Microsoft Outlook

UNIVERSIDAD  TECNOLÓGICA DE

SANTA CATARINA

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HERRAMIENTAS INFORMÁTICAS

Actividad 1

26 de Septiembre del 2022

Monterrey N.L

Outlook

• Elementos de outlook

Microsoft Outlook es un programa de organización ofimática y cliente de correo electrónico de Microsoft que forma parte de la suite Microsoft Office, y puede utilizarse como aplicación independiente con Microsoft Exchange Server para dar servicios a múltiples usuarios dentro de una organización, tales como buzones compartidos, calendarios comunes y otros.

• Configuración de Outlook

Al abrirse el programa Outlook por primera vez, el asistente brindará la bienvenida y pasos que se deben dar para realizar una configuración automática Enseguida, Outlook establece conexión de red, busca la configuración de la cuenta y la vincula para iniciar sesión en el servidor de correo. Para agregar la cuenta, el programa solicita que sea introducido nombre, cuenta de correo electrónico, contraseña y repetición de contraseña. Cuando se ejecuta lo anterior, se abre una agenda personal del usuario.

Para agregar o quitar una cuenta de correo, al abrir Outlook, se busca el menú Herramientas y se selecciona la opción Configuración de la cuenta. Se da clic en Nuevo, y se selecciona Tipo de cuenta y se agregan los datos necesarios. Una vez agregada una nueva cuenta de correo electrónico, Outlook descargará automáticamente los correos no leídos de la cuenta en la siguiente revisión de nuevos mensajes. Esta acción será la misma para todas las cuentas agregadas en Outlook.

• Correo Electrónico

Funciona de manera similar a cualquier otro programa de manejo de correo incluyendo bandeja de entrada, bandeja de salida, carpeta de correo no deseado y otros elementos. La barra de tareas para el correo electrónico presenta opciones comunes para el manejo de mensajes de correo: Nuevo —para crear un nuevo mensaje—, Responder, Reenviar, etcétera. La opción Clasificar identifica cada mensaje de correo con un color. De esta manera, se empareja de manera rápida y se agrupa en categorías según características determinadas. Microsoft Outlook permite asignar un nombre a cada categoría y color. La opción Seguimiento marca uno o varios mensajes con banderita roja para señalizar un mensaje con prioridad para que sea respondido. Observa que los correos que tienen la opción de Seguimiento se agregan a la barra de tareas pendientes. Para crear un nuevo mensaje, solo da un clic en el recuadro Nuevo, y en la ventana que aparece a continuación escribe los datos correspondientes. 

• Calendario 

Con esta herramienta podrás acceder a tu calendario por día, semana o mes. En el espacio asignado para cada día, puedes agregar eventos con su correspondiente duración, y los participantes que intervendrán. Dentro del área de trabajo, ubicado en el panel de la izquierda, se muestran los calendarios existentes con opciones para compartir, enviar o publicar un calendario. En la parte central se muestran las diferentes vistas para el calendario: por día, semana o mes. En la parte inferior se indican las tareas que están por vencer, y en el extremo izquierdo, las horas de cada día. En Duración puedes indicar que es un evento que dura todo el día. Para agregar invitados al evento, selecciona el comando Invitar a los asistentes. De esta forma, Outlook, automáticamente, enviará un mensaje a estas personas para que confirmen su asistencia. Otras acciones que puedes realizar son clasificar eventos para que sea fácil de identificar a qué asunto o proyecto pertenecen, mostrarte como fuera de la oficina para que tu estado se refleje y lo conozcan otras personas y programar recordatorios antes de tu evento.

• Contactos

En esta sección se muestra la información completa de todos tus contactos: nombre completo, teléfono, organización a la que pertenece, cargo, direcciones, etcétera. El panel de exploración te brinda varias formas de visualizar la información de tus contactos.

• Tareas

El panel de exploración presenta distintas opciones para visualizar las tareas. En donde se muestra la vista detallada, la cual muestra el asunto, estado, vencimiento, el porcentaje de avance, categoría y carpeta.

Otros detalles que pueden realizarse en el área de tareas son los siguientes:

• Incluir las horas de trabajo invertidas en cada tarea.

• Asignar una tarea y enviar un mensaje a los involucrados para que confirmen su participación.

• Enviar un informe del estado de la tarea.

• Clasificar o marcar una tarea para darle un seguimiento

• Notas

Son pequeñas hojas de colores para anotar datos importantes o tus pendientes del día. En el panel de exploración se muestran las diferentes formas para visualizar las notas.

Procesador de textos

Un procesador de texto es una aplicación informática destinada a la creación o modificación de documentos escritos por medio de una computadora. Los procesadores de texto brindan una amplia gama de funcionalidades, ya sean tipográficas, idiomáticas u organizativas, usualmente los llamados documentos. Este tipo de programas también permiten incluir imágenes y gráficos diversos dentro del texto, lo que da como resultado documentos más elaborados y profesionales. Microsoft Word, WordPerfect y Open Office Writer son algunos de los procesadores de texto más populares.

• Diseño y edición de documentos

1. La barra de acceso rápido: contiene, normalmente, las opciones que se utilizan con más frecuencia. Restaurar, Mover, Minimizar, Maximizar y Cerrar. Los siguientes botones son Guardar, Deshacer (para deshacer la última acción realizada) y Rehacer (para recuperar la acción que has deshecho).
2. La barra de título: contiene el nombre del documento abierto que estás visualizando y el nombre del programa.
3. La cinta de opciones: es el elemento que contiene herramientas y utilidades necesarias para realizar acciones en Word. Se organiza en pestañas que engloban categorías lógicas. Para cada pestaña hay una cinta de opciones diferente.
4. Las barras de desplazamiento: permiten la visualización del contenido de forma vertical y horizontal.
5. El zoom: permite alejar o acercar detalles de un punto u obtener una vista general del resultado.
6.  Las vistas del documento: definen la forma en que se visualizará la hoja del documento.
7. La barra de estado: muestra información del estado del documento, como el Número de páginas y palabras o el idioma en que se está redactando.

• Bandeja de opciones

La pestaña de Inicio: Muestra todos los comandos que se utilizan para dar formato al texto.

Fuente: Podrás modificar el tipo de letra, el tamaño, mayúsculas y minúsculas, negrita, subrayados, superíndices y color de letra, etcétera.

Párrafo: Podrás alinear tus textos, agregar viñetas, listas multinivel, agregar y quitar sangrías, ordenar y sombrear, entre otras funciones.

Estilos: Encontrarás varias opciones predefinidas para darle formato a tu documento con mayor rapidez. Un estilo es un conjunto de formatos identificados por un nombre.

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