Búsqueda y reemplazo automático de datos

Explicación del tema 9

Computación

Tema 9. Funcionalidades

Búsqueda y reemplazo automático de datos

Existen diferentes funciones de gran utilidad que ofrece Excel 2007 y que representan ahorro de tiempo y trabajo para el usuario.

Por ejemplo, es posible localizar palabra o texto, además de reemplazarlo si es necesario o esa es la decisión del usuario.

La opción “Buscar y seleccionar” del sub-grupo “Modificar” que se encuentra en el Grupo “Inicio”, es:

Al seleccionar esta opción se presenta el menú:

Cuando seleccionas “Buscar” o “Reemplazar” aparece el cuadro de diálogo que permite hacer la búsqueda de la palabra o texto y/o el reemplazo que se requiere:

El reemplazo puede ser automático “Reemplazar todos” o también puede ser controlado por el usuario “Buscar siguiente”.

Comentarios

La inclusión de comentarios en las hojas de cálculo, permiten hacer aclaraciones con respecto a la información que se presenta. La forma de incluir comentarios es:

Ubicarse en la celda en la que se desea agregar un comentario, posteriormente seleccionar la opción “Nuevo comentario” del sub-grupo “Comentarios” que se encuentra dentro del grupo “Revisar”:

Se activa un recuadro con el nombre del usuario y en este momento es posible insertar el comentario. Para ver el comentario, sólo es necesario pasar el puntero del mouse por la celda marcada:

Protección de datos

Excel ofrece la función de proteger celdas, Hojas o Libro entero, por medio de una clave de acceso o protección, sobre posibles cambios accidentales de la información contenida.

Es importante indicar que, para que sea posible proteger una celda, primero es necesario bloquearla, lo que puede hacerse por medio de la opción “Bloqueada” que se activa al obtener el cuadro de diálogo que se llama al combinar las teclas CTRL+1.

Una vez realizado lo anterior, ubicarse en el sub-grupo “Cambios” del grupo “Revisar”:

Proteger hoja: permite agregar protección a la hoja activa en ese momento y presenta el cuadro de diálogo, mediante el que es posible agregar una contraseña de seguridad que será solicitada para desproteger esta hoja:

Proteger libro: permite agregar protección de todo el libro, no importando el número de hojas que contenga el libro en cuestión:

Proteger la estructura significa que los datos contenidos en este libro, no se podrán mover, eliminar, etc., y para las ventanas se refiere a que no será posible ampliar, maximizar, reducir, etc. estas ventanas; también es posible agregar una contraseña, que el sistema solicitará en caso de desear realizar modificaciones al libro correspondiente.

Compartir libros

Esta opción permite que dos o más usuarios, conectados a una red, utilicen un documento al mismo tiempo, es decir, se cubre el principal beneficio de la existencia de una red: Compartir información.

Lo anterior es posible al activar la opción “Compartir libro” del sub-grupo “Cambios”, que se ubica en el grupo “Revisar”:

Al seleccionar esta opción se presenta el cuadro de diálogo:

Cuando se activa la opción “Permitir la modificación por varios usuarios a la vez. Esto también permite combinar libros”, es posible que varios usuarios abran este documento y se van agregando los usuarios en la lista que se presentó; con la opción “Uso avanzado” se especifican las condiciones bajo las cuales se realizará la compartición del archivo:

Ordenaciones

Es posible que se requiera ordenar un grupo de datos por varios criterios, es decir, si se encentran elementos iguales para el primer criterio, entonces se continuará el orden por el segundo criterio establecido.

Esto se puede hacer desde la opción “Ordenar y Filtrar” del sub-grupo “Modificar” que se encuentra en el grupo “Inicio”:

Supongamos que tenemos la siguiente información:

Como se muestra en este ejemplo, el primer paso es seleccionar la información que será ordenada; el siguiente paso es presionar la opción “Ordenar y Filtrar”, de ahí se presiona la opción “Orden personalizado”, se presenta el siguiente cuadro de diálogo:

Siguiendo con ejemplo, supongamos que se requiere ordenar por área y luego por puesto, en orden alfabético por apellido (nombre), entonces se seleccionan estos campos:

El resultado es el siguiente:

Validación de datos

Se puede validar el contenido de las celdas, permitiendo solamente que se ingresen datos con el formato que se especifique, por ejemplo, nuevamente tomemos la información anterior:

Como se puede observar, es necesario ingresar el número (No.) al inicio de la tabla, por lo que tendremos que asegurarnos de teclear solamente números que sean enteros, así que seleccionamos las celdas que contendrán esta validación.

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