Base De Datos

Base de datos

Una base de datos o banco de datos (en ocasiones abreviada con la sigla BD o con la abreviatura b. d.) es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso. En este sentido, una biblioteca puede considerarse una base de datos compuesta en su mayoría por documentos y textos impresos en papel e indexados para su consulta. En la actualidad, y debido al desarrollo tecnológico de campos como la informática y la electrónica, la mayoría de las bases de datos están en formato digital (electrónico), que ofrece un amplio rango de soluciones al problema de almacenar datos.

Existen programas denominados sistemas de gestores de bases de datos, abreviado SGBD, que permiten almacenar y posteriormente acceder a los datos de forma rápida y estructurada. Las propiedades de estos SGBD, así como su utilización y administración, se estudian dentro del ámbito de la informática.

Las aplicaciones más usuales son para la gestión de empresas e instituciones públicas. También son ampliamente utilizadas en entornos científicos con el objeto de almacenar la información experimental.

TABLAS, CLAVES Y RELACIONES

Tablas: Aunque las tablas se crean de manera independiente, pueden crearse relaciones

hacia éstas que pueden estar vinculadas a la captura o muestra de la información contenida en

dicha tabla. Es decir, una vez creada la tabla se pueden desarrollar sobre ella diferentes

acciones que nos permitan adicionar, editar o eliminar información.

Definición de las relaciones

Para definir una o más relaciones, en la base de datos que se encuentra activa se accede a la

opción Base de datos, disponible en el menú Ventana, y luego se desarrolla la secuencia

Herramientas à Relaciones. Como resultado, aparece la ventana Relaciones y, en forma

superpuesta, se presenta el cuadro de diálogo Mostrar tabla.

En este ejemplo se ha creado la tabla Especialidades, para relacionarla con la Tabla de

Médicos.

Una clave es aquel que identifica al registro, por ejemplo un número de legajo, un

número de documento, etc. Una vez marcado como campo clave, en el momento de ingresar

datos, no se permitirá ingresar valores repetidos, ni nulos.

CONSULTAS, FORMULARIOS Y RELACIONES

Una consulta recupera informaciones de la Base de Datos y eventualmente las presenta en la pantalla. Serán estudiados tres tipos de consultas:

De selección: selecciona y presenta registros en formato patrón

De referencias cruzadas: selecciona y presenta registros en formato de planilla

De acción: altera el contenido de registros en una única operación

Los registros seleccionados constituyen un conjunto. Este conjunto es dinámico en el sentido de que su contenido tiene por origen varias tablas y con el sentido de solo existir mientras la consulta esté activa. Al cerrar una consulta, el conjunto de registros deja de existir. Esto constituye una gran ventaja pues si alteramos los datos de una tabla las consultas sobre ella automáticamente reflejarán esas alteraciones.

Las consultas constituyen un recurso práctico para obtener informaciones específicas contenidas en la Base de Datos. Con ellas podemos:

Elegir campos específicos de tablas específicas;

Seleccionar informaciones vía criterios;

Mostrar las informaciones en varios órdenes;

Obtener datos de varias tablas simultáneamente;

Calcular totales;

Crear formularios e informes;

Crear otras consultas y gráficos.

Los formularios pueden ser generados por los asistentes y/o desarrollados por el usuario.

Existen algunos recursos para auxiliar esta tarea en la ventana de proyecto:

La lista de propiedades del control seleccionado

La lista de campos de la tabla o consulta

Las barras de herramientas

El cuadro de herramientas.

La lista de propiedades permite ajustar características específicas de cada control. Para exhibirla se debe seleccionar el objeto, el menú Ver y opción Propiedades o accionar el botón de propiedades en la barra de herramientas. El mismo efecto también es obtenido picando dos veces el objeto al seleccionarlo. Al digitar el valor de una propiedad puede ser que el área sea insuficiente, utilice SHIFT + F2 para mostrar el cuadro de zoom de la propiedad.

Para exhibir la lista de campos se debe accionar el menú Ver y opción Lista de campos. También se puede accionar el botón de la lista de campos en la barra de herramientas.

Existen paletas de colores par el fondo / relleno, para el primer plano / fuente y para líneas / bordes. La utilización de esas paletas es realizada a través de la barra de herramienta formato que, en caso de no estar activa, debe ser accionada vía menú Ver opción Barra de herramientas y Formato.

Para definir una o más relaciones, en la base de datos que se encuentra activa se accede a la

opción Base de datos, disponible en el menú Ventana, y luego se desarrolla la secuencia

Herramientas à Relaciones. Como resultado, aparece la ventana Relaciones y, en forma

superpuesta, se presenta el cuadro de diálogo Mostrar tabla.

En este ejemplo se ha creado la tabla Especialidades, para relacionarla con la Tabla de

Médicos.

Informe

Un informe Access no es más que una tabla o consulta mostrada en una forma "elegante y dinámica", los informes son uno de los módulos de Access más importantes, ya que permiten automatizar en gran medida el desarrollo de documentos a partir de bases de datos. Gracias a las herramientas de agrupación y ordenación de datos, y combinado con el código VBA que podemos asociar al informe.

Sistema Gestor de base de datos SGBD

Un Sistema Gestor de base de datos (SGBD) es un conjunto de programas que permiten crear y mantener una Base de datos, asegurando su integridad, confidencialidad y seguridad. Por tanto debe permitir:

• Definir una base de datos: especificar tipos, estructuras y restricciones de datos..

• Construir la base de datos: guardar los datos en algún medio controlado por el mismo SGBD

• Manipular la base de datos: realizar consultas, actualizarla, generar informes.

Así se trata de un software de propósito general. Ejemplo de SGBD son Oracle y SQL Server de Microsoft.

Algunas de las características deseables en un Sistema Gestor de base de datos SGBD son:

• Control de la redundancia: La redundancia de datos tiene varios efectos negativos (duplicar el trabajo al actualizar, deperdicia espacio en disco, puede provocar inconsistencia de

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