Auditorias de software

I

Una visión general a las auditorías

Auditar no es en absoluto una nueva y atractiva función o una palabra de esas que corren por ahí, ya que ha estado entre nosotros desde siempre. Un diccionario la define como “examinar oficialmente” o un “examen agudo y penetrante”, lo que muestra que existe una gran variedad de actividades que pueden ser consideradas auditorías en el sentido más amplio de la palabra.

La gente sabe y espera que las cuentas, libros, registros y demás documentación serán examinados de forma periódica, para asegurarse e que se han manejado adecuada y correctamente. Así pues, la auditoría de cuentas, en el área de la contabilidad, se ha convertido en una parte aceptada de la vida corporativa empresarial. Sin embargo, en el área de las auditorías de calidad éste no es necesariamente el caso.

Se dice que la “Calidad es cosa de todos”, si es que nos encaminamos hacia la verdadera puesta en práctica del concepto de la Gestión de la Calidad Total. Así pues, cuando hablamos de auditorías de calidad sucede que, de repente, se ven involucradas toda clase de áreas y de funciones que no están necesariamente acostumbradas a ser examinadas de forma oficial. Al ir construyendo la idea de que la calidad es una función global, es decir que lo abarca todo, vemos que nuestro campo se ha ampliado hasta abrazar, virtualmente, cualquier forma de auditoría, llámese como se llame.  De ahí surge la idea de que, bajo el título general de auditorías de calidad, la auditoría se extenderá hasta acoger muchas otras formas, incluyendo las que se acostumbran a denominar “auditorías de gestión”.

Ningún gerente debe sorprenderse al encontrar una marcada falta de entusiasmo ante la idea de que se realicen auditorías, por muy bien que se presente la idea a quienes van a ser sometidos a ellas.

Por lo tanto, no debe esperarse que las auditorías de calidad, por muy racionales que puedan parecer, obtengan el favor de los que ser auditados, ni a primera vista ni más tarde, como una cosa automática. Ser por primera vez el sujeto de una auditoría es algo que asusta y los promotores de la misma deben tenerlo en cuenta, así como los que la van a llevar a cabo. Únicamente la experiencia previa de auditorías bien gestionadas y correctamente desarrolladas tranquilizará a los auditados sobre el sentido, razones y ventajas que pueden obtenerse de esta actividad.

Al igual que con la mayoría de este tipo de actividades, existe aquí un ciclo evolutivo. Primero, por iniciativas propias se inicia alguna actividad que, con el tiempo, recibe un nombre generalmente aceptado y luego se descubre que lo que bajo el mismo nombre están haciendo diversos grupos o corporaciones es diferente y, por lo tanto, existe una necesidad de normalización. Acostumbra a hacerse primero de forma nacional, y luego se sigue con los requisitos de las normas internacionales. Ésta es la ruta que se siguió con respecto a la auditoría de la calidad.

Sería muy injusto que de esta breve revisión histórica se sacara la conclusión de que las auditorías de calidad, en la práctica, siguieron la misma escala temporal y el mismo patrón o modelo. Se han registrado auditorías de todas clases incluso en documentos tan primitivos como la Biblia, pero, al igual que con todas las demás clases de actividad humana, los métodos empleados, los motivos y la estructura han cambiado a un ritmo constante. Como sea que el cambio es, debido a su propia naturaleza, un proceso constante, debe reconocerse que no todas las organizaciones utilizarán los mismos conceptos y métodos en el mismo momento.

Éste es uno de los problemas a la hora de publicar normas directrices.  Al intentar evitar ser demasiado restrictivos y, por lo tanto, retrasar el desarrollo y la innovación, estos documentos son criticados, con frecuencia, por ser demasiado amplios e imprecisos en su redacción y terminología.

Los años 80 y principios de los 90 contemplaron la Normalización el método auditor y los intentos de conseguir una reducción real de las múltiples evaluaciones a través de la normalización. Con la puesta en práctica de las normas ISO 9000 en el campo internacional, esto se ha extendido hasta convertirse en una tendencia de alcance mundial. Este movimiento fue también dirigido, principalmente, por las grandes organizaciones multinacionales.

¿Qué es una auditoría de calidad?

Podríamos pensar que la colocación de la palabra calidad junto a la palabra auditoría debería ser algo de lo más normal y de fácil comprensión. Sin embargo, la calidad por sí misma no es un término fácil de definir, y en el mundo del lenguaje vivo, su significado tiende a ir cambiando de forma sutil con el paso del tiempo. Existe, sin embargo, un tópico que dice “La calidad es cosa de todos”, y a medida que avanzamos hacia la aceptación general y puesta en práctica de la TQM, es algo que se acentúa.

La calidad se convierte en una expresión intercambiable para el funcionamiento y trabajo de cualquier área, función o proceso dentro de una organización. Por lo tanto el término auditoría de cuentas es igual a la auditoría de calidad y viceversa, cuando se aplica a esa área concreta de operaciones.

De hecho, cualquier forma de auditoria es, en realidad, una auditoría de calidad.

Esto nos lleva a la utilización de otros vocablos que a veces, pero no siempre, se consideran similares o intercambiables con el de auditoría. Son términos como valoración, inspección, evaluación y estimación. Todos ellos han sido utilizados y aceptados durante el desarrollo a lo largo de los años del proceso de gestión de la calidad.

Todos ellos han servido a su propósito y, en algunos casos, han sido ampliamente conocidos y aceptados para ciertos tipos concretos de actividad.

En el pasado, el termino valoración había sido ampliamente aceptada como el examen de proveedores potenciales antes de que el cliente pasara un pedido. A veces el término utilizado era inspección y el hecho de que se realizara antes de pasar un pedido no era de aplicación universal. En consecuencia la incertidumbre y las ideas equivocadas eran algo posible que se daban con frecuencia.

Ya es hora de racionalizar, utilizando el término auditoría, calificado adecuadamente. Por lo tanto deberíamos decir “auditorías de proveedores pre-pedido” o “re-auditoría del proveedor”, en el caso de los exámenes previos y posteriores al pedido.

Hemos de hacer un breve paréntesis para discutir sobre las necesidades del cliente, a fin de eliminar cualquier idea equivocada. No hay duda de que a finales de los 80 se aceptó el hecho de que la satisfacción del cliente es el factor clave para la medición de la calidad total. Las muchas declaraciones de política de calidad de las empresas durante ese período así lo demuestran. Los términos “satisfacción del cliente”, “exigencias del cliente” y “necesidades del cliente” se mencionan en la mayoría de esas declaraciones.

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