Oracion

 ¿Cuál es la importancia del proceso de clasificación de las comunicaciones internas y externas?

es muy importante porque se manejan operaciones de verificación controles y procedimientos establecidos que nos permite tener claro cuáles son los pasos para la recepción de documento realizados y enviados por una entidad pública o privada tanto de forma interna como externa, remitidos por una persona natural o jurídica.

La clasificación de comunicaciones internas y externas nos permite verificar que tipo de comunicación estamos recibiendo, que puede ser de tipo oficial o de tipo personal y así realizar el proceso de atención y trámite correspondiente aplicando los pasos para la recepción de documentos.

Pasos para la Recepción de Documentos: es el procedimiento establecido en las organizaciones, en lo que tiene que ver con la admisión de documentos.

Este proceso se inicia con la Recepción, Clasificación Apertura, Revisión, Radicación, Registro y Distribución de una comunicación ya sea interna o externa (Documento.)

Comunicación interna se inicia con la recepción de la comunicación en cada dependencia y termina con la revisión correspondiente, para realizar la determinada actividad archivística y su registro en la planilla de distribución con la ayuda de códigos, según la dependencia y de forma consecutiva en la Tabla de Retención Documental, permitiendo realizar los seguimientos correspondientes.

Comunicación externa se inicia con la recepción de la comunicación producida por otra entidad independientemente del medio utilizado. Se realiza un cruce de comunicaciones entre entidades, para luego efectuar su debido proceso dentro de ellas.

 ¿En relación con la normatividad e información expuesta en las lecturas sugeridas en la actividad de contextualización, mencione dos aspectos que claramente no se cumplan en la empresa que seleccionó en la actividad de apropiación?

Es posible que el procedimiento de recepción, tramite y entrega no se maneje de la mejor manera, la mejor opción sería que todo se hiciera en un solo punto, con esto me refiero al que el trámite y entrega de comunicados, y correspondencia se hicieran en donde se reciben.

Identificar con membrete el departamento y persona que será entregada algún tipo de comunicado o correspondencia, de esta manera se podría identificar más fácil el destino y a la persona que será dirigido la información.

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