El proceso electrónico de datos (PED)

PROCESAMIENTO ELECTRONICO DE DATOS

El proceso electrónico de datos (PED) representa el principal avance técnico logrado en el mundo de los negocios.

Los sistemas PED pueden manejar un gran numero de diversas tareas, desde procesar una sencilla nomina hasta simular los efectos que diferentes alternativas de decisión producirían en todas las operaciones de una empresa.

En la actualidad, el PED sé esta aplicando audazmente a funciones de control de la función directiva. El equipo de PED proporciona al auditor una poderosa herramienta para aumentar la efectividad de sus procedimientos de auditoria y prestar mayores servicios a los clientes.

EL CONTROL INTERNO Y EL PROCESAMIENTO ELECTRONICO DE DATOS

La evaluación del sistema de control interno mide la calidad del sistema y proporciona al auditor las bases sobre las cuales este construirá su examen y derivara sus conclusiones.

El mejor punto de partida para evaluar el control interno es revisar la documentación, después observar las actividades de procesamiento de datos, e interrogar a las personas encargadas de desempeñar esas actividades. Tal revisión es necesaria para determinar la existencia de un sistema contable, así como para evaluar los controles empleados para fomentar el apego a las políticas de las empresas y para lograr eficiencias de operación.

Controles de organización

Básicamente, el auditor revisa el plan de organización y las responsabilidades funcionales, a fin de determinar si existe una separación de la autoridad, el mantenimiento de los registros y la custodia de los activos. Esta segregación de funciones se logra en los sistemas PED por la separación de las funciones de análisis de sistemas y las de programación.

Además, tal separación fomenta la eficiencia de operación, puesto que las capacidades, conocimientos, capacitación y destrezas que se requieren para ejecutar estas funciones, difieren grandemente.

Para valorizar los controles de organización, el auditor debe revisar los diagramas y manuales de organización, observar las actividades del personal PED y plantear preguntas.

Controles administrativos

La evaluación de los controles administrativos consiste principalmente en revisar la documentación referente a diseño de sistemas, programación y operaciones de computadoras. El auditor debe determinar la idoneidad de la documentación revisando los diagramas de recorrido del sistema y de los programas, los libros de corridas de programas y de consola, los manuales de normas de programación, los registros de utilización del PED, los procedimientos del mantenimiento del programa, y los procedimientos de biblioteca de PED.

Controles de procedimientos

El aspecto principal de la evaluación que de los controles internos haga el auditor, es determinar la existencia de un sistema de procesamiento de datos y la efectividad con que dicho sistema registre, procese y reporte los datos. Esta revisión es importante para poder determinar si se han establecido procedimientos financieros y contables para asegurarse de que:

1. Las transacciones son revisadas lo suficiente para establecer la idoneidad y exactitud de sus registros.

2. El recorrido del procesamiento de datos permite descubrir y corregir errores en los datos de operaciones y financieros, reduciendo dichos errores al nivel permitido por la gerencia.

3. Se exigen y preparan informes que reflejan la responsabilidad de la autorización, la ejecución y la revisión de transacciones financieras y contables.

El auditor necesitara entonces observar las diferentes actividades del procesamiento de datos, e interrogar a los encargados de ejecutarlas, a fin de comprender mas a fondo el sistema y sus controles.

Prueba del sistema

El auditor tiene que probar el sistema de procesamiento de datos para determinar la existencia y efectividad de los procedimientos de procesamiento del cliente, así como de los controles programados. Al probar los sistemas electrónicos, el auditor deberá elaborar datos de prueba para determinar con exactitud como reaccionara un sistema de procesamiento especifico ante determinado tipo de transacciones. Prácticamente, el auditor deja que el sistema de PED se haga una auditoria a sí mismo, presentando al sistema transacciones de prueba que éste no puede

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