Analisis De Sistemas

UNIDAD 2 LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN Y DETERMINACIÓN DE REQUERIMIENTOS ACTIVIDAD COLABORATIVA

LUIS ENRIQUE CAMARGO CAMARGO

TUTOR

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA

ESCUELA DE CIENCIAS BÁSICAS, TECNOLOGÍA E INGENIERÍA

ANÁLISIS DE SISTEMAS

BOGOTÁ

2015

OBJETIVOS DE LA ACTIVIDAD

• Evidenciar la aprehensión de los temas de la unidad 2

• Ahondar en el estudio del caso propuesto y determinar viabilidades, técnicas de levantamiento de información y requerimientos funcionales y no funcionales

• Identificar la importancia de la determinación de los requerimientos y viabilidades como fundamento para establecer falencias.

PARTE 1: SITUACIÓN ACTUAL

1. PROBLEMA CONSENSUADO

La cadena de hoteles, actualmente tiene un sistema de reservas que no puede manejar todos los hoteles que hacen parte de la compañía, puesto que cada hotel tiene un servidor propio que no se comunica con los demás, que no tiene la capacidad suficiente de almacenamiento y falla permanentemente; los procedimientos de reservas están desactualizados y además no se puede consultar la información entre hoteles.

2. INFORMACIÓN ORGANIZACIONAL

Nombre de la empresa: HOTELES TONHILL

Misión: Ser la compañía de hospitalidad más destacada del mundo: la opción preferida tanto de los huéspedes como de los miembros del equipo y los propietarios.

Visión: Llenar la Tierra con la luz y la calidez de la hospitalidad.

Objetivos estratégicos:

• Cuidar a los empleados para que ellos cuiden a nuestros clientes.

• Luchar por lograr la excelencia.

• Anticipar los cambios y aprovecharlos para generar nuevas experiencias en nuestros clientes

• Actuar con integridad

Servir a las comunidades en las que vivimos y trabajamos

Organigrama

3. Área problema

La compañía tiene establecido un procedimiento de reservaciones a cargo de la Gerencia de Reservaciones, que solamente ejecuta este procedimiento que suponemos son las actividades críticas del problema, esta gerencia hace parte de la gerencia de División y Cuartos que es ejecutado por la unidad administrativa con este mismo nombre, que a su vez depende de la gerencia residente; esta gerencia maneja el personal de servicio al cliente, de recepción y de reservaciones, además provee información a la Gerencia de Restaurante y al Ama de llaves Ejecutiva, para un óptimo servicio según sea el caso.

4. Situación actual

• Identificación de actores:

Gerencia de Residente

Gerencia de División y Cuartos

Gerencia de Reservaciones

Personal de reservaciones, recepción y servicio al cliente.

• Descripción de procesos y procedimientos que se dan en el área problema:

Procedimiento de Reservas

I. Inicia con la solicitud de hospedaje de un cliente, que solo puede realizarse telefónicamente y de manera personal.

II. Acto seguido un funcionario de la Gerencia de Reservaciones saluda y/o recibe la solicitud, de acuerdo a un protocolo de atención previamente establecido.

III. Proporciona información sobre los servicios ofertados y las posibilidades y políticas de pago.

IV. Si el huésped no realiza la reservación el personal finaliza la atención.

V. Si por el contrario se realiza la reservación, se registra en un formato físico que se denomina hoja de reservaciones.

VI. Este formato es remitido a un funcionario que analiza la hoja de reservaciones dependiendo de la forma de pago lo confirma.

VII. Posteriormente se comunica con el cliente para confirma la reservación.

VIII. Si no se confirma la reservación se cancela la solicitud y se archiva.

IX. Si se confirma se asigna cuarto y se ingresa a una base de datos en Excel que se encuentra en un servidor que se comunica con las Gerencias de Reservaciones y de Recepción.

X. Después se genera una ficha de reservación que se deja en la recepción para cuando el huésped llegue.

XI. Una copia de los requerimientos del cliente es entregada a la Gerencia de Restaurante y al Ama de llaves Ejecutiva según sea el caso.

XII. Quienes preparan las condiciones para la llegada del cliente y su estancia.

PARTE 2: ESTUDIO DE FACTIBILIDAD

1. SOLUCIÓN A DESARROLLAR

La solución se refiere se refiere a diseñar y construir un sistema de información a nivel de compañía centralizado, para entrelazar la comunicación de los diferentes hoteles vía web, con un software y una aplicación general que permita la automatización del proceso de reservas deberá cumplir con los mínimos de requerimientos de automatización según el procedimiento, esto quiere decir que debe permitir lo siguiente:

• Realizar las reservaciones ya establecidas y además permitir que se hagan a través de internet o de un correo electrónico.

• Permitir que se tenga un apoyo, consultando tanto los protocolo de atención, como servicios y políticas de pago

• Diligenciar los formatos físicos de manera electrónica.

• Consultar la disponibilidad de cuartos y hoteles en la fecha que sea necesaria.

• Permitir realizar la reservación con años de anticipación.

• Generar alertas de confirmaciones de reservas.

• Comunicarse con las dependencias de servicio involucradas y generar alertas con información del cliente y de la atención.

• Recopilar datos básicos del cliente mediante un formulario electrónico.

2. ESTUDIO DE FACTIBILIDAD

• Viabilidad económica: El análisis económico y financiero del proyecto nos muestra que los beneficios como: mejorar la atención al cliente en cuanto a reservaciones, ampliar los medios de reservaciones para abarcar muchos más clientes en diferentes zonas, ampliar los medios de pago, contar con la información de disponibilidad y servicios en otros hoteles y poder realizar reservaciones con mucho tiempo de antelación y, teniendo en cuenta que este proceso es la entrada de un posible huésped de los hoteles, es posible suponer que los beneficios antes descritos podrán aumentar entre un 40% y 50% el nivel de ocupación de la compañía; por consiguiente los costos de no aceptar el proyecto serían

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