Administracion

1.1¿QUÉ ES LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS?

Es la planeación, organización, dirección y control de los recursos para lograr un objetivo a corto plazo. También se dice que la administración de proyectos ocurre cuando se da un énfasis y una atención especial para conducir actividades no repetitivas con el propósito de lograr un conjunto de metas.

Esta actividad es llevada a cabo por un conjunto de administradores que actúan como agentes unificadores para proyectos particulares, tomando en cuenta los recursos existentes, tales como el tiempo, materiales, capital, recursos humanos y tecnología.

1.2IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

La administración de proyectos implica una gran importancia, por lo que es usada en una gran diversidad de campos; desde proyectos espaciales, en bancos, en desarrollo de sistemas en computadora, en procesamiento de hidrocarbono, en la industria petroquímica, en telecomunicaciones, en defensa nacional, etc.

Los cambios tecnológicos, la necesidad de introducir nuevos productos al mercado, las cambiantes exigencias de los consumidores de productos, entre otras cosas, incrementan el fluido de operaciones en una organización, provocando que los métodos de administrativos convencionales sean inadecuados. Por esta razón la administración de proyectos es importante, ya que ofrece nuevas alternativas de organización.

Sirve para aprovechar de mejor manera los recursos críticos cuando están limitados en cantidad y/o tiempo de disponibilidad. También ayuda a realizar acciones concisas y efectivas para obtener el máximo beneficio.

FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN

La administración procura siempre el máximo aprovechamiento de los recursos, mediante su utilización eficiente. Las principales funciones de la administración se engloban en planeación, organización, dirección y control. Durante la planeación se decide anticipadamente qué, quién, cómo, cuándo y por qué se hará el proyecto. Las tareas más importantes de la planeación son determinar el status actual de la organización, pronosticar a futuro, determinar los recursos que se necesitarán, revisar y ajustar el plan de acuerdo con los resultados de control y coordinar durante todo el proceso de planeación.

La organización realiza actividades en grupo, de asignación y asesoramiento, y proporciona la autoridad necesaria para llevar a cabo las actividades. Dentro de esta etapa se identifica, define y divide el trabajo a realizar, se agrupan y definen los puestos, se proporcionan los recursos necesarios y se asignan los grados de autoridad.

El siguiente paso es la dirección, la cual sirve para conducir el comportamiento humano hacia las metas establecidas. Aquí se comunican y explican los objetivos a los subordinados, se asignan estándares, se entrena y guía a los subordinados para llegar a los estándares requeridos, se recompensa el rendimiento y se mantiene un ambiente motivacional.

Por último se encuentra el control, que se encarga de medir el rendimiento obtenido en relación a las metas fijadas. En caso de haber desviaciones, se determinan las causas y se corrige lo que sea necesario.

1.3FASES DE LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS

• Inicio

• Planeación

• Ejecución

• Control

• Conclusión

Fase 1: Inicio

• Reconocimiento de que un proyecto puede llevarse a cabo

• Determinar lo que el proyecto debe lograr

• Definir la meta global del proyecto

• Definir las expectativas generales de los clientes, de la administración o de los interesados

• Precisar el alcance general del proyecto

• Seleccionar los miembros iniciales del equipo

El alcance es el tamaño del proyecto y determina cuántos recursos y tiempo se requieren.

Fase 2: Planeación

• Perfeccionamiento del alcance del proyecto

• Listado de tareas y actividades que llevarán al logro de las metas del proyecto

• Secuencia de actividades

• Desarrollo de un calendario y presupuesto

• Conseguir que el plan sea aprobado por los terceros apropiados

Fase 3: Ejecución

• Dirigir el equipo

• Reunirse con los miembros del equipo

• Comunicarse con los terceros involucrados

• Resolver los conflictos o problemas que puedan surgir

• Asegurar los recursos necesarios (dinero, personal, equipo, tiempo).

Fase 4: Control

• Vigilar las desviaciones del plan

• Emprender acciones correctivas

• Recibir y evaluar cambios en los proyectos solicitados

• Cambiar los calendarios del proyecto

• Adaptar los niveles de recursos

• Cambiar el alcance del proyecto

• Regresar a la etapa de planeación para hacer ajustes

Fase 5: Conclusión

• Reconocimiento de logros y resultados

• Cierre de las operaciones y dispersión del equipo

• Aprendizaje de la experiencia del proyecto

• Revisión del proceso y resultados

• Redacción del informe final

1.4 planificación de los parámetros de un proyecto.

Hoy en día, en un mundo globalizado que gira entorno a la industrialización, y las nuevas tecnologías, es importante mantener un orden sistemático dentro de la organización de una empresa, así como contar con un personal adecuado para la elaboración de las tareas designadas, desde la elaboración de un proyecto de trabajo hasta en el control de calidad de un producto.

En las empresas cada área tiene designado un departamento gerencial en el cual se coordinan las actividades para la planeación de las actividades de trabajo así, cada gerente tendrá la obligación de llevar un estricto control sobre las actividades a realizar teniendo en cuanta los objetivos costos y la utilidad q generara dicho trabajo.

Para el gerente es importante mantener en cuanta el objetivo de su proyecto (en este caso sería un proyecto de trabajo) el tiempo, los costos, objetivos, personal que desarrollara etc. Para esto existen diferentes parámetros q hay q verificar antes de empezar con el proyecto para tener un estricto orden y éxito en la ejecución del mismo.

Es por eso q para hacer un proyecto es necesario llevar un orden en todos los pasos conjuntos a los involucrados para llegar a éxito y alcanzar los objetivos previamente analizados.

Los principales parámetros para la ejecución de un proyecto son:

• Alcance

• Recursos (costo del esfuerzo principalmente)

• Tiempo

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