Permanecen como una de las empresas líderes en el mercado

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1. ¿Por qué se convirtió un problema para la división de lubricantes de Mobil el proceso de captura de pedidos? Analice el impacto estratégico del problema ¿Era dicho proceso un problema para los distribuidores de Mobil? Explique sus respuestas.

En la división de lubricantes de Mobil el proceso de captura de pedidos se convirtió en un problema debido a los métodos empleados para realizar una orden de compra; se basaba en pedidos por teléfono, fax y correo, lo cual requería realización de manera manual o computarizada, incurriendo en costos excesivamente elevados pues exigía gasto de papel, facturas, tintas y el más importante la eficacia con la que se manejaba el tiempo por pedidos al momento de llenar y manipular las disposiciones; llevándolos a implementar un software como apoyo.

Como respuesta a una necesidad dada por la empresa deciden implementar un sistema de intercambio electrónico de datos (EDI) que ayude a disminuir el tiempo por captura de pedidos haciendo más eficiente el proceso. No obstante, este no dio los resultados esperados, pues el impacto estratégico fue demasiado brusco, ya que su entorno no estaba familiarizado con el nuevo proceso y optaron por seguir realizando los pedidos de manera manual ocasionando pérdidas para la empresa.

El hecho de no estar a la vanguardia con los avances tecnológicos que existían para este tipo de proceso se convertiría en algo perjudicarla para la organización ya que incurría en más gastos y en poca eficacia y eficiencia al momento de realizar las obligaciones que este departamento llevaba a cabo llevándolos a perder más participación el mercado día con día.

2. Prepare un informe que analice los problemas que Mobil tuvo con sus dos primeros sistemas. Describa los problemas y sus causas. ¿Qué factores de administración, organización y tecnología causaron los problemas? 

El primer sistema de Mobil era muy rudimentario y poco eficaz. La razón principal de las empresas es satisfacer a sus clientes y dar a conocer sus productos; si el hecho de captar pedidos representa un proceso engorroso, el resto de las actividades se retrasarían de igual forma. Anteriormente Mobil realizaba sus pedidos de manera manual, telefónica o por fax poniendo en riesgo la información, incurriendo en gastos de mantenimiento y perdiendo participación en el mercado  causado por:

• Demasiado tiempo para efectuar las órdenes de compra y recompra causado por la complejidad de manejar el sistema.
• Altos gastos de papelería por la cantidad de papel a usar, de hojas a imprimir y de tinta a utilizar.
• Mala organización por la dificultad de llevar control de todas las hojas impresas que se manejan por el volumen que éstas representan.
• Gastos por espacio extra y personal de archivo, (que es quien debe estar organizando y actualizando constantemente toda la información).
• Riesgos con órdenes de compras sueltas. El hecho de no tener una digitalización de estas se pueden perder soportes importantes para la organización.

Los factores de la administración presentes en la problemática son la poca organización y control, al no medir y cuantificar el tiempo que implica llevar a cabo un proceso completo del manejo de una división, representa un alto costo para la empresa:

• concepto de horas de  salarios (horas extras)
• gastos en servicios generales (electricidad, agua y telefonía)
• incremento en los pedidos de almacén

El segundo sistema fue la implementación de EDI que se basaba en el uso de una VAN (red de valor agregado) como respuesta al aparatoso método anteriormente empleado por la empresa Mobil. Pese a las mejoras otorgadas gracias a dicha implementación, el hecho de no tener las capacitaciones necesarias para emplear este tipo de software, el no conocimiento por parte de su entorno y la complejidad de su manejo llevo a la organización a aundar en un problema aún más grave pues su producción bajaba y sus costos aumentaban ascendiendo a más de $100,000 al año causado por:

• Excesivo requerimiento manual del personal, a razón de la complejidad del sistema y el hecho de que muchos seguían introduciéndolos a la manera antigua. el sistema de EDI el costo total por

• El  hecho de emplear un software nuevo para socios, clientes y proveedores, los llevo a difundirlo el EDI con las corporaciones en su entorno, pagando altos costos por las licencias de manejo.

• Incremento en la mano de obra; pues se debía proporcionar apoyo técnico durante los
• Cambios de versión.

• Pago de cuota por cada estación de trabajo y, además, pagar los costos de marcado telefónico cada vez que se usaba y pagar por la VAN. 

La responsabilidad de trabajar con un software poco comercial y no realizar un análisis tanto de mercado como financiero y tecnológico al momento  adquirirlo represento un grave error para la organización. Problemas de intercambio electrónico de datos (EDI) debidos a que pocos distribuidores lo usaban acarreo un problema administrativo alarmante pues la comunicación entre cliente – empresa – soco – proveedores se vio afectada. Adicionalmente, casi ningún pedido se realizaba oportunamente pues la gran mayoría eran rechazados por el sistema al no cumplir con unas especificaciones que no estaban bien diseñadas y el tratar de controlar un problema de manera errónea y dar respuesta a una necesidad bajo el rendimiento de la organización.

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