ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL.

ESTUDIO DE CASO

SAMIR GOMEZ RUIZ

PRESENTADO A:

GUSTAVO ADOLFO ARIZA CHARRIS

INSTRUCTOR

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

SENA

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1. Como primera medida Arnulfo debe conseguir las TRD y en base a estas comenzar a organizar los documentos, además debe verificar los documentos que se encuentran repartidos por toda la empresa, catalogando los que sean archivos de gestión de cada dependencia y los que deban pasar al archivo central o al archivo histórico, y también los que por su naturaleza deban ser destruidos.

1. La principal causa para que en la empresa PILOS S.A, tenga tal desorganización en sus archivos se debe a varios factores, principalmente a la falta de organización por parte de la unidad de archivo de la empresa,  y a la falta de conocimiento de cada una de las dependencias acerca del proceso que se debe seguir con los archivos y documentos que se generan, además también se debe a la falta de un plan organizativo el cual permita a través de fechas o plazos específicos para cada dependencia entregar informe de sus respectivos archivos de gestión para así de esta manera poder tener un mayor control sobre la documentación.

1. Durante el proceso de organización de este archivo en todo momento se debe aplicar el ciclo vital de los documentos, pues esto le permitirá ahorrar tiempo y generar resultados más efectivos y rápidos, debe empezar por cada oficina verificando la organización que se la ha dado a los documentos, si es acorde a la TRD, luego si debe hacer una depuración y clasificación de los documentos para enviarlos al archivo central o al archivo histórico, o eliminarlos.

1.  Al encontrar los archivos electrónicos Arnulfo debe verificar si la empresa PILOS S.A maneja algún tipo de software o plataforma para almacenar este tipo de documentos, de lo contrario deberá archivarlos en dispositivos de almacenamiento destinados para tal fin, como por ejemplo cds.

1. Se debe verificar si las TRD corresponden o son acordes a las necesidades y exigencias de la empresa, además se debe enseñar al encargado de las oficinas a manejar estas tablas de retención para que así a futuro no hayan complicaciones a la hora de organizar los archivos de gestión.

1. Desde el punto de vista archivístico las TRD son de gran importancia porque:

• Permite distribuir mejor la documentación
• Se puede acceder a la totalidad de la información
• Proporciona la organización de los escritos desde la conceptualización al archivo total
• Ayuda al control de la producción y diligencia documental

1. El gran reto que tiene Arnulfo en cuanto a la organización del archivo de esta empresa es concientizar a sus compañeros para que puedan ser partícipes del ciclo vital de cualquier documento, pues de nada serviría que en dos meses organice el archivo de gestión, central e histórico de su empresa, si en seis meses por la falta de conocimientos y la irresponsabilidad de sus compañeros se vuelve a desorganizar el archivo de gestión de cada oficina, ocasionando que se vuelva a empezar de nuevo el proceso de clasificación y ordenación de la documentación. Produciendo un retraso en la rentabilidad de la empresa.

1. Una adecuada gestión documental es la base de cualquier empresa, pues le permite ser más organizados, mejorando los procesos de producción, ayudando también al mejoramiento de las actividades laborales en general, además le permite tener una mayor facilidad a la hora de consultar sus documentos para así verificar y comprobar avances, o equivocaciones que se hayan cometido, permitiendo mayor facilidad en la consecución de los objetivos.

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