Unidad VI Administración De Proyectos

Unidad VI Administración de Proyectos

ENTORNO GENERAL Y ESPECÍFICO DE

La actividad más importante que se realiza en una empresa u organización es tomar decisiones. Según el esquema de Forrester, no por clásico menos vigente, las tres fases de toda decisión son: información, decisión y acción. La primera refleja la necesidad de tener la máxima información para una adecuada toma de decisiones, la segunda establece las acciones necesarias para elegir la mejor alternativa, y la tercera está conformada por las actividades necesarias para implantar tal alternativa.

Para calibrar la importancia que la captación y estructuración de la información tiene para una adecuada toma de decisiones en la empresa deberá llevarse a cabo lo que podemos denominar «análisis de la información». Este análisis consistirá en determinar cuáles son los diferentes factores que afectan a la toma de decisiones en la empresa, es decir, qué tipos de factores existen en la empresa que influyan en sus decisiones. Una vez identificados dichos factores, hay que plantearse cómo estructurarlos de forma apropiada y qué criterio o método de clasificación de estos factores es conveniente utilizar.

Tradicionalmente, se han elaborado dos grandes apartados o grupos de factores que, a su vez, determinan dos tipos de análisis. El criterio de clasificación ha sido la pertenencia a cada uno de esos ámbitos, es decir, a la parte externa (el entorno) o la parte interna de la empresa. De este modo, si una serie de factores pertenecen a la parte 1 externa de la empresa, surgirá un conjunto de variables denominadas «externas», y si pertenecen a la parte interna, se denominarán «internas».

De aquí se derivan los dos tipos de análisis a los que se hará referencia en esta unidad. Por una parte, el análisis externo, también denominado del entorno, y por otra el análisis interno. El primero de ellos se encargará de encontrar y clasificar los factores y buscar influencias de estos factores de fuera de la empresa. En el segundo, el análisis interno, se tratará de encontrar, clasificar, buscar influencias y relaciones entre factores de «dentro» de la empresa.

En el análisis externo o del entorno de la empresa se plantea también el problema de cómo estructurar de forma adecuada la información, en este caso de los factores externos. Se puede seguir una metodología similar a la del punto anterior, aunque en vez de utilizar el criterio de «ámbito al que pertenece el factor» (externo o interno a la em- presa), emplearemos el de «grado, importancia o cercanía de la influencia» de cada uno de los factores en el proceso de obtención de la rentabilidad o de la consecución de los objetivos. Es decir, dentro de la parte externa a la empresa, existe un conjunto de variables que influye en sus decisiones y, por lo tanto, en sus objetivos.

Sin embargo, en el límite, esta influencia tendría que observarse empresa a empresa, lo que llevaría a una metodología muy difícil de poner en práctica. Es necesario, por tanto, plantearse la existencia de algún criterio de agrupación de empresas que pueda ayudar a conocer y a clasificar las diferentes influencias. Este criterio de agrupación es el sector al que pertenece la empresa. Los factores externos o del entorno se pueden agrupar, por tanto, en dos grandes grupos: el general y el específico, en función de que su influencia en las empresas de cualquier sector sea escasa o abundante.

Una vez hallado un criterio de agrupación de empresas (el sector al cual pertenecen) que nos ayude a clasificar el entorno en general y especifico, pueden plantearse dos tipos de análisis: un análisis externo general que estudie los factores cuya influencia sea semejante en todas las empresas con independencia del sector al que pertenezcan, y un análisis externo específico cuya influencia será más cercana e intensa para las empresas agrupadas en un determinado sector.

6.2 FUNDAMENTOS

Hoy en día contamos con innumerables herramientas para la administración de proyectos, pero es desde hace poco que se han ido analizado por parte de los investigadores operacionales los problemas gerenciales asociados con los mismos. La estructura desagregada del trabajo, los paquetes de trabajo, los diagramas de red, los diagrama de Gantt, y las redes pert/cpm constituyen recursos necesarios para completar la actividad en el menor tiempo posible y con el mínimo de fallas. En muchos proyectos, las limitaciones en mano de obra y equipos hacen que la programación sea difícil, pero estos métodos nos ayudan a identificar los instantes del proyecto en que estas restricciones causarán problemas y de acuerdo a la flexibilidad permitida por los tiempos de holgura de las actividades no críticas, permite que el gerente manipule ciertas actividades para aliviar estos problemas.

Es importante que los nuevos administradores

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