ITIL - Gestión Financiera

Introducción

Las siglas de ITIL se corresponden a “Information Technology Infrastructure Library”, que puede traducirse como la Biblioteca de la Infraestructura de las Tecnologías de la Información.

ITIL fue desarrollado a finales de 1980 por el gobierno británico dentro del departamento llamado OGC (Office of Government Commerce). Este departamento recibió el encargo de crear una metodología estándar para garantizar una entrega eficaz y eficiente de los servicios TI. Esta metodología debía ser independiente de los proveedores.

ITIL especifica un método sistemático que garantiza la calidad de los servicios de TI, ofreciendo una descripción detallada de los procesos más importantes en una organización de TI.

En el momento de realizar este proyecto, la versión vigente de ITIL era la 3. Esta versión se centra en el Ciclo de Vida del Servicio, el cual consta de cinco fases:

• Estrategia del Servicio. Fase de diseño, desarrollo e implementación de la Gestión del Servicio como un recurso estratégico.

• Diseño del Servicio. Fase de diseño para el desarrollo de servicios de TI, incluyendo arquitectura, procesos, política y documentos.

• Transición del Servicio. Fase de desarrollo y mejora de capacidades para el paso a producción de servicios nuevos y modificados.

• Operación del Servicio. En esta fase se garantiza la efectividad de la provisión y el soporte de servicios con el fin de generar valor para el cliente y el proveedor del servicio.

• Mejora Continúa del Servicio. Fase en la que se genera y mantiene el valor para el cliente mediante la mejora del diseño y la introducción y Operación del Servicio.

Las organizaciones son cada día más dependientes de TI para satisfacer sus objetivos corporativos y para poder cumplir sus necesidades de negocios. A menudo, un departamento de TI no considerará los objetivos de la empresa como los suyos propios, sino que se considera a sí mismo como tan solo un proveedor. Sin embargo TI debe ser visto como una parte integral de la empresa, estrechamente integrado con los objetivos de la empresa y debe contribuir al negocio.

Dado que los departamentos de TI se encuentran ahora en el negocio de proveer servicio, deben adoptar una manera completamente nueva de pensar y asimilar los mismos conceptos de negocio que aquellos utilizados por todos los proveedores de servicios.

ITIL nace como un código que persigue los anteriores objetivos mediante:

• Sistematización del servicio TI centrado en los procesos y procedimientos

• Establecer estrategias para la gestión operativa de la infraestructura TI

Para ello los ciclos de ITIL contemplan cada fase del ciclo de servicio, desde la definición inicial y el análisis de los requerimientos de negocio en las fases de Estrategia del Servicio y el Diseño del Servicio, hasta la migración al entorno de producción mediante la fase de Transición del Servicio, con la correspondiente operación del sistema y la mejora del mismo, soportadas por las fases de Operación del Servicio y Mejora Continua del Servicio respectivamente.

ITIL se ha convertido en el estándar de facto a nivel mundial para la gestión de Servicios TI, siendo utilizado como núcleo para el propio desarrollo de las grandes compañías de gestión de servicios.

Gestión Financiera

Los Servicios de TI normalmente son vistos como críticos para la organización o para la empresa. El incremento en el número de usuarios, la demanda de nuevas tecnologías, y las complejidades de los sistemas cliente-servidor han causado frecuentemente que los costes de los servicios TI hayan crecido más rápidamente que otros costes. Como resultado, las organizaciones suelen deshabilitar o no desean justificar su presupuesto en mejorar los servicios o desarrollar unos nuevos, y los servicios TI se ven como servicios de costes muy altos o inflexibles.

Dada la complejidad de la contabilidad para la utilización de TI, no es normal que se identifiquen los costes de puesta en marcha de los servicios TI, y esto frecuentemente lleva a la insatisfacción con “el valor por el dinero” de los servicios.

• ¿Por qué la organización TI no puede proveer un buen nivel de servicio?

• ¿Por qué la organización TI tiene que tener un presupuesto tan grande?

• ¿Cuánto puede costar implementar y poner en marcha este nuevo sistema?

• ¿Por qué se utiliza tanto tiempo en ejecutar tareas relevantes, como imprimir largos informes que nunca son leídos?

Estas son algunas de las preguntas que se realizan dentro y fuera de la organización, especialmente durante periodos críticos de perdida de servicios.

Para poder entender si una organización realmente está haciendo las cosas lo mejor que puede, y para demostrar esto a sus clientes, tiene que entender el coste de proveer un servicio y gestionar estos costes. Para poder hacer esto, normalmente se implementa la Contabilidad TI, los procesos de realizar los presupuestos, y frecuentemente también se implementan los procesos de cobros.

La Gestión Financiera es la administración de los recursos monetarios de la organización. Da soporte a la organización en la planificación y en la ejecución de los objetivos empresariales y requiere aplicaciones consistentes en la organización, con objeto de alcanzar la máxima eficiencia y el mínimo conflicto.

En una organización TI, podemos ver los siguientes procesos:

• El presupuesto es el proceso de predecir y controlar el gasto del dinero en la organización, y consiste en una negociación cíclica periódica para establecer los proyectos (normalmente anualmente) y la monitorización del día a día de los presupuestos actuales.

• La Contabilidad TI es un conjunto de procesos que permite a la organización contabilizar la manera en la que se gasta el dinero. Normalmente los debe revisar una persona con conocimientos de contabilidad.

• Los cobros son un conjunto de procesos que se requieren para cobrar a los clientes los servicios prestados, con objeto de ejecutar estos requerimientos de la Contabilidad TI, a un nivel determinado por los requerimientos del análisis, cobro y procesos de informe.

La Gestión Financiera de los Servicios TI, interactúa con la mayoría de los procesos que tienen dependencias y responsabilidades sobre:

• Gestión del Nivel de Servicio. El SLA especifica las expectativas del Cliente y las obligaciones del Servicio TI. EL coste para obtener los requerimientos del cliente puede tener un mayor impacto en la forma y envergadura de los servicios, que lo que se ha acordado. La Gestión Financiera TI se enlaza con la Gestión del Nivel de Servicio en los costes para

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