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En la biblioteca se desea automatizar los préstamos de material, que incluyen libros, revistas y discos. Los libros pueden prestarse para ser consultados dentro o fuera de la biblioteca, los otros materiales sólo pueden revisarse dentro de la biblioteca por los alumnos, los maestros sí pueden llevárselos;

• los libros manejan nombre, autor, ISBN, editorial, además de un código de barras que identifica de manera única cada ejemplar o copia que se tiene;

• las revistas tienen nombre, fecha de publicación y el código de barras que también identifica cada ejemplar;

• los discos sólo tienen nombre, número de copia y código de barras.

Para poder solicitar un préstamo de material, el alumno debe estar inscrito en la escuela, puede pedir hasta tres libros en cada ocasión y resellar el préstamo un máximo de 3 veces, el tiempo que están fuera los libros es de 4 días hábiles la primera ocasión y 3 días en los resellos; si devuelve los libros fuera de tiempo, se hace acreedor a una multa que debe cubrir en Tesorería antes de poder solicitar otro préstamo, quedando el primero simplemente como “devuelto”; si para el final del semestre no devuelve los libros, se gira información a Tesorería para cobrarle el precio de los libros y darlo de baja de los exámenes finales, el préstamo queda como “perdido”. La información de los préstamos se borra al iniciar el nuevo semestre.

Los préstamos de material a maestros tienen un máximo de 10 días hábiles en cada ocasión, incluyendo los resellos; no se cobra multa por su retraso y si no devuelve el material a tiempo simplemente se le descuenta por nómina.

Cada vez que se compra un material, éste queda marcado como “en circulación”; al final del semestre se hace un inventario general para verificar los materiales de la biblioteca, pudiendo quedar como robados (nunca fueron devueltos o simplemente desaparecieron), dañados (el material existe, pero su estado es tan malo que ya no puede prestarse); entre un semestre y otro, con las cuotas que haya recuperado Tesorería, se adquieren los libros que hayan quedado como dañados o robados, así como los que se hayan solicitado al área de Compras por los departamentos académicos; luego de un año, los libros que no hayan podido recuperarse, son eliminados de la biblioteca y, por lo tanto, del sistema.

El administrador de la biblioteca es quien está solicitando el sistema, está interesado en certificar sus procesos bajo ISO 9000, disminuir la inconsistencia en el inventario (se supone que existe cierta cantidad de material pero no es así), disminuir las quejas de los alumnos y disminuir los costos de renovación del material al evitar que se roben o destruyan los libros.

Existe un catalogador en la biblioteca, que se encarga de actualizar el catálogo (marcar libros dañados o robados, registrar los libros nuevos, etiquetar

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