Implementación de aplicativo CRM a la compañía XUSS

Encabezado: ANÁLISIS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN – PARTE 1

Aula Virtual – Análisis De Sistemas De Información – Parte 1

Andres Fernando Echeverry

Robinson Rafael Rodriguez Prato

Nancy Liliana Barrera Morales

Brayan Samir Romero Mateus

Corporación Universitaria Minuto de Dios

Notas del Autor

Andres Fernando Echeverry, Robinson Rafael Rodriguez Prato,

Nancy Liliana Barrera Morales y Brayan Samir Romero Mateus

 Facultad de Ciencias Empresariales, Corporación Universitaria Minuto de Dios

Este trabajo ha sido financiado con fondos propios

La correspondencia relacionada con este trabajo debe ser dirigida a Viviana Paola Delgado Sanchez

Facultad de Ciencias Empresariales, Corporación Universitaria Minuto de Dios, Cra 74 # 81C 05

Contacto:  viviana.delgado.sa@uniminuto.edu.co 

Bogotá, Colombia

XUSS

Compañía de Retail

1. Descripción de la operación de la compañía

Xuss es una empresa colombiana fundada en el año 1999, dedicada al diseño, confección y comercialización de prendas de vestir para la mujer ejecutiva. Cuenta con diez locales comerciales de venta ubicados en los principales centros comerciales de la ciudad de Bogotá, dos en la ciudad de Tunja y uno en la ciudad de Sogamoso. Actualmente está implementando el comercio online y franquiciado de su marca.

1. Diagnóstico de los sistemas de información de la organización

• Tipo De Sistema:

La empresa utiliza un sistema llamado ICG, el cual es una software de gestión integral (ERP) que abarca las áreas más importantes de la compañía. ICG software es un grupo multinacional español que fabrica soluciones informáticas para pequeñas, medianas y grandes empresas de los sectores de la hostelería, hotelería y Retail, conectando desde el software por punto de venta hasta la gestión centralizada de cadenas y franquicias.

• Usuarios:

• Usuario final directo, operarios: encargados de alimentar el sistema y organizar la información según las directrices del área en la que se desempeñan, asesoras comerciales, operarios de insumos, personal de inventarios, personal de producto, auxiliar contable, asistente de tesorería, auditor asistente.

• Usuario final indirecto: aunque no operan el sistema emplean los reportes generados, jefe de procesos, jefe de inventarios, jefe de producción, contador, líder área comercial, director financiero, coordinador de tesorería.

• Usuario administrador, directivo, diseñador, programador, analista, administrador de bases de datos: ellos supervisan e intervienen el desarrollo del sistema realizan todas las actividades a mejorar el desempeño del sistema actualmente estos roles son asumidos por el ingeniero de sistemas de la compañía.

• Usuario gerente y alto ejecutivo: son quienes monitorean todas las actividades en general, este rol lo desempeñan las directivas de la compañía.

• Estado del sistema:

Actualmente todos los procesos y subprocesos del sistema están funcionando dentro de su parametrización. Sin embargo, presenta lentitud en los procesos al parecer por que los usuarios finales directos están utilizando la memoria del sistema para guardar archivos en los que están trabajando en lugar de archivarlos en la memoria del respectivo equipo.

• Rendimiento:

De entre todas las magnitudes medibles de un sistema que pueden ser utilizadas como índices de medida, para el caso de Xuss el tiempo, capacidad y carga en llevar a cabo un actividad determinada representan las más significativas en cuanto al resultado esperado: satisfacción del cliente.

• Tiempo de respuesta: Entendido como el tiempo que transcurre desde la entrega del trabajo hasta que se da solución al inconveniente, en promedio utiliza 24 a 48 horas.
• Tiempo de reacción del sistema: comprende el tiempo que transcurre desde que se da la orden hasta que empieza a ejecutarse, es prácticamente inmediato.
• Carga de trabajo: es la cantidad de trabajo con la que el sistema es capaz de procesar de manera aceptable, sin que se vean afectados los tiempos de respuesta, asciende a estándares de rendimiento alto.
• Capacidad: estima la medida de la capacidad del rendimiento máxima que un sistema puede tener siempre que este pueda aceptar más carga de trabajo, estandarizado por unidad de producción en los distintos puntos.

• Desempeño

Al ser un sistema integrado su rendimiento es altamente eficiente ya que coordina el registro de pedidos, la fabricación, el inventario, la contabilidad y la distribución. Esto es mucho más simple y menos propenso a cometer errores que se presentan continuamente con una  serie de sistemas independientes que organizan cada parte del proceso de manera independiente, conllevando a los empleados al invertir semanas para cuadrar los números globales.

• Funciones

• Seguimiento continuo del depto. de Finanzas y Contabilidad.
• Proporciona a los líderes empresariales visibilidad en tiempo real de las operaciones.
• Proporcionan a los líderes y equipos empresariales acceso instantáneo a sus cadenas de suministro globales.
• Permiten a los líderes empresariales identificar desafíos, descubrir oportunidades y tomar decisiones rápidas que impactan a diferentes áreas de la empresa.
• Ayuda a automatizar y optimizar tareas tediosas y procesos redundantes.
• Proporciona a los empleados las herramientas y los datos que necesitan para ser altamente eficientes.
• Proporcionan a la empresa un solo punto de información verdadera.
• Se puede acceder a los sistemas ERP desde cualquier lugar (de manera remota y mediante dispositivos móviles).
• Ayuda a aumentar la productividad del equipo.
• Facilita la colaboración entre los equipos y con los proveedores externos.
• Ofrece poderosas herramientas de informes y pronósticos que se pueden utilizar para tomar decisiones informadas sobre el futuro de la empresa.
• Mantiene la seguridad de los datos y ayudan a garantizar que la empresa siga operando conforme a lineamientos y leyes reglamentarias.

1. Caracterización

[pic 1]

1. Niveles de relacionamiento

Proceso de venta

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Proceso de compra[pic 3]

1. Valor del sistema como activo informático

La importancia del sistema ICG en la compañía radica en dos aspectos relevantes:

1. La empresa soporta todos sus procesos en el mismo sistema. No tiene un sistema alterno de apoyo.
2. En el sistema esta toda la información acerca de inventarios, activos, pasivos y patrimonio de la compañía.

DEVOLUCIÓN CREATIVA - METACOGNICIÓN

¿Qué criterios consideraron de mayor importancia para elegir la organización sobre la cual trabajaron finalmente?

Los criterios de mayor importancia comprenden: El área de desarrollo del objeto social. Posibilidad de acceso a la información e interacción del sistema.

 ¿Qué tipo de dificultades presentaron al momento de identificar y desarrollar los diferentes aspectos en la organización seleccionada?

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