Semana Cuatro De Etica Del Soldado

6.6 Seguimiento a la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad

Transcurrido un tiempo prudencial, quien se encargue de la coordinación del sistema en la entidad debería consultar periódicamente (semestral o anual) a los usuarios y puestos de trabajo con el fin de comprobar si se han conseguido los objetivos propuestos o si están produciéndose desviaciones.Igualmente, recopilar datos para asegurarnos que tenemos el trámite, proceso o procedimiento bajo control, resolviendo los problemas que hayan ocasionado desajustes y estandarizando finalmente el proceso.Además, el representante de la Dirección para la implementación debe realizar seguimiento a:

• La interiorización de la cultura de la calidad, en el entendido que solo mediante esta, es posible que una organización genere procesos de calidad enfocados a la satisfacción del cliente y/o usuario/beneficiario

• La divulgación e interiorización de la política y objetivos de calidad.

• La documentación de los procesos.

• La efectividad de los indicadores relacionados con los procesos y objetivos de calidad de la entidad en relación con su pertinencia, precisión, oportunidad, confiabilidad y economía.

• La implementación de la administración del riesgo y los controles operacionales.

• Las acciones de autocontrol y auto inspección en los procesos.

6.6.1 Diligenciamiento de los formatos del SGC

Merece especial interés este elemento de la implementación; los formatos son esquemas predefinidos que normalizan las evidencias que debe generar un proceso o actividad en su desarrollo y se convierten en la fuente de los análisis de problemas, de información estadística y contractual: Los formatos diligenciados son la evidencia de la realización del proceso (registros) y por tanto de la conformidad o no conformidad con respecto al cumplimiento de los requisitos establecidos.

Las divulgaciones deben incluir los formatos a partir de ejercicio de cómo deben ser diligenciados los mismos, en la mayoría de entidades los formatos ya se usan como medio de normalización de las actividades y para dejar evidencias, de tal manera que solo unos pocos formatos serán nuevos para la entidad, sobre estos es necesario hacer el mayor número de ejercicios personales y grupales para su adecuado diligenciamiento y análisis. Vale la pena recordar que todos los formatos de la Entidad, los predeterminados y los que no tienen plantilla normalizada deben ser controlados en virtud de la legislación aplicable y de acuerdo con lo definido en la tablas de retención documental aprobadas por el Archivo General de la Nación, además de las directrices de control de registros del SGC establecidos por la Entidad.

6.6.2 Actividades de Ajuste a la implementación del SGC

Con base en los informes de seguimiento que se elaboren por parte del representante de Dirección y el equipo

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