FUNCIONES DE LA OFIСINA DE GESTION DE PROYECTOS (PMO)

Proyecto de Investigación

FUNCIONES DE LA OFINA DE GESTION DE PROYECTOS (PMO)

Profesor: Ing. Marvin Solano

San Pedro, San José, Noviembre, 2019

Índice

Introducción        1

Justificación y su importancia        2

Definición de PMO        4

Funciones de una PMO        5

Ventajas para la organización        7

Dificultades habituales en la implementación de la PMO        8

Tipos de PMO        9

Diferencias entre directores de proyectos y PMO        11

Conclusión        13

Recomendaciones        14

Bibliografía        15

Introducción

El concepto de PMO está tomando mucha fuerza en las empresas donde se llevan a cabo proyectos con una importancia considerable que brindan un aporte valioso, ya sean proyectos estratégicos que podrían darle una mejor colocación en el mercado y aumentar competitividad o bien proyectos internos para la mejora de procesos y funciones de la empresa como tal, la PMO significa Project Management Office es el departamento o la figura dentro de la organización encargada de definir unos criterios comunes para gestionar y coordinar los proyectos, con un alcance y responsabilidad variable en función de la organización, de esta manera se consigue un mayor control y medición de los proyectos, se define que las funciones más importantes dentro de la PMO son Estandarizar, Soportar, Gobernar, Informar y Asegurar con el fin de que la PMO sea la responsable de resguardar, mantener y desarrollar la cultura en Dirección de Proyectos dentro de una Organización.

Permite la gestión y el control durante los proyectos en donde nos pueda guiar por el camino que se apegue mas a lo ideal y pactado en su inicio, de esta manera todas las partes involucradas se ven beneficiados con el éxito de los proyectos, siempre dentro del margen que se tenía, se pueden mencionar conceptos como el tiempo, costo y recursos.

Tiene una alta importancia debido al rol tan importante que ejerce sobre el control de los proyectos, genera un alineamiento entres todos los participantes del mismo con un único objetivo, tener el éxito esperado desde el inicio.

Justificación y su importancia

Este proyecto se realiza con el fin de generar el conocimiento necesario acerca de las funciones de un Proyect Manager Office (PMO), así mismo brindarle al estudiante el conocimiento necesario para que genere una visión objetiva del propósito y la razón de existir de las PMO´S. Al adquirir el conocimiento acerca de PMO vamos a generar en el estudiante, a corto plazo, una visión objetiva para que tenga conocimiento acerca los detalles más importantes del PMO, las funciones que desempeña y la razón que exista en las organizaciones.  A mediano plazo, vamos a distribuir el conocimiento a todos los estudiantes por medio de una presentación la cual va a permitir adentrarse en todos los estudiantes los conocimientos básicos de PMO. Y finalmente, a largo plazo, la idea es generar una el conocimiento necesario que permita administrar o formar parte de un PMO a cualquier persona que desee formar parte del mismo, y que su función sea de provecho para cualquier institución.  

El objetivo General de este proyecto es crear una actitud critica a los estudiantes acerca de las PMO y dar el conocimiento acerca de sus funciones en las organizaciones.

Los objetivos específicos son los siguientes:

• Dar el conocimiento básico acerca de PMO
• Identificar las diferentes funciones de PMO
• Dar a conocer las ventajas de las PMO en las organizaciones
• Identificar las dificultades habituales al implementar las PMO

Parte importante en cada organización es el desarrollo de sistemas informáticos, mantenimiento o actualizaciones. Y muchas veces la viabilidad, el costo o los recursos son muy complicados de identificar. Al fallar al intentar administrar un proyecto informático, y tener grandes pérdidas financieras es donde nos damos cuentas de la importancia de un PMO en las empresas, que nos ayudes a gestionar los proyectos que son realmente necesarios en las diferentes empresas. Como ninguna empresa desea tener pérdidas, más bien se esfuerzan por optimizar sus recursos al máximo, nos damos cuentas del objetivo de tener una PMO en las instituciones.

Las PMO en las organizaciones hace que diferentes personas se tengan que ver involucradas en su proceso, por lo tanto cabe mencionar que los interesados de las PMO en las instituciones sería el dueño o parte financiera del las organizaciones, Los ingenieros en sistemas, los desarrolladores de software, y finalmente todos usuarios finales de los proyectos que se van a gestionar.

Definición de PMO

La Project Management Office o PMO es el departamento o la figura dentro de la organización encargada de definir unos criterios comunes para gestionar y coordinar los proyectos, con un alcance y responsabilidad variable en función de la organización.

La PMO podemos verla como una evolución de una política de dirección de proyectos en una entidad madura. se estima que toda empresa por general implementa o implementara una PMO debido a la seguridad y beneficios que agrega.

Por lo general las empresas grandes suelen tener una PMO, mientras que en empresas de menor tamaño la PMO puede estar formado por una única persona o bien ser parte del trabajo de uno de los directores de proyectos.

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Figura 1. Alcance de la PMO en proyectos.

Existen dos formas de integrar una PMO en la organización la primera con relación jerárquica con los directores de proyectos. En este caso la PMO se establece como un departamento que engloba y gestiona a los directores de proyectos. Esta forma de integración es la que da más autoridad a la PMO, y mayor capacidad para actuar y asumir funciones.

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Figura 2. PMO con relación jerárquica.

La otra forma que existe de forma de integrar la PMO en la organización sería sin relación jerárquica con los directores de proyecto. En este caso la PMO no gestiona directamente los directores de proyectos, sino que actúa como un ente independiente y externo a estos.

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Figura 3. PMO sin relación jerárquica.

De las maneras que mencionamos de integrar una PMO en la organización no existe una mejor que la otra, sino que la forma de integrar va a depender de los objetivos y funciones que esta deba asumir, aunque de esta forma una PMO sin relación jerárquica sobre los directores de proyecto tendrá una capacidad limitada de gestionarlos, quedando su capacidad limitada a especificar procesos y auditar su aplicación, sin embargo, la decisión que vaya a tomar va a depender de cada organización y sus necesidades.

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