Elaboración diagnostico archivístico

Etapa 1. Elaboración diagnostico archivístico

1.        Estudio preliminar de documentos de la unidad o unidades de producción para identificar y conocer la unidad administrativa productora del documento.

2.        Buscar y recuperar manuales funcionales y de procedimientos, estatutos y organigrama

3.        Es necesario buscar otras fuentes, como testimonios, bases de datos, informes estadísticos y entrevistas con funcionarios de las unidades con las que tiene contactos.

4.        Datos del archivo: nombre del archivo, ubicación física, fecha de creación, ubicación en la estructura administrativa.

5.        Lugar físico: Revisar áreas de almacenamiento y trabajo, condiciones ambientales, ubicación y materiales interiores.

6.        Retención de documentos: Verificación de deterioro biológico, químico o físico.

Etapa 2. Reconstrucción de la historia institucional

Luego de realizar las tareas anteriores, se realizará un diagnóstico que refleje la situación actual del fondo acumulado, explicando todas las situaciones observadas; tales como el estado de la organización documental, herramientas de investigación documental, otros tipos de soportes y fechas extremas teniendo en cuenta la más antigua a la más reciente, y volúmenes de documentos expresados en metros lineales, entre otros.

Etapa 3. Elaboración plan archivístico integral

1.        Clasificación. Este proceso se desarrolla en base a la estructura orgánica del organismo u organismos productores

2.        Ordenado. Los documentos previamente clasificados se ordenarán teniendo en cuenta las unidades documentales de cada encargo o serie, así como los documentos de cada unidad de conservación correspondientes a distintas unidades administrativas.

3.        Descripción. Para la descripción se llenará el único formato de inventario documental adoptado por el Archivo Nacional, además, incluyendo material biológicamente afectado.

Etapa 4. Ejecución del plan archivístico integral.

Se realizarán las siguientes operaciones.

a)        Purgar (eliminar duplicados, duplicados y documentos que ya no están archivados).

b)         Separación de documentos biológicamente afectados, dejando los testigos correspondientes.

c)         Laminación y remoción de material abrasivo.

d)        Conservar los documentos en buen estado, dentro de maletines y cajas.

Etapa 5. Valoración de los documentos de archivo.

Se deben identificar los valores primarios e identificar los valores secundarios que posea la documentación. Esta valoración dará como resultado, el establecimiento de los tiempos de retención y su disposición final los cuales quedarán plasmados en la Tabla de Valoración Documental.

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