La Inteligencia Emocional

COMPORTAMIENTO Y CULTURA DE LA INFORMACIÓN

Cambiar la manera en que se utiliza la información y, en última instancia, construir una cultura de apoyo a la misma, constituye el quid de la ecología de la información. Sin embargo, en muchas áreas de negocios, por desgracia, la dimensión del cambio de la cultura y el comportamiento es a menudo la más difícil de alcanzar. Sea que las empresas traten de mejor la calidad, rediseñar los procesos o aumentar la satisfacción del cliente, se topan con que “lo abstracto es lo más difícil”. Además, diseñar nuevos procesos de trabajo, estructuras organizacionales o estrategias de negocios parece un juego de niños en comparación con modificar las actitudes y el comportamiento cotidiano.

Las compañías continúan planeando sistemas de información complejos y costosos que no funcionarán a menos que la gente modifique su conducta. Sin embargo, sólo en contadas ocasiones las empresas identifican las maneras en que el comportamiento y la cultura tendrían que cambiar si se pretende que las iniciativas de información cumplan sus propósitos. Incluso los términos comportamiento de la información y cultura de la información apenas se reconocen por los directivos. De todos los elementos de la ecología de la información, el comportamiento y la cultura son quizá los menos explorados.

Para decirlo con sencillez, el comportamiento respecto a la información se refiere a cómo los individuos se acercan a la información y la manejan. Esto incluye buscarla, usarla, modificarla, compartirla, acapararla, e incluso pasarla por alto. En consecuencia, cuando administramos el comportamiento de la información, intentamos mejorar la eficacia global del ámbito de la información de una organización a través de acciones concertadas.

Mientras que el comportamiento se refiere a los actos individuales, la noción de la cultura comprende a los grupos u organizaciones, en particular, los valores y las creencias del grupo. Por cultura de la información se entiende el modelo de comportamiento y actitudes que expresan la orientación de la empresa hacia la información. La cultura de la información puede ser abierta o cerrada, una compañía también incluye las preferencias organizacionales por ciertos tipos de canales o medios de información.

Los tipos fundamentales de comportamiento de la información son: compartir, manejar la sobrecarga de información, reducir los significados múltiples y describir cómo es factible que los gerentes empiecen a aplicar los cambios.

¿POR QUÉ MANEJAR EL COMPORTAMIENTO DE LA INFORMACIÓN?

Los trabajadores de la información: no sólo tratan con la información en sus empleos, sino que la manipulan como actividad frecuente y fundamental. Sin importar sus puestos específicos, dichos trabajadores dedican buena parte de su tiempo a adquirir, usar y compartir información estructurada; para aprovechar mejor ese conocimiento es preciso instituir cambios en el comportamiento respecto a la información. La administración exitosa del conocimiento siempre ocurre a través de una combinación de cambios tecnológicos y de conducta.

La mejor administración del comportamiento respecto a la información también conduce al control de sus costos. La adquisición de información de fuentes externas no es eficiente ni rentable. Parte del problema estriba en que los individuos o grupos que adquieren la información no la comparten bien.

La información y sus tecnologías asociadas se convirtieron en un recurso fundamental de las organizaciones, comparable en importancia a otras necesidades de la empresa como los recursos financieros y humanos.

Es el uso de la información, lo que permite a los ejecutivos tomar mejores decisiones sobre los productos y procesos, aprender de los clientes y competidores y supervisar los resultados de sus medidas. Toda administración del comportamiento existente causa, por lo general, una impresión negativa, controladora. La única conducta verdadera de administración de la información en la mayor parte de las empresas es la de los abogados. A menudo tratan de controlar el flujo y los derechos de propiedad de la información.

¿QUÉ CLASE DE COMPORTAMIENTO DE LA INFORMACIÓN DEBERÍAMOS ALENTAR?

Hay tres tipos fundamentales de comportamiento de la información que mejoran el entorno de la información de una compañía: compartir, manejar la sobrecarga y hacer frente a los significados múltiples.

COMPARTIR LA INFORMACIÓN

Quizá el comportamiento más sencillo de entender es compartir la información, que es el acto voluntario de poner la información a la disposición de los demás o el intercambio involuntario de información con base rutinaria o estructurada. El término compartir implica voluntad; el que comparte transmite la información, pero no está obligado a hacerlo. Informar se lleva a cabo, por lo general, a través de la jerarquía estructural, hacia arriba a los superiores y hacia abajo a los subordinados, dentro de los límites funcionales. Ese flujo vertical es probablemente el tipo más común de intercambio de información en las empresas, que tengan mayor flexibilidad, o una distribución menos jerárquica de la administración de la calidad total.

Hay muchas razones válidas por las que los individuos no están dispuestos a compartir la información. Por ejemplo; es posible que consideren esa información como de especial valor para sus propias carreras. Quizá piensen que cierta información se reflejará negativamente en ellos o en su parte de la organización. Quizá desconfíen de lo que el destinatario de la información hará con ella. O crean que tendrán que dedicar tiempo a sustentar la información si la comparten. En resumen, las barreras para compartir a menudo están profundamente arraigadas en la política de la información de una organización. Para que el comportamiento cambie el rumbo y se enfile en la dirección correcta, una estructura política divisiva debe cambiar también.

MANEJO DE LA SOBRECARGA DE INFORMACIÓN

Cuando la información se halla dispersa por todas partes, lo que más se requiere es atención. Cuando los medios, las tecnologías y los tipos de información proliferan, la única constante es el lapso limitado de concentración de nuestra atención, en especial la de los encargados de tomar las decisiones y de los que necesitan la información para actuar.

La investigación de las ciencias cognitivas indica que siempre vemos la información a través de cierto tipo de lente. Superar las predisposiciones existentes exige un nivel más elevado de atención. Casi siempre filtramos la información cuando nos relacionamos con ella de manera exitosa.

No obstante, la sobrecarga de información ocurre en todas partes

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