ACTA DE TRANSFERENCIA DOCUMENTAL 25

ACTA DE TRANSFERENCIA DOCUMENTAL 25

FECHA: Medellín, 12 de septiembre de 2019

HORA: De las 10:30 am a las 12:30 pm

LUGAR: Inspección de Policía 1 Santo Domingo Savio

ASISTENTES: Sorleny Castro Toro, Técnica Gestión Documental

                         Karen Tatiana Valeta Mendoza, Técnica Gestión Documental

INSPECTORA: María Dorys Ballesteros Rojas 

ORDEN DEL DÍA:

1. Verificación del equipo de trabajo.
2. Rectificación y fotocopia de las planillas del Inventario manual y de la documentación a trasladar.
3. Elaboración del acta de transferencia
4. Socialización de la intervención realizada.
5. Firma y entrega de acta con copia para el Guardia de Seguridad
6. Planillas de inventario manual.
7. Instructivo para el manejo e integridad de los documentos del archivo de         gestión y retroalimentación del manejo del archivo de gestión a todo el despacho.
8. Traslado de las unidades documentales hacia el Archivo Central Inspecciones de Policía ubicado en la Casa de Justicia El Bosque.

Con la presente acta hacemos constancia del respectivo diagnóstico, intervención y traslado documental de los procesos custodiados en la Inspección 1 Santo Domingo Savio, se aclara que dicha intervención en mención, corresponde  a un cronograma propuesto por el Archivo Central de Inspecciones de Policía para  que los despachos, cuya documentación del año 2014 hacia atrás pudiesen hacer la transferencia documental de los procesos que no habían sido finalizados al momento de la intervención por parte del equipo de gestión documental.

Teniendo en cuenta lo anterior, el equipo de Gestión Documental, se traslada a la Inspección de Policía 1 Santo Domingo Savio para revisión de los procesos a transferir y a su vez realizar planilla de inventario manual correspondiente a los años 2009, 2013 y 2014, ya que, en la primera transferencia documental realizada a este despacho, el equipo que estuvo encargado solo transfirió documentación del año 2012 hacia atrás, quedando en su totalidad los años 2013 y 2014.

Diagnóstico

Con la presente acta hacemos constancia del respectivo diagnóstico, intervención y traslado documental de la Inspección de Policía 1 Santo Domingo Savio, cuyo fondo contiene los procesos radicados de los años: 2009, 2013 y 2014.

Inicialmente nos indicó el estado del archivo la inspectora Maria Dorys Ballesteros Rojas, quién manifestó que los procesos pertenecientes a los años anteriormente mencionados, se encontraban actos para transferencia, sin embargo, el Equipo de Gestión Documental, observó que la serie contravenciones comunes de policía no estaban debidamente clasificadas por Ordenanza 018 de 2002 y decreto 1355 de 1997. En el proceso de diagnóstico se evidencia:

1. Espacio pequeño con estanterías adecuadas. Hace falta ventilación. No cuenta con escritorio para manipular los documentos. Con iluminación adecuada, algunos documentos se encuentran con polvo, por falta de ventilación e higiene.
2. La documentación cuenta con un criterio de organización organizada por años y asuntos, además la documentación se halla almacenada en cajas y debidamente rotulada.
3. Documentación en estado óptimo, sin ganchos metálicos, se encuentran alineados al margen superior.
4. Se evidencia progreso en el manejo y registro del Formato Único de Inventario Documental.
5. No se ha designado aún el auxiliar encargado del manejo del Archivo de Gestión.
6. El espacio destinado para la custodia de archivo es vulnerable, ya que se encuentra compartido con la cocineta, lo cual limita la restricción del acceso a personal no autorizado.
7. Los procesos pertenecientes a los años 2015 al 2019 se encuentran en proceso de organización para posterior registro en el Formato Único de Inventario Documental.

Intervención

El proceso de intervención en la Inspección, se inició el martes 03 de septiembre de 2019 y finalizó el 12 de septiembre del presente año. Consistió en:

1. Verificación de años series y número de radicado
2. Retiro de ganchos legajadores plásticos a procesos documentales inferiores a diez (10) folios.
3. Inventario manual provisional.
4. Revisión y limpieza de cajas.
5. Rotulación corregida de algunas series documentales.
6. Almacenamiento de unidades documentales en cajas y/o legajos. Dependiendo de la serie y el volumen de los procesos, se almacenó en cada caja alrededor de 50 a 60 expedientes, teniendo en cuenta el volumen de la serie.

Recomendaciones

Es responsabilidad de los funcionarios asegurar la integridad de los documentos, por eso es importante seguir el Instructivo para el manejo y cuidado de la documentación; supervisar periódicamente las condiciones bajo las cuales se encuentran almacenados los documentos: temperatura, humedad, unidades de conservación, higiene, infraestructura, entre otros. Y tener cuidado al manipular la documentación para evitar su alteración física.

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