Diseño De Una Salida Efectiva

Diseño de una Salida Efectiva

La salida puede tomar muchas formas: los informes impresos tradicionales y los informes presentados de manera transitoria, como el caso de las pantallas de computadora, las microformas y la salida de audio. Los usuarios dependen de la salida para realizar sus tareas y con frecuencia juzgan el valor de un sistema solo por su salida. Para crear la salida más útil posible, el analista de sistemas debe trabajar cerca con el usuario en un proceso interactivo hasta que el resultado se considera satisfactorio.

OBJETIVOS DEL DISEÑO DE LA SALIDA

Debido a que esta salida están relevante para la aceptación de un sistema de información, estos son algún objetivos claros a la hora de crear dicho sistema.

• Diseñar la salida para satisfacer un propósito específico.

• Hacer significativa la salida para el usuario.

• Entregar la cantidad adecuada de salida.

• Proporcionar una distribución adecuada de la salida.

• Proporcionar la salida a tiempo.

• Elegir el método de salida más efectivo.

Diseño de la salida para satisfacer un propósito específico

Toda salida de información debe tener un propósito, el analista debe averiguar que propósito debe satisfacer. Para esto se tiene en cuenta que si la salida no es funcional, no debe crearse, porque toda salida representa costos de tiempo y recursos.

Diseño de salida para satisfacer un usuario

En un sistemas de información grande que atiende a muchos usuarios con muchos propósitos diferentes, a menudo es difícil personalizar la salida. Para esto se utilizan las entrevistas, las observaciones, consideraciones de costos y tal vez los prototipos para poder diseñar una salida que satisfaga lo que muchos usuarios, si no es que todos, necesitan y prefieren

Entrega de la cantidad adecuada de salida

El sistema de información debe entregarle a cada persona lo que necesita para completar su trabajo. Es un problema frecuente la sobrecarga de información ya que no se le da un buen servicio a nadie si se ofrece información excesiva solo para hacerle alarde de las capacidades del sistema.

Asegúrese de que la salida este donde se necesita.

A menudo la información se produce en un lugar y después se distribuye al usuario. Para que sea usada y que sirva de algo, la salida se debe presentar al usuario correcto. No importa que tan bien diseñados estén los informes, si no llegan a los tomadores de decisiones que los requieren, no tienen valor.

Suministro de la salida a tiempo

Uno de los mayores problemas es que los usuarios no reciben la información a tiempo para tomar decisiones necesarias. Aunque el tiempo no lo es todo, representa una parte importante y crucial al momento de tomar una decisión.

Elección del método de salida correcto.

La información de la salida puede ser mediante informes impresos, información en pantalla, audio y documentos web. El analista deberá analizar el pro y el contra, en los cuales influyen los costos para el usuario.

RELACIÓN DEL CONTENIDO DE SALIDA CON EL MÉTODO DE SALIDA

Es importante considerar que el contenido de la salida de los sistemas de información esta interrelacionados con el método de salida. Siempre que diseña la salida, necesita pensar cómo influirá la función en la forma y cómo influirá el propósito que pretende conseguir en el método de salida que elija.

Tecnologías de salida

Se necesitan diferentes tipos de tecnología para producir diferentes tipos de salida. Para esto se utilizan varios medios como:

Impresoras

Monitores

Video, Audio y Animación

CD-DVDs

Salida Electrónica

Tecnología de demanda (PULL y PUSH).

FACTORES A CONSIDEDAR CUANDO SE SELECCIONE LA TECNOLOGÍA DE SALIDA

Como la tecnología cambia rápidamente, ciertos factores de su uso permanecen constantes en estos cambios, estos factores tienes que estar presentes y algunos de ellos tienen pros y contras:

¿Quién utilizará (verá) la salida de datos?

¿Cuántas personas necesitan la salida?

¿Dónde se necesita la salida?

¿Cuál es el propósito de la salida?

¿Cuál es la velocidad con que se necesita la salida?

¿Con qué frecuencia se accederá a la salida?

¿ Cuánto tiempo se almacenara la salida?

¿Bajo qué leyes especiales se produce, almacena y distribuye la salida?

¿Cuáles son los costos iniciales y continuos del mantenimiento y suministros?

¿Quién utilizará (verá) la salida?

Es importante saber que personas dentro y fuera de la organización utilizará la salida para así saber que herramientas implementar en cada caso. Estas herramientas van desde salida impresa hasta documentos web.

¿Cuántas personas necesitan la salida?

Este factor depende mucho de la tecnología a usar según el número de personas que requieran la salida. Ya sea para muchas personas (documentos basados en web o impresiones) o para unas cuantas (una pantalla o un audio).

¿Dónde se necesita la salida? (distribución, logística)

Otro factor que influye en la opción de tecnología de salida es el destino físico de la salida. El analista debe determinar si la información se mantendrá en su origen, si es así las herramientas a utilizar son la impresión o la intranet, también teniendo encuentra la cantidad de usuarios a utilizarla.

¿Cuál es el propósito de la salida?

El propósito de la salida es otro factor que se debe tener en cuenta a la hora de escoger la tecnología de salida. Esta decisión depende de las personas que necesitan esta información, ya será fuera o dentro de la organización, el tipo de cargo o usuario que requiera esta información. Todas estas variables son tenidas en consideración para saber que herramientas utilizar.

¿Cuál es la velocidad con que se necesita la salida?

Este tipo de factor se analiza con la ayuda de los tres niveles de administración de la organización (la estratégica, la de nivel medio y la de operaciones).

¿Con qué frecuencia se accederá a la salida?

Entre más frecuente se acceda a una salida más importante es la capacidad de verla. Las herramientas disponibles son pantallas conectadas a redes de área local o en Web. Adoptar este tipo de tecnologías ofrece acceso fácil y reduce el desgaste físico a la que se está sometida frecuentemente la salida impresa.

¿ Cuánto tiempo se almacenara la salida?

Se debe tener en cuenta que la salida impresa se deteriora con el tiempo y que los documentos web no son afectados por la humedad, la luz o el

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