Ejemplo de Proyecto de Implementacion de sistema informatico

INTRODUCCIÓN

Unas de las herramientas con mayor potencial en la empresa es el sistema de información y su adecuado manejo, dentro de cualquier empresa la información fluye día con día, y cada actividad genera más información que puede apoyar las distintas tareas que se llevan a cabo. Por lo tanto, en este material se realiza un proyecto lógico para la informatización de un club social que llevara a cabo el almacenamiento de las informaciones correspondientes y realizara los controles pertinentes.

El primer paso para desarrollar un proyecto informático es realizar una investigación sobre la empresa, luego realizar las especificaciones y requerimientos en la que se prepara la documentación de los requerimientos técnicos específicos para el proyecto.

La empresa analizada actualmente cuenta con un sistema de información almacenado en planillas electrónicas por lo tanto la aplicación de un software informático contribuirá a mejorar el acceso a las informaciones y al control de los mismos.

La empresa

El Club Social XXXX es una Entidad Civil dependiente de la Entidad YYYY , cuya actividad se inicia oficialmente el siete de abril del año 1981 (mil novecientos ochenta y uno)

Son socios fundadores los miembros directorios Ejecutivo al 07 de abril de 1981; los miembros de la primera comisión directiva del club y todos los socios activos e invitados que se asociaron dentro del mes de la fundación del club.

Las autoridades del Club están constituidas por las asambleas y la comisión directiva.

Los fines del Club Social XXXX son; promover la realización de actividades sociales, culturales, y deportivas, con miras a incentivar la amistad y camaradería de sus asociados; realizar conferencias de carácter deportivo y establecer cursos especiales de enseñanzas en la práctica de los deportes

La empresa actualmente cuenta con un sistema de información almacenado en planillas electrónicas

Organigrama de la Organización

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Descripción Orgánica

Comisión Directiva:

Son facultades de la comisión directiva Dirigir y administrar el Club, Comprar bienes, vender y permutar bienes de su propiedad, autorizar gastos ordinarios y extraordinarios, nombrar o remover a los empleados del club y figurar sus remuneraciones, aprobar los balances, cuentas de gastos presentados por tesorería.

Presidente:

Son funciones específicas del presidente representar al club en todos sus actos. Firmar con el secretario, las actas de las reuniones de la comisión directiva de las asambleas extraordinarias, así como correspondencia del club. Firmar con el tesorero escrituras públicas, contratos, cheques, obligaciones, inventarios, y balances.

Vice Presidente Primero

Son funciones específicas del Vicepresidente primero; Sustituir al presidente en caso de ausencia, coadyuvar al Presidente en sus tareas, y en especial en las que este le haya encomendado expresamente. Supervisar todo lo relacionado con las actividades sociales y culturales del club.

Vice Presidente Segundo

Son funciones específicas del Vicepresidente segundo; Sustituir al Vicepresidente primero en caso de ausencia, coadyuvar al Presidente en sus tareas, y en especial en las que este le haya encomendado expresamente. Supervisar todo lo relacionado con las actividades sociales y culturales del club.

Secretario

Son funciones específicas del secretario; Disponer que el registro de Socios y el archivo sean mantenidos en forma ordenada, y supervisar las labores del personal afectado a la secretaria

Tesorero

Son funciones específicas del tesorero; Disponer las medidas conducentes al cobro oportuno de las cuotas sociales, percibir los ingresos del club y otorgar recibos pertinentes. Realizar pagos que la comisión directiva autorice. Depositar los ingresos del club en el banco. Firmar con el Presidente todos los cheques u otra orden de retiro de fondo. Presentar mensualmente a la comisión directiva un estado de cuentas. Proporcionar al síndico todos los informes y la documentación contable que le sean requeridos.

Vocales

Corresponden a los vocales; Sustituir al Vicepresidente segundo, al secretario o al tesorero, en caso de ausencia. Ejercer inspección permanente sobre las dependencias del Club

Miembros Suplentes

Son deberes de los suplentes; incorporarse como vocales titulares, en caso de ausencia, impedimento u ocupación efectiva de otro cargo

Situación Actual

La empresa actualmente cuenta con un sistema de información almacenado en planillas electrónicas. Son almacenados en las planillas los detalles referentes a  las cuotas sociales aportadas por los socios y la prestación de otros servicios. Las reservaciones de los establecimientos o aéreas también es registrado en la planilla, otros detalles como; los registros de los socios con sus respectivos adherentes, los gastos realizados etc. también son registrados en las planillas

Los recibos emitidos por los cobros son realizados en forma manual, Al final de cada mes se realiza un resumen con todos los informes de las cuotas aportadas y otros servicios prestados etc.

Soluciones Propuestas

La información es un recurso vital para toda organización, y el buen manejo de esta puede significar la diferencia entre el éxito o el fracaso para todos los proyectos que se emprendan dentro de la empresa

La solución propuesta para el buen manejo de dicha información es la construcción e implementación de un software informático para almacenar las informaciones correspondientes y realizar los controles pertinentes.

La idea fundamental está centrada en registrar y almacenar informaciones referentes a los registros de los socios con sus respectivos adherentes, las reservaciones de los establecimientos o áreas, la emisión de facturas, el cobro de las cuotas y la emisión del recibo en forma impresa, los registros de los gastos y pagos a proveedores, etc. Las informaciones almacenadas serán utilizadas como medio para realizar los informes y controles respectivos, todo esto, a través del software

Justificativa del Software

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