Vigilancia a la cuenta de clientes

VIGILANCIA A LA CUENTA DE CLIENTES:

La cuenta de clientes es una cuenta que para nuestra organización representa una cuenta por cobrar ya que refleja los créditos otorgados por parte de la organización a los diferentes clientes de la misma.

Debe tenerse un control ideal sobre esta para garantizar que no haya cuestiones de error o irregularidades dentro de esta, es por ello que deben de establecerse medidas de vigilancia constante para verificar y tener esta cuenta bajo control de manera correcta, especifica y sobre todo libre de anomalías, y las medidas de vigilancia que nosotros llevaríamos acabo en el control interno de esta cuenta serian:

• Vigilar si se registraron o se están registrando hasta el momento de hacer la vigilancia los respectivos movimientos de cuando se le otorga un crédito a nuestros clientes y si se están cargando a la respectiva cuenta por cobrar.
• Comprobar que las facturas son correctas antes del vencimiento de pago con el objetivo de poder solventar el error a tiempo.
• Observar si se crearon y enviaron las facturas (ya sea en papel o por envío electrónico protegido a las personas involucradas correspondientes).
• Ratificar si cada operación realizada con los clientes se llevó a cabo de manera correcta, desde contactar telefónicamente con la empresa cliente y hablar con la persona responsable de dar las órdenes de pago, con el propósito de comprobar que la factura sea correcta y que será abonado a su vencimiento correspondiente.
• Verificar si se lleva a cabo una buena gestión del Pre-cobro, es decir si se contactó con los clientes que pagan mediante pagarés, si transcurridos 20 días desde la fecha de emisión de la factura, no se hubiese enviado todavía el documento de pago y si se registraron de manera correcta al momento de llevar a cabo todo este proceso.
• Verificar si en cada movimiento con un cliente distinto se esta registrando de manera separada para su fácil entendimiento y mejor desempeño al momento de realizar los movimientos de cargo y abono de cada uno de estos mismos, y de esta manera sea más específica y organizada.
• Supervisar si los plazos de expiración de pagos fueron llevados acabo de manera correcta al momento de hacer algún registro en nuestra respectiva cuenta.
• Analizar si se respetaron y registraron de manera correcta los avisos y medios de pago correspondientes que hayan sido acordados con nuestros distintos clientes de la organización.
• Comprobar si se hizo o se esta haciendo los movimientos correspondientes al momento de que los clientes paguen parcial o completamente su adeudo con la organización, al igual si se esta registrando en las respectivas fechas en que surgen estas operaciones.
• Verificar que las cantidades registradas en cada movimiento de nuestra cuenta sean las mismas en documentos y en libros.

Dicho de la forma anterior consideramos que son medidas que nos ayudarían a llevar a cabo un buen control interno de nuestra cuenta ya que el estar vigilando cada uno de los aspectos y movimientos que surgen y afectan a esta, desde la emisión y el envío de facturas, la clasificación de pagos, el seguimiento de las fechas de vencimiento, el envío de recordatorios de pago, su valoración y registros correctos, nos garantiza que podamos detectar errores o discrepancias que hubiese en nuestros movimientos contables o de igual forma prevenir o corregir estos mismos a tiempo, por ello es muy importante aplicar la vigilancia constantemente en periodos de tiempo constantes.

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