Como Enviar Correspondencia Por Correo Electronico

Usar la combinación de correspondencia para enviar mensajes de correo electrónico personalizados a la lista de direcciones de correo electrónico

Cuando desee enviar un mensaje de correo electrónico a los destinatarios de la lista de direcciones, puede usar la combinación de correspondencia para crear mensajes de correo electrónico. Cada mensaje contiene el mismo tipo de información; sin embargo, el contenido de cada mensaje es único. Por ejemplo, en el mensaje de correo para los clientes, se puede personalizar cada mensaje para dirigirse a cada cliente por su nombre. La información exclusiva de cada mensaje viene de las entradas de un archivo de datos.

Además, con la combinación de correspondencia, cada mensaje de correo electrónico es un correo independiente en el que cada destinatario es el único destinatario de cada mensaje. Al contrario que en el caso de los mensajes de correo electrónico a un grupo de destinatarios o destinatarios ocultos de la línea de la copia oculta (CCO) del mensaje.

• Debe tener instalado un programa de correo electrónico compatible con MAPI. Las funcionalidades de la interfaz de programación de aplicaciones de mensajería (MAPI, Messaging Application Program Interface) de Outlook permite que Microsoft Office Word y Microsoft Office Outlook compartan información al enviar el mensaje de correo electrónico combinados.

• Debe usar la misma versión de Outlook y Word. Si usa Microsoft Office Word 2007, también debe utilizar Microsoft Office Outlook 2007.

• No puede agregar destinatarios a la línea CC (con copia). La combinación de correspondencia no proporciona ninguna forma de designar destinatarios secundarios. Cada destinatario recibe una copia del mensaje si está en la línea Para del mensaje.

El proceso de combinación de correspondencia implica los siguientes pasos generales:

1. Configurar el mensaje de correo electrónico. El documento principal contiene el texto y los gráficos que son iguales en todos los mensajes. Por ejemplo, el logotipo de la empresa o el cuerpo del mensaje.

2. Conectar el documento del mensaje de correo electrónico con la lista de direcciones. La lista de direcciones es el origen de datos que usa Word en la combinación de correspondencia; se trata de un archivo que contiene las direcciones de correo electrónico desde donde se envían los mensajes.

3. Acotar la lista de destinatarios o de elementos. Word genera un mensaje para cada dirección de correo electrónico de la lista. Si desea generar mensajes sólo para algunas direcciones de la lista de direcciones, puede elegir las direcciones, o registros, que se van a incluir.

4. Agregar marcadores de posición, denominados campos de combinación de correspondencia, al documento del mensaje de correo electrónico. Cuando realice la combinación de correspondencia, los campos se rellenan con la información contenida en la lista de direcciones.

5. Obtener una vista previa de la combinación de correspondencia. Puede obtener una vista previa de cada mensaje antes de enviar todo el conjunto.

Utilice los comandos de la ficha Correspondencia para combinar correspondencia.

SUGERENCIA También puede realizar una combinación de correspondencia utilizando el panel de tareas Combinar correspondencia, que le dirigirá paso a paso por el proceso. Para utilizar el panel de tareas, en el grupo Iniciar Combinar correspondencia de la ficha Correspondencia, haga clic en Iniciar Combinar correspondencia y, a continuación, en Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia. En el paso 1 del proceso, en Seleccione el tipo de documento, haga clic en Mensajes de correo electrónico.

Configurar el documento principal del mensaje de corro electrónico

1. Inicie Word.

De forma predeterminada, se abre un documento en blanco. Déjelo abierto. Si lo cierra, no estarán disponibles los comandos del paso siguiente.

2. En el grupo Iniciar Combinar correspondencia de la ficha Correspondencia, haga clic en Iniciar Combinar correspondencia.

3. Haga clic en Mensajes de correo electrónico.

Reanudar una combinación de correspondencia

Si debe dejar de trabajar en una combinación de correspondencia, puede guardar el documento principal del mensaje de correo electrónico y reanudar la combinación más adelante. Word conserva la información del origen de datos y de los campos. Si estaba utilizando el panel de tareas Combinar correspondencia, Word vuelve al lugar donde estaba en este panel cuando reanude la combinación.

1. Cuando esté listo para reanudar la combinación, abra el documento.

Word muestra un mensaje que le pide que confirme si desea abrir el documento, que ejecutará un comando SQL.

2. Puesto que este documento está conectado a un origen de datos y desea recuperar esos datos, haga clic en Sí. Si estuviera abriendo un documento que no supiera que estaba conectado a un origen de datos, podría hacer clic en No para impedir accesos posiblemente malintencionados a los datos.

Aparece el texto del documento, junto con los campos insertados.

3. Haga clic en la ficha Correspondencia y reanude el trabajo.

Conectar el documento del mensaje de correo electrónico a la lista de direcciones

Para combinar la información del documento principal del mensaje de correo electrónico, debe conectarlo a la lista de direcciones, que también se denomina origen de datos o archivo de datos. Si aún no dispone de un origen de datos, puede crearlo durante el proceso de combinación de correspondencia.

NOTA Asegúrese de que el archivo de datos incluye una columna para las direcciones de correo electrónico. Más avanzado el proceso la necesitará.

Elegir un archivo de datos

1. En el grupo Iniciar combinación de correo de la ficha Correspondencia, haga clic en Seleccionar destinatarios.

2. Siga uno de estos procedimientos:

• Si desea utilizar la lista Contactos de Outlook, haga clic en Seleccionar de los contactos de Outlook.

Sugerencias para trabajar con la lista Contactos de Microsoft Outlook

• Si tiene una hoja de cálculo de Microsoft Office Excel, una base de datos de Microsoft Office Access u otro tipo de archivo de datos, haga clic en Usar lista existente y busque el archivo en el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos.

En el caso de Excel, puede seleccionar datos desde cualquier hoja de cálculo o rango con nombre de un libro. En el caso de Access, puede seleccionar datos desde cualquier tabla o consulta definida en la base de datos. Para cualquier otro tipo de archivo de datos, seleccione el archivo en el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos. Si no aparece el archivo en la lista, seleccione

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