Administracion

ORGANIZACIÓN

Es un conjunto de cargos cuyas reglas y normas de comportamiento, deben sujetarse a todos sus miembros y así, valerse de este medio que permite a una empresa alcanzar sus determinados objetivos.

ORGANIZACIÓN COMO SISTEMA ABIERTO

La organización crece, se vuelve más compleja, sus partes interaccionan, y su ciclo de vida es extenso.

“Toda empresa se puede ver como un sistema abierto con características comunes a un organismo vivo, ya que sólo puede existir mediante el intercambio con su ambiente”

IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN

• Es de carácter continuo (expresión, contracción, nuevos productos).

• Es un medio que establece la mejor manera de alcanzar los objetivos.

• Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con el mínimo de esfuerzo.

• Evita lentitud e ineficiencia.

• Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al determinar las funciones y responsabilidades.

• La estructura debe reflejar los objetivos y los planes de la empresa, la autoridad y su ambiente

LAS TRES ETAPAS DE LA ORGANIZACIÓN

NATURALEZA DE LA ORGANIZACION

La creación de una estructura, la cual determine las jerarquías necesarias y agrupación de actividades, con el fin de simplificar las mismas y sus funciones dentro del grupo social.

Esencialmente, la organización nació de la necesidad humana de cooperar. Los hombres se han visto obligados a cooperar para obtener sus fines personales, por razón de sus limitaciones físicas, biológicas, sicológicas y sociales. En la mayor parte de los casos, esta cooperación puede ser más productiva o menos costosa si se dispone de una estructura de organización.

Se dice que con buen personal cualquier organización funciona. Se ha dicho, incluso, que es conveniente mantener cierto grado de imprecisión en la organización, pues de esta manera la gente se ve obligada a colaborar para poder realizar sus tareas. Con todo, es obvio que aún personas capaces que deseen cooperar entre sí, trabajarán mucho mas efectivamente si todos conocen el papel que deben cumplir y la forma en que sus funciones se relacionan unas con otras.

Este es un principio general, válido tanto en la administración de empresas como en cualquier institución.

Así, una estructura de organización debe estar diseñada de manera que sea perfectamente claro para todos quien debe realizar determinada tarea y quien es responsable por determinados resultados; en esta forma se eliminan las dificultades que ocasiona la imprecisión en la asignación de responsabilidades y se logra un sistema de comunicación y de toma de decisiones que refleja y promueve los objetivos de la empresa.

PROPOSITO DE LA ORGANIZACIÓN

División del trabajo. Para dividir el trabajo es necesario seguir una secuencia que abarca las siguientes etapas: La primera; (jerarquización) que dispone de las funciones del grupo social por orden de rango, grado o importancia. La segunda; ( departamentalización) que divide y agrupa todas las funciones y actividades, en unidades específicas, con base en su similitud.

Coordinación. Es la sincronización de los recursos y los esfuerzos de un grupo social, con el fin de lograr oportunidad, unidad, armonía y rapidez, en desarrollo de los objetivos.

CONTROL DE GESTION PRINCIPALES

INDICADORES DE LA EFICACIA DE LA ORGANIZACIÓN

 Producción: Está relacionado con la capacidad de producir salidas organizacionales en calidad y cantidad.

 Eficiencia: es un indicador que se expresa en términos de porcentajes Ej: Costo por producto, costo unitario, Índice de desperdicio, etc.

 Satisfacción: los indicadores de satisfacción incluyen la satisfacción del cliente, rotación, ausentismo, etc.

 Adaptabilidad: Capacidad de percibir y adaptarse a los cambios del ambiente.

 Desarrollo: Se relaciona con el aumento de la riqueza organizacional y con programas de capacitación y desarrollo del personal (Enfoques psicológicos y sociológicos)

 Supervivencia: Medida a largo plazo de la eficiencia de la organización.

TIPOS DE ORGANIZACIÓN

ORGANIZACIÓN LINEAL O MILITAR

Se caracteriza porque la actividad decisional se concentra en una sola persona, quien toma todas las decisiones y tiene la responsabilidad básica del mando, el jefe superior asigna y distribuye el trabajo a los subordinados, quienes a su vez reportarán a un sólo jefe.

Ventajas:

1. Mayor facilidad en la toma de decisiones y en la ejecución de

las mismas.

2. No hay conflictos de autoridad ni fugas de responsabilidad.

3. Es claro y sencillo.

4. Útil en pequeñas empresas.

5. La disciplina es fácil de mantener.

Desventajas:

1. Es rígida e inflexible.

2. La organización depende de hombres clave, lo que origina

trastornos.

3. No fomenta la especialización.

4. Los ejecutivos están saturados de trabajo, lo que ocasiona que

no se dediquen a sus labores directivas, sino, simplemente de

operación.

ORGANIZACIÓN FUNCIONAL O DE TAYLOR

Consiste en dividir el trabajo y establecer la especialización de manera que cada hombre, desde el gerente hasta el obrero, ejecute el menor número posible de funciones.

Ventajas:

1. Mayor especialización.

2. Se obtiene la más alta eficiencia de la persona.

3. La división del trabajo es planeada y no incidental.

4. El trabajo manual se separa del trabajo intelectual.

5. Disminuye la presión sobre un sólo jefe por el número de

especialistas con que cuenta la organización.

Desventajas:

1. Dificultad de localizar y fijar la responsabilidad, lo que afecta

seriamente la disciplina y moral de los trabajadores por

contradicción aparente o real de las órdenes.

2. Se viola el principio de la unida de mando, lo que origina

confusión y conflictos.

3. La no clara definición de la autoridad da lugar a rozamientos

entre jefes.

ORGANIZACIÓN LÍNEO - FUNCIONAL

En ésta se combinan los tipos de organización lineal y funcional, aprovechando las ventajas y evitando las desventajas inherentes a cada una, conservándose de la funcional la especialización de cada actividad en una función, y de la lineal la autoridad y responsabilidad que se transmite a través de un sólo

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