Importancia De La Archivonomia

LA IMPORTANCIA DE LA ARCHIVONOMIA

La imposibilidad de mantener en la mente todos los asuntos y la necesidad de poder, disponer, de los documentos como constancia escrita de los mismos en ellos contenidos hacen necesarios un procedimiento que permita localizar con seguridad y rapidez.

La guarda de los documentos debidamente ordenados y clasificados, para su rápida localización y consulta de es de mucha importancia en cualquier institución puesto que continuamente se requiere información de los asuntos tramitados en proceso de trámite.

El sistema de archivo implantado en una institución debe tener en cuenta la cantidad de asen tos que tramitan y la calidad o importancia de los mismos con el propósito de satisfacer la finalidad de un archivo organizado. Conserva convenientemente clasificada la documentación de los asuntos de la institución para su sistema rápida y fácil de consultar.

Sistema es el conjunto de normas, reglas y disposiciones que se establecen para lograr la uniformidad en la ejecución de un trabajo.

Un sistema de archivo de entender tres pasos principales que obliga mente siguen los documentos:

Clasificación, registro y archivo.

Clarificar es forrar grupos de una misma clase, reunir los documentos de una misma índole o de un mismo asunto.

Cuando, por ejemplo, de un conjunto de documentos de una negociación, formamos en grupos separados los relacionados a solicitudes de empleo y de los referidos a autorizaciones de crédito, etc.; estamos clasificando.

Registrar es anotar en tarjetas, hojas o libros, los datos de los documentos antes clasificados precisa conservan por observación o cónsula. Cuando, por ejemplo, anotamos las clasificaciones de un alumno en su tarjeta personal o asentamos en un libro de la caja en importante de las entradas y salidas de dinero, estamos registrando.

Registro o registros

Son los medios materiales en que hacemos anotaciones como hojas, libros, tarjetas, relaciones, etc.

Archivar es el acto material de colocar ordenadamente los documentos previamente clasificados en una carpeta o folder que integrada recibe el nombre de expediente. Los expedientes son los colocan en el archivero de acuerdo con el orden establecido en el sistema de archivo.

A la persona que maneja el archivo se le conoce como archivista, archivero archivólogo. Sin embargo es más usual designarlo archivista.

Los principales medios materiales necesarios para el funcionamiento de los archivos son los siguientes:

Archiveros. Muebles selecciónales de preferencia metálicos de dos a seis gavetas, para la colocación ordenada de los expedientes.

Carpetas o folder. De cartulina, tamaños carta y oficio para integrar los expedientes.

Guías.

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