Vision sistémica de la entidad auditada

UNIVERSIDAD TECNICA DE MANABI

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y ECONOMICAS

ESCUELA DE AUDITORIA

QUINTO “N”

TEMA:

VISION SISTÉMICA DE LA ENTIDAD AUDITADA

PERTENECE A:

 GARCIA MACIAS GEMA MABEL

 HURTADO CHINGA MARIA GABRIELA

 CEDEÑO RODRIGUEZ KAREN GISSELLA

 HOLGUIN ZAMBRANO MARIA

 VELEZ VINCES IRENE LISSETTE

 RODRIGUEZ CALDAS GLORIA

 MENDIETA MOREIRA JESUS GABRIELA

 MURILLO MEJIA JANETH MARIA

 MACIAS NAVARRETE RICHARD

CATEDRA:

PROCESOS DE AUDITORIA

CATEDRATICA:

ING. ISABEL LOOR

PERIODO:

SEPTIEMBRE-FEBRERO

1.2 VISIÓN SISTÉMICA DE LA ENTIDAD AUDITADA

En el Sistema de Administración la evaluación debe analizar la organización como un conjunto de áreas y funciones que tienen propósitos específicos, relacionados entre sí, de tal manera que el uno afecta al otro a través de los insumos que requieren o de los productos que se generan, estas funciones son:

1.2.1 SISTEMA DE PLANIFICACIÓN OPERACIONAL

Consiste en evaluar los objetivos (formulación y seguimiento) y su relación con los objetivos estratégicos y la ejecución de las operaciones definidas para el logro de los objetivos.

1.2.2 SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

Es un análisis de la organización de los procesos de cambio al que está sometida, su desarrollo y problemas; se mide la eficiencia de la organización y la influencia que sobre ella tiene la forma de conducción. En síntesis se refiere a la manera de analizar el estado de la organización.

Se comienza por definir la estructura formal de la organización, analizando su organigrama, el manual de funciones u organización, el manual de procesos y procedimientos, entre otros aspectos.

De este análisis, es usual establecer las siguientes deficiencias:

• Funciones no cubiertas o innecesarias.

• Relaciones de autoridad mal definidas.

• Asignación de funciones opuestas, a un mismo departamento.

• Excesivo o muy reducido control.

• Funciones con sobrecarga de trabajo.

• Muchos o muy pocos niveles estructurales.

• Centralización excesiva o muy reducido control.

• Relaciones de “uno sobre uno” innecesarias.

• Falta de asesoramiento.

El análisis de la organización permite tener una idea del grado de delegación (autoridad - responsabilidad) hacia los distintos niveles de conducción.

También es necesario listar los distintos sectores o personas que pueden tener relación con las decisiones a tomar, ya sea en forma ejecutiva o prestando asesoramiento. Así mismo se verificará qué participación real tienen los responsables en la toma de decisiones.

A manera de conclusiones se puede determinar:

• Concentración excesiva del poder de decisión en algún puesto o nivel.

• Falta de especialización en quién decide.

• Falta de asesoramiento especializado.

• Falta de participación de los responsables directos en la ejecución de lo resuelto.

• Consultas excesivas.

• Exceso de personas en la toma de decisiones.

Estas deficiencias podrían producir los siguientes efectos negativos:

• Decisiones no analizadas técnicamente.

• Lentitud en las decisiones.

• Dilución de responsabilidad en los resultados de las acciones dispuestas.

• Desconocimiento de las decisiones tomadas.

1.2.3 SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL

Corresponde al análisis del recurso humano para lograr la eficiencia en la función asignada y su contribución al logro de los objetivos de la organización, así como evaluar las políticas que permitan considerar a los empleados como factor importante en el logro de mejorar la calidad y productividad de la organización, garantizando la búsqueda, selección, permanencia y bienestar del recurso humano necesario e idóneo.

En forma complementaria al sistema de organización administrativa, será importante materializar los resultados del proceso organizativo, con índices de estructura de personal y otras estadísticas, además de medir la rotación, el ausentismo y el nivel de remuneraciones.

Evaluar la estructura de personal, consiste en la clasificación de los puestos en niveles: superior, asesor, directivo, mando medio, profesional, técnico - administrativo y auxiliar, y de servicios.

Otro aspecto a considerar es la rotación de personal, ya que cuando supera ciertos límites y especialmente cuando se trata de personal especializado, es un problema dentro la organización, esto implica adaptación y entrenamiento de nuevo personal, con los riesgos que puede involucrar.

No se puede dejar de lado el análisis de la selección, promoción y desarrollo del recurso humano.

1.2.4 SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS.

Consiste en una evaluación de los procesos de contratación de bienes y servicios, las modalidades de contratación y el manejo de acuerdo a las disposiciones internas y externas de la empresa.

Las compras o adquisiciones deben estar enmarcadas bajo determinados parámetros de calidad y cantidad necesarias, solicitadas con oportunidad y al más bajo costo posible, considerando a los proveedores como integrantes del sistema productivo para el logro eficiente de las metas propuestas.

Entre otras consideraciones, se pueden examinar:

• Los procesos de contratación existentes.

• Los registros de proveedores, los procedimientos aplicados en la selección y calificación.

• Análisis en detalle del procedimiento utilizado en los pedidos de compra, quiénes y hasta qué montos están autorizados para emitirlos, la calidad de los bienes y servicios de conformidad a los pedidos.

• Los mecanismos de precios, en la asignación de las órdenes de compra, la emisión de ésta, datos que contiene y a quién se informa.

• En el manejo de bienes, el control de los almacenes, el registro de activos fijos muebles e inmuebles.

• Finalmente, las diferentes modalidades para la disposición de los bienes.

La utilidad del análisis de este sistema se sustenta en la necesidad de evaluar la eficiencia en el uso de los activos de la organización y la eficacia relacionada con su uso en los fines y objetivos

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