Organización de un proyecto

Organización de un proyecto: es un sistema definido para conseguir ciertos objetivos. Estos sistemas pueden estar compuestos por otros subsistemas vinculados que desempeñan funciones concretas. Un grupo social integrado por personas, tareas y administración, que se relacionan entre sí dentro de una estructura sistemática con el propósito de alcanzar unas metas.

Tipos de organización:

• Estructura funcional: tiene diversos superiores c/u en diferentes áreas. No cumple unidad de mando.

Ventajas y desventajas. No hay duplicidad de actividad. Cada persona sabe lo que tiene que hacer. Excelente funcionalidad. Tiene una parte especializada en cada área.

Tiende a tener respuestas lentas. Subordinación múltiple.

• Estructura de proyectos: segmentación de tareas para maximizar la utilización de recursos, se alinea con los objetivos.

V y D. No tiene conflicto con ninguno de los otros proyectos para poder trabajar con otros de otros proyectos. Sensibilidad con el cliente.

Bajo nivel de conocimientos entre los proyectos, indiferencia en el costo.

• Estructura matricial: organización que agrupa recursos humanos, y los materiales son asignados en forma temporal, equipos inteligentes, Misión: “Proyecto” dejan de existir cuando termina el proyecto.

V y D. uso eficiente de los recursos, maneja excelente la comunicación interna, mayor aprendizaje y transferencia de conocimientos.

Puede haber confusión de entre quien responde, necesidad de equilibrio de poder, el doble flujo de autoridad.

Fuentes de conflicto:

• Alcance de trabajo: ejemplo de cómo se quiere que se haga un trabajo, ahí se específica todo a detalle (no únicamente lo deja al aire).
• Asignación de recursos: los recursos no son suficientes, tienen defectos.
• Programa: Modificar los tiempos, cantidades, etc. Modificación en la obra. Diagrama de Grantt.
• Costo: no evaluar bien el proyecto (total del presupuesto) Negociable cuando está justificado.
• Prioridades: Sopesar las cosas, si me ponen a hacer una cosa fuera de mi área.
• Cuestiones organizacionales: cuando no se delegan responsabilidades todo comienza a retrasarse.
• Diferencias personales: porque no se toleran a las personas.

Presupuesto.

Calculo y negociación anticipado de los ingresos y gastos de una actividad económica, sea personal, familiar, empresarial o pública.

Características de los presupuestos.

• De formulación. Adaptación de la empresa. Planeación, coordinación, y control de funciones.
• De presentación. De acuerdo a las normas contables (con acta constitutiva, cuenta fidedigna)
• De aplicación. Elasticidad y criterio (a precio alzada y precio unitario) el presupuesto se hace de 2 formas.

El presupuesto lo puedo seccionar cuantas veces sea necesario.}

Tres niveles de precisión para la estimación de costos:

1. Orden de magnitud: se efectúa en la fase de inicio y su naturaleza. Es preliminar la exactitud de -25% a +75%.
2. Presupuesto o presupuestal: se efectúa en la parte de planificación y su naturaleza es más firme que el estimado orden de magnitud, la exactitud es de -10% a 25%.
3. Definitivo o final: se hace en la fase final de planificación. Se utiliza para establecer la línea de base de los costos. Su exactitud es de -5% a +10%.

Estimar los costos: desarrollar una estimación aproximada de los recursos monetarios necesarios para completar las actividades del proyecto.

Estimación: todo aquel trabajo que nos tienen que pagar. Se hace cada mes y se tiene que pagar los primeros 5 días del mes, sino no tiene derecho. Y hacer una estimación final.

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