Herramientas para colaborar en Scrum

Herramientas colaborativas

1. Herramientas para colaborar en Scrum

Se puede ver una tendencia a adoptar nuevas maneras de trabajar con el fin de ayudar a los equipos a colaborar, comunicarse y, de forma general, ser más efectivos en sus proyectos.

Este es el nuevo escenario al que se están adaptando muchas empresas, los clientes y empleados actuales están dotados de más poder en la toma de decisiones del proyecto. Customer centric es un término que se utiliza de forma habitual en el aporte de valor de los proyectos y organizaciones. Algo típico, pero no exclusivo de los entornos de trabajo Agile. El involucramiento del cliente, la participación de equipos cada vez más autogestionados y el empoderamiento de todo el equipo.

Consecuencia

Como consecuencia, o como detonante, la tecnología cumple un papel fundamental en todo este proceso, dado que es a través de estas herramientas tecnológicas cómo estos stakeholders o interesados verán facilitado el camino hacia un empoderamiento real.

Ventaja

Para las organizaciones conlleva una ventaja crucial: poder disponer de los mejores perfiles cualificados independientemente de limitaciones geográficas. La colaboración con profesionales cualificados, a los que de otra manera no tendrían acceso, posibilita relaciones mucho más diversas y enriquecedoras. También más complejas entre los miembros de distintas culturas, etc.

2. Elegir herramientas sincrónicas o asincrónicas dependiendo de la necesidad

Una herramienta sincrónica es básicamente aquella que permite una comunicación en tiempo real, reuniones cara a cara, vídeo- o teleconferencia, pantalla compartida, salas de chat y mensajería instantánea.

Mientras que en una herramienta asincrónica la respuesta por el receptor puede tomar tiempo, como ocurre con el correo electrónico, con los tableros de anuncios y los grupos de discusión:

Diferencia entre herramientas

Un Scrum master ha de conocer la diferencia entre las herramientas existentes para elegir para cada momento y necesidad.

Mismo momento, mismo espacio: reunión tradicional/stand up meeting.

Diferentes momentos, mismo espacio: panales/radiadores de información, tableros Kanban sobre la pared o pizarras con pósits.

Mismo momento, diferentes espacios: herramientas sincrónicas colaborativas a través de conexión web, como pizarras en blanco, tableros de ideas o notas.

Diferentes momentos, diferentes espacios: herramientas asincrónicas colaborativas virtuales basadas en la nube, como tableros Kanban online.

Una videoconferencia, por su parte, permite que las personas se vean y se escuchen en tiempo real en una configuración individual o de equipo e incluso pueden integrarse a reuniones donde una parte de los involucrados están reunidos físicamente. Este es un escenario bastante común en las películas y en televisión.

Herrmientas síncronas

Herramientas sincrónicas para comunicación:

• Reuniones cara a cara.
• Mensajes instantáneos.
• Llamada telefónica o conferencia (solo audio).
• Videoconferencia.
• Reunión online (compartiendo pantalla, vídeo y audio).
• Plataforma de realidad virtual.

Herramientas asincrónicas

Herramientas asincrónicas para comunicación:

• Correo electrónico.
• Grabación de una reunión.
• Transcripción de una grabación.
• Área y servidores compartidos.
• Social media y herramientas colaborativas.

Tableros Kanban virtuales

En la primera unidad se explicó la utilidad de los tableros Kanban para realizar una planificación sencilla de tareas. La palabra japonesa kanban significa literalmente “panel visible”, y de este se deriva el uso de una ayuda visual para dar seguimiento a la producción. La primera vez que se utilizó este sistema visual no fue en los proyectos de software, sino en la aplicación del pensamiento Lean y el sistema de producción

Toyota (TPS). En Scrum, se denominará artefactos o radiadores de información.

1. Tableros Kanban virtuales. De los tableros Kanban de Toyota a las herramientas online

Las tarjetas Kanban utilizadas en la década de los cuarenta por Toyota para señalar la escasez de existencias en su línea de producción han sido la inspiración para muchos equipos.

Originalmente las tarjetas Kanban mostraban las existencias de las piezas disponibles. Aplicadas a los proyectos actuales, cada tarjeta Kanban representa un elemento de trabajo, una tara o una actividad, colocándose en una columna que coincide con su estado de desarrollo. Un tablero Kanban se construye como una tabla con columnas que corresponden a las distintas etapas de trabajo por las que pasa una actividad o entregable: trabajo pendiente, en curso, completado.

Otra característica que ha mantenido su relevancia desde su uso en la manufactura industrial es establecer un límite al trabajo en progreso. Se recomienda a los equipos que solo comiencen a trabajar en un número determinado de tareas y las completen antes de pasar a otros elementos. Esto ayuda a poner límite a la multitarea, poniendo el foco en completar las tareas para tirar de ellas (pull) hasta la columna de completado. Por el contrario, los equipos que no tienen en cuenta un límite en el número de tareas en las que trabajar a un tiempo se enfocan en “empujar” múltiples trabajos hacia su complexión (push). La práctica demuestra que la primera estrategia es más productiva, enfocándose en completar tareas, en vez de empezar muchas tareas al mismo tiempo. La explicación viene dada por el tiempo dedicado al cambio entre unas tareas y otras, que supone una de las pérdidas de tiempo propias de la filosofía Lean y la manufactura. La multitarea también es un problema en las actividades intelectuales y en el desarrollo de proyectos.

Sectores

Los tableros Kanban son utilizados por equipos de distintos sectores, desde desarrolladores web hasta administradores de sistema, desarrolladores de productos, equipos de ventas, trabajadores de servicio al cliente y miembros de prácticamente cualquier otro sector empresarial.

Radiadores de información

Los tableros Kanban se consideran radiadores de información, dado que sirven para comunicar visualmente tanto a miembros del equipo como a interesados del proyecto el estado de este y de cada una de sus tareas. Normalmente estos tableros se disponen en la oficina común del equipo de proyecto.

...