“Diseño y construcción de un Sistema de Información” Control de Gestión

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“Diseño y construcción de un Sistema de Información”

Control de Gestión

Instituto IACC

Desarrollo

ITEM I

Dentro de los contenidos de la semana 7 se nombraron tres tipos de sistemas de tecnología de la información: sistemas a la medida ERP y sistemas web-based. Para cada uno de estos sistemas nombre un ejemplo e investíguelo a través de internet, comentando de qué se trata el sistema, sus características, sus ventajas, sus principales usuarios, etc.

SISTEMAS A LA MEDIDA

Los sistemas a la medida se llaman así porque son sistemas o software que son diseñados a medida, adaptados a los procesos de gestión que la empresa ya tiene consolidados. El desarrollo de éste tipo de sistemas en un paso inicial se debe analizar los procesos de la empresa donde podremos determinar cómo intervendrá el nuevo sistema en estos procesos con el fin de mejorarlos.

Como características podemos señalar que el sistema a medida tiene su tiempo de desarrollo, se adapta a las necesidades específicas de la empresa, por ser un diseño nuevo puede ser que contenga errores y se deba mejorar y por último y en general es más caro que un sistema o software estándar.

Sus ventajas pueden ser:

• La reducción de los gastos, ya que en una etapa inicial el costo de adquisición puede ser más elevado, no obstante después de que nuestro sistema esté en funcionamiento el costo de mantener las operaciones comerciales reduce significativamente, lo cual se traduce en ahorros que finalmente resultan en beneficios para la empresa.  La mayoría de software o sistemas a la medida tienen la capacidad de resolver de manera efectiva y simplificar problemas específicos y la sistematización ayuda a reducir gastos en la empresa. Este sistema está considerado como un método efectivo con el cual las empresas pueden reducir al mínimo los gastos y aumentar sus beneficios.
• Ahorro de tiempo, puesto que en cosa de segundos o minutos se pueden realizar procesos que podrían durar semanas o meses. En el ámbito empresarial el tiempo es muy relevante a la hora de hacer evaluaciones o resolver problemas, por lo que obtener información rápida y oportuna puede significar a la empresa desde aumentar su producción hasta optimizar sus recursos.
• Garantía de calidad, dado que estos programas rara vez cometen errores, es considerable un sistema fiable y consistente a la hora de producir resultados.
• Facilidad de mantenimiento, como señalamos anteriormente los sistemas a la medida que se desarrollan cumpliendo los estándares de programación, pueden ser muy fáciles de mantener y actualizar.

Como ejemplo se informa que Neosystems desarrolla un software a la medida, el cual abarca todo el proceso que va desde la fase de consultoría previa hasta el mantenimiento del sistema pasando por el diseño y la arquitectura, el desarrollo, la fase de pruebas, control de calidad, puesta en marcha y el soporte. Además utilizan metodologías de gestión de proyectos clásicas y también las más agiles y modernas.

ERP

Un sistema ERP es un sistema de planificación de recursos empresariales. Estos sistemas se hacen cargo de distintas operaciones internas de la empresa, desde su producción, distribución e incluso recursos humanos.

Este tipo de sistemas requieren de una gran inversión para las empresas sin embargo se dice que las empresas que adquieren un sistema ERP aumentas su productividad.

Las ventajas de este tipo de sistema pueden ser la automatización de procesos de la empresa, disponibilidad de la información de la empresa en una sola plataforma, integración de las distintas bases de datos de una empresa en un solo programa y ahorro en los tiempos y costos. Además ofrecen integración con soluciones permitiendo realizar informes sobre el estado de la empresa, lo cual resulta indispensable a la hora de que la empresa quiera analizar y mejorar sus procesos.

Este tipo de sistema puede ser usado por todo tipo de empresas, tanto multinacionales como PYMES ya que existen módulos personalizables, sin importar los diferentes procesos que tenga o el sector al que pertenece. Hay proveedores que se especializan en la implementación de los ERP, ya sea por producto o sector, consiguiendo mejores resultados.

Existen variados ERP y los más usados son SAP, Oracle y Microsoft los cuales llevan mucho tiempo en el rubro, no obstante su popularidad no los hace ser el más adecuado para su empresa ya que uno más conocido puede incluir funciones más adecuadas para su empresa.

Como ejemplo de un ERP, podemos mencionar al Oracle JD Edwards Enterprise One, el cual es un sistema ERP integrado al que se le pueden añadir conjuntos de aplicaciones, convirtiéndolo en un sistema muy flexible. Este software cuenta con un paquete de 80 aplicaciones personalizables para la industria a la que pertenezca, dentro de sus funciones ofrece contabilidad y finanzas, producción, compras y ventas, distribución, CRM y HRM. Además permite la instalación de más aplicaciones que amplían el total de funcionalidades del sistema.

SISTEMAS WEB-BASED

Los sistemas web-based son sistemas o aplicaciones web ejecutadas vía internet. Por lo general estas aplicaciones no necesitan ser instaladas en un computador, no obstante existen algunos que si son instalados. Su finalidad es almacenar información de todos los usuarios para que sea una consolidación de información que pueda estar disponible en todo momento y por todos sus usuarios.

Dentro de sus ventajas es que muchas de estas aplicaciones son gratuitas o de bajo costo, se puede acceder a la información en cualquier momento y lugar, no depende de algún equipo especifico puesto que su contenido se encuentra almacenado en una nube, además permite que varias personas trabajen simultáneamente en ella y por último y lo más importante es que no se pierde la información a no ser que sea de forma voluntaria.

Cualquier tipo de empresa puede utilizar este tipo de aplicaciones no existe un requisito de tamaño ni de rubro puesto que su finalidad es almacenar información independiente del tipo.

Como ejemplo podemos nombrar a Microsoft Office 365 que tiene disponible un paquete empresarial en el cual se incluye Word, Excel, Power Point, Access, One Note, Exchange, One Drive, Share Point y Microsoft Teams, el cual se puede cancelar durante el año en cuotas mensuales o pagar el arrendamiento anual completo.

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