo que hay que realizar nuevamente los cálculos según sea el caso, esto supone una mayor pérdida de tiempo y productividad.

Paquetería Contable Informática (Digitalizada o Computarizada).

Ventajas.

Los  Software computarizados de contabilidad son más rápidos en cuanto a la introducción de información, por lo tanto al estar ahorrando tiendo en la velocidad de registro de datos, la entidad es más productiva y puede tomar decisiones de manera eficaz.

El software contable ya cuenta con una detección de errores integrada, no al 100% de todo tipo de errores pero cuentan con autorizaciones por medio de las autoridades que regulan la presentación de la misma información, además manejan programaciones especiales para las operaciones matemáticas que pueden ser ajustadas según las necesidades de cada entidad.

Automatización de los periodos contables, con automatización nos referimos a que el mismo software realice un proceso de manera automática, al realizar una automatización es posible reducir tiempo al momento de buscar algún archivo o dato, el control que se lleva de la empresa y su información es al momento.

La paquetería contable digitalizada tiene incluida base de datos , la cual abarca las transacciones económicas que la empresa realiza para de esta manera mantener una contabilidad uniforme y así los usuarios tengan la posibilidad de verter la información financiera que vayan generando; en parte esta ventaja puede ser de gran utilidad para los usuarios que no tienen un amplio conocimiento contable ya que pueden usar las cuentas y subcuentas preestablecidas para vaciar la información pero también a la hora de distinguir donde debe ir cada transacción es complicado para los mismos.

Los Estados financieros pueden realizarse a partir de la información almacenada en la base de datos, ya que estas paqueterias tienen conexiones entre sí mismas y son capaces de generar estados a partir de la información previamente plasmada.

Como se menciona en la ventaja anterior esto nos da posibilidad de realizar algún informe de manera casi inmediata sin necesidad de consultar papeleo y hacer registro para generar dicho informe.

La información contenida en el sistema se puede actualizar, ajustar  y corregir de manera más sencilla ya que al no estar plasmada a tinta, solo basta con borrarla o actualizarla para crear nueva información, esto nos ayuda para corregir cualquier error que se llegue a cometer, o que cualquier situación imprevista que se presente dentro de la entidad que modifique la información financiera se pueda registrar de manera inmediata.

Como la información se registra de manera más veloz y eficiente nos es posible conocer la situación actual de la Entidad del usuario por lo que nos es más factible para la toma de decisiones de organización, producción, financieras, etc.

La contabilidad digitalizada cuenta con filtros que se pueden aplicar a nuestra información para poder clasificar y catalogar según lo requiramos, por ejemplo: nivel, ciudad, región, tipo de ingresos, ha contado, a crédito, año, etc.

Se puede llevar un control de cotización de cada proveedor, ya que se lleva un reporte de análisis de precios antes de realizar la orden de compra e incluso basarnos en este reporte para negociaciones futuras con los mismos proveedores comparando precios.

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