INTEGRACIÓN DEL SOFTWARE DE DESPACHOS

INTEGRACIÓN DEL SOFTWARE DE DESPACHOS

Jorge Navarro, Diana Marcela Vacca, Javier Marín y Diana Galindo

Administración de Empresas, Fundación Universitaria del Área Andina

019 – Diseño de Procesos

Prof. ª  Zulma Bibiana Rojas Prieto

Junio 08, 2020

INTEGRACIÓN DEL SOFTWARE DE DESPACHOS        1

INTRODUCCIÓN        3

OBJETIVOS        4

PROBLEMA IDENTIFICADO        4

ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN        4

JUSTIFICACIÓN DE LA PROPUESTA        5

ACCIONES O FASES A EMPRENDER PARA EL DESARROLLO DE LA PROPUESTA        6

Compra        6

Alistamiento de la Mercancía        6

Ingreso al Sistema de Transportes        7

Entrega al Cliente y Firma Digital        7

Soportes de Entrega en la Nube        8

TIEMPOS DE EJECUCIÓN        8

RECOMENDACIONES        8

CONCLUSIONES        9

REFERENCIAS        10

INTRODUCCIÓN

El siguiente trabajo lo hemos realizado con el fin de aplicar los conceptos, metodologías y herramientas para el diseño de un proceso innovador para una empresa y que le generen valor agregado a partir de los cambios en los métodos, para el mejoramiento de la productividad y la competitividad.

El desarrollo de este trabajo se ha realizado de una manera colaborativa, en la cual los hemos escogido uno de los procesos propuesto por uno de sus integrantes, este es un proceso que actualmente se está implementando en una empresa de grande superficie del sector retail, y que ofrece productos para la construcción y el hogar como lo es Homecenter.

El tema principal para este trabajo es, la integración del software de esta empresa con el software de una empresa de transportes la cual se encarga de la entregas a clientes y el impacto que ha tenido esta integración en el área de despachos de Homecenter.

OBJETIVOS

• Eliminar la cantidad de copias innecesarias de documentos, lo cual implica una manipulación larga e innecesaria de los documentos.
• Disminuir la pérdida de documentos importantes por falta de control, es una problemática que se presenta muy seguido al momento de ubicar documentos que ayudan a la solución de requerimientos de los clientes, respecto a sus entregas

PROBLEMA IDENTIFICADO

1 Elaboración propia

De acuerdo a la información analizada, se identificó la siguiente problemática en Homecenter. El problema identificado puntualmente se encuentra en el área  de despachos donde se ha evidenciado un proceso largo, manual y repetitivo y está centrado en la cantidad de papel utilizado para cumplir con la entrega de un pedido.

ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN

Esta empresa aproximadamente despacha 6.000 pedidos mensuales, y cada pedido en promedio utiliza 4 hojas de papel. Realizamos el siguiente  cálculo matemático y se establece:

                      Número de pedidos * Número de hojas

                      6000 * 4 = 24.000 hojas

                      24.000 / 500 = 48 Resmas de papel

                      48 / 8 = 6 cajas de papel Mensual

                      6 / 4 = 1.5 cajas semanales

A partir del cálculo anterior podemos identificar que solamente el área de despachos consume 6.000 hojas semanales equivalente a 1.5 cajas de papel, lo cual tiene un costo mensual aproximado de $700.000, es decir que al año el gasto por papelería de esta área oscila entre los 8.5 millones de pesos. Todo este proceso de papelería implica su respectivo; control, organización y archivo, por ende se ha desarrollado una propuesta de integración de software entre la empresa transportadora y Homecenter.

JUSTIFICACIÓN DE LA PROPUESTA

Diseñar un proceso que le brinde a la compañía una oportunidad de mejora en el área de despachos y que contribuya de manera directa en la disminución de tiempo, costos y etapas del proceso, mejorando los tiempos en los despachos, control en la documentación, respuesta inmediata a las solicitudes de los clientes con respecto a sus entregas.

Este nuevo proceso ayudará a las nuevas formas de despachos; convirtiéndolo en un proceso fácil y sencillo desde el momento en que se genere una orden de compra por parte de los clientes, reducción en los tiempos de respuestas, envió de documentos al área de servicio al cliente para evaluación y atención de requerimientos.

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