“Cero Papeles” como Alternativa en la Modernización de las Organizaciones Públicas

“Cero Papeles” como Alternativa en la Modernización de las Organizaciones Públicas[pic 1]

"Zero Papers" as an Alternative to the Modernization of Public Organizations

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Resumen

Ante los efectos de la globalización y las nuevas herramientas de Tecnología de Información “TI”, muchas organizaciones públicas de otros países en América del Sur han optado por modernizar sus procedimientos mediante la aplicación de la tecnología a fin de alcanzar resultados positivos que contribuyan con la optimización de los recursos.

Una práctica que se está efectuando actualmente en las organizaciones, es el uso de las firmas electrónicas que reemplazan a la firma manuscrita en el documento físico; dando paso a la reproducción de documentos electrónicos con valor legal, los cuales son gestionados con la misma validez que un documento físico. Dicha práctica corresponde al concepto de “cero papeles”.

Sin embargo, se debe tomar en cuenta al factor humano, que cuentan con antiguos paradigmas alineados a la cultura organizacional de una institución, los cuales, la adaptación a los cambios pueden ser poco tolerantes por la incertidumbre que pueden generar ante el desconocimiento de nuevas prácticas de gestión documental.

Palabras clave:

Tecnologías de Información “TI”: es la aplicación de ordenadores y equipos de telecomunicación para almacenar, recuperar, transmitir y manipular datos, con frecuencia utilizado en el contexto de los negocios u otras empresas.

Firma electrónica: Es un concepto jurídico, equivalente electrónico al de la firma manuscrita, donde una persona acepta el contenido de un mensaje electrónico a través de cualquier medio electrónico válido.

“Cero papeles”: El concepto de oficinas Cero Papel u oficina sin papel se relaciona con la reducción ordenada del uso del papel mediante la sustitución de los documentos en físico por soportes y medios electrónicos.

Documento electrónico: Es un documento cuyo soporte material es algún tipo de dispositivo electrónico o magnético, y en el que el contenido está codificado mediante algún tipo de código digital, que puede ser leído, interpretado, o reproducido, mediante el auxilio de detectores de magnetización.

Abstract

To the effects of globalization and the new tools of Information Technology "IT", many organizations have chosen to modernize their procedures through the application of technology to achieve positive results that contribute to the optimization of resources.

A practice that is currently making in organizations is the use of electronic signatures to replace the handwritten signature in the physical document; leading to the reproduction of electronic documents with legal value, which are managed with the same validity as a physical document. This practice corresponds to the concept of "zero paper".

However, take into account the human factor, old paradigms that have aligned to the organizational culture of an institution, which, adaptation to changes can be intolerant of uncertainty that can lead to a lack of new practices document management.

Key words: 

Information Technology "IT" is the application of computers and telecommunications equipment to store, retrieve, transmit and manipulate data, often used in the context of business or other companies.

Electronic signature: It is a legal concept, the electronic equivalent of a handwritten signature, where a person accepts the contents of an electronic message through any valid electronic means.

"Zero paper": The Zero-copy or office paperless office is related to the orderly reduction of paper usage by replacing physical documents for media and electronic media.

Electronic document: A document whose support material is some type of electronic or magnetic device, and wherein the content is encoded using some sort of digital code that can be read, played, or played, by the help of detectors magnetization.

1. Introducción

A lo largo de los tiempos, en la administración pública se desarrollaron diversas formas de llevar el control de su información, de acuerdo a su giro del negocio, como una reacción para poder mantenerse en el tiempo. Para ello, es necesario dejar rastro de la gestión efectuada, en sendos documentos, donde se plasman parte de la historia de la organización, conteniendo información muy valiosa para su desarrollo constante.

En medio de la globalización que permite el avance de la tecnología, una organización no puede estar ajena a estos cambios externos (Stoner, Freeman, & Gilbert Jr., 1996), tal como se dicta en la Teoría de la contingencia o situacional donde se demuestra que las organizaciones necesitan ser sistemáticamente ajustadas a las condiciones ambientales (Chiavenato, 2006); las organizaciones públicas deben estar preparadas para afrontarlos como una perspectiva de oportunidad que pueda contribuir a generar mayor rentabilidad con menor costo, utilizando diferentes prácticas como el uso de la tecnología que contribuyan con ello.

En el presente artículo se dará a conocer, de manera general, la práctica del “cero papel” mediante el uso de las tecnologías de información “TI”, como alternativa en la producción, control, y el Feedback de la información que acceda a la mejora continua de nuestro producto o servicio alineado al logro de los objetivos y la permanencia de la organización en el tiempo.

1. Desarrollo temático.

En toda organización es importante la información que contenga, genere o la que se encuentra en tránsito; sin embargo, también es importante la disponibilidad e integridad del mismo. Ante ello, la intervención de la tecnología mediante el uso de certificados digitales a sus documentos es una tendencia que actualmente se viene aplicando en varias instituciones públicas en otros países.

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