Ensayo - Analisis de Datos

INTRODUCCION

En presente ensayo se explicará que son las bases de datos, en que consisten, para qué sirven y cuál es la diferencia de aplicarla en Microsoft Excel que en Microsoft Access.

Las bases de datos es información organizada que se pueden dividir en columnas y filas, nos permiten almacenar información de forma ordenada por medio de las hojas de calculo que nos obrece Microsoft Excel, ya que esta es una de las formas en las que la información que uno vincule en Microsoft Excel se obtenga de forma clara y disponible para hacer uso de la misma cuando se requiera.

Las columnas y las filas de las bases de datos son los campos y los registros o infirmacion de nuestra nueva base de datos, respectivamente.

Componentes de una base de datos

Las bases de datos en Excel contienen información que siempre se almacena en Tablas y estas se componen de Filas y Columnas de las cuales, ya se especificó en la introducción que:

• Filas: Se almacenran los registros.
• Columnas: Se almacenan los campos.

Diseño de una base de datos

Toda base de datos debe de contar un diseño, un diseño que llame la atención de la persona, que sea fácil y eficiente para poder acceder a nuestra información que puede ser información de ciertos libros, de unos alumnos, de algunas ventas, etc.

Siempre, antes de elaborar una base de datos en Excel debemos de saber el diseño que uno va a hacer según lo demande la información que uno tiene en su poder. Para poder tener un excelente diseño en nuestra base de datos en Excel debemos de tener en cuenta los siguientes 5 pasos:

1. Identificar las tablas

De acuerdo a los requerimientos que nosotros tengamos, debemos identificar los elementos de nuestra información y poderlos dividir en tablas como el siguiente ejemplo:

[pic 1]

Ya que si nosotros contamos con la información de unos salarios de cierta candidad de trabajadores debemos de crear una tabla diferente para cada nombre de empleado, la cantidad a pagar, el puesto que ejerce, los impuestos, bonos, etc.

1. Determinar los campos

Una vez teniendo las tablas podremos ponerle campos a las mismas. Los campos son las características que describen en si lo diferencian de otros campos, a esto también se le puede llamar entidad. He aquí un ejemplo:

[pic 2]

1. Definir las llaves primarias

Por medio de las llaves primaras podemos acceder o referirnos a nuestros registros, éstas sirven como un indenfificador para cada uno de nuestros registros donde el campo cuyo valor es diferente y único para almacenarlos en los registros, por ejemplo:

En donde ISBN se definio como llave primaria porque cada ISBN es único para cada uno de los libros que se tienen en cierta biblioteca.

1. Determinar relaciones entre las tablas

[pic 3][pic 4]En la mayoría de las ocasiones uno cuenta con mas de dos tablas en nuestra base de datos y también en la mayoría de las veces, ambas tablas (en caso de que sean dos) pueden tener cierta relación y que podemos indentificar el campo de relación. Si se tienen esas dos tablas, en una es de productos y la otra es de categorías, en estas tablas si existe cierta relación porque en ambas se encuentra categorías.

Tambien se tiene que tener en cuenta que hay varios tipos de relaciones en las bases de datos, que son:

• Uno a uno.
• Uno a varios.
• Varios a varios.
• Varios a una.

1. Identificar y remover datos repetidos

En ciertas ocasiones nosotros podemos tener información repetida, dicha información puede causar confusión y lo preferible es que se elimine ya que tambein ocupa almacenamiento que puede usar información diferente, por ejemplo:

[pic 5]

Como en la tabla anterior, la columna Departamento tiene datos que se repiten, en este caso es Informatica, lo mas deseable es quitar esa columna, al fin y al cabo la columna ID Departamento es mas que suficiente para indicarnos que tipo de departamento le pertenece a la persona y en vez de tener la columna Departamento, nosotros podemos incluir la columna llamada Antigüedad que mostrara la cantidad de años que el inquilino reside en su departamento.

Ejemplo de diseño de base de datos

Una mujer tiene cierta cantidad de juegos de placas para taxi, ella desea que su hijo le realice una base de datos para que ella tenga el balance de los ingresos que obtiene gracias a la renta de éstas. Para esto se tiene que:

• Crear un catalogo de la información de cada uno de los juegos de placas de taxi.
• Crear una lista con la información personal de los choferes.
• Asi también como los pagos correspondientes para el Gobierno de cada juego de placas.

1. Identificacion de las tablas a utilizar en la base de datos

Para poder iniciar nuestra base de datos debemos de identificar las tablas que utilizaremos, en este caso se crearan tres tablas.

• Placas
• Choferes
• Pagos

1. Determinacion de los campos de las tablas

Se deberán crear los campos (columnas) para que nos ayuden en describir las propiedades de mejor manera y el numero de éstos dependerá de la cantidad de información que queremos ingresar en la tabla, a continuación se definirán los campos para cada una de las tablas:

...