La unidad de Organización y Métodos. Objetivos Y Políticas Objetivos

a unidad de Organización y Métodos.

1. Autora: Stephanie Pinzón. La unidad de Organización y Métodos. Objetivos Y Políticas Objetivos  Lograr que la empresa en su conjunto y las unidades que la integran en particular cuenten con estructuras organizativas equilibradas, flexibles y funcionales que faciliten el buen logro de los resultados esperados.  Dotar a las diferentes unidades de la empresa de objetivos, políticas, normas y otros aspectos organizativos, relacionados con la doctrina y filosofía de la doctrina que sean necesarias para orientar y encauzar el eficaz desempeño del trabajo.  Facilitar la planeación, distribución y control del trabajo entre las diferentes unidades de la empresa, evitando la improvisación de labores, la pérdida de tiempo, las disminuciones en el volumen y calidad de trabajo y el desorden administrativo que pudiera presentarse.  Optimizar los diferentes sistemas, procedimientos y métodos de trabajo utilizados por todas las unidades de la empresa.  Analizar todos los cargos o puestos de trabajo, sus jerarquías, responsabilidades y requisitos. Políticas  Procurar al máximo posible que las diferentes investigaciones y estudios de O y M, se vayan desarrollando conforme a los calendarios de trabajo previamente elaborados para tal efecto.  Utilizar adecuadamente las diferentes fuentes de información que fueren necesarias para el desarrollo de los estudios e investigaciones, evitando la obtención de datos superfluos, falsos, incompletos y desactualizados.  Establecer y mantener excelentes relaciones interpersonales con el personal involucrado den los estudios e investigación procurando obtener su confianza, respeto, consideración, reconocimiento y admiración.

2. Autora: Stephanie Pinzón.  Contar siempre con información actualizada sobre la organización y funcionamiento de otras empresas similares, con el propósito de establecer análisis comparativos que permitan aprovechar sus conocimientos y experiencias en beneficio de la consistencia y efectividad de los estudios e investigaciones que se desarrollan.  Velar por que los instrumentos técnico-administrativo (manuales, guías, instructivos, etc) que se emitan, sean preparados y actualizados de conformidad con las normas de redacción, ortografía, puntuación y presentación requeridas.  Observar cuando fuere necesario, antes, durante y después de los estudios e investigaciones, la más absoluta discreción y confidencialidad sobre aquello datos, hechos y opiniones que por determinada circunstancias no deban ser divulgados al personal de la empresa. JUSTIFICACIÓN DE LA EXISTENCIA DE LA UNIDAD DE O Y M Y FUNCIONES DE UNA UNIDAD DE O Y M Justificación: El proceso de globalización y modernización exige actualización, y por consecuencia demanda eficiencia, productividad, competitividad y dividendos. Sin embargo, con el desarrollo continuo, la evolución constante del crecimiento o de las actividades y lo complejo que se convierte mantener la alta calidad, el bajo costo y constancia en el mercado, es necesario contar con unidades especializadas que contribuyan a asesorar, aconsejar y orientar a la administración en cuestiones de O y M. La creación de la unidad de O y M en la empresa es una necesidad, ya que esta será responsable de planear, ejecutar y controlar las diferentes actividades que son necesarias para mejorar y racionalizar el trabajo de la empresa.

3. Autora: Stephanie Pinzón. Funciones: La unidad de O y M es eminentemente asesora a la alta dirección como las diversas unidades que componen la empresa. Función general: Estudiar y analizar la organización, sistemas, procedimientos, métodos, formularios, espacio físico, aprovechamiento del mobiliario y equipo y otros recursos utilizados por las diferentes unidades administrativas y técnicas que integran la empresa; con el propósito fundamental de sugerir aquellos cambios y mejoras administrativas que tiendan a elevar la eficiencia integral de la misma, mediante el aprovechamiento racional de los recursos humanos y materiales de que se disponga en un momento determinado. Funciones específicas:  Estudiar, analizar y mejorar permanentemente a estructura organizativa, objetivo, política, funciones, normas de trabajo y otros aspectos organizativos de las diferentes unidades que integran la empresa.  Estudiar, analizar y mejorar continuamentes los diversos sistemas, procedimientos, métodos, formularios, informes, registros, controles, archivos, espacios físicos, aprovechamientos de mobiliario y equipo y otros factores o elementos de análisis administrativo.  Formular y proponer, basándose en los estudios de organización y funcionamiento, reformas a los reglamentos, instructivos y demás disposiciones legales y normativas vigentes en la empresa. Funciones complementarias:  Análisis y diseños de procedimientos.  Estudio de métodos de trabajo.  Análisis, diseño y control de formularios.  Distribución física de oficinas.  Distribución del trabajo.  Elaboración de manuales administrativos.  Análisis de conflicto de autoridad y responsabilidad.

4. Autora: Stephanie Pinzón. MODELO DE ESTRUCTURA INTERNA DE LAS UNIDADES DE O Y M A continuación se describen algunos ejemplos de estructura interna la unidad. 1. Por producto o área técnica. 2. Por unidad de organización. 3. Por área de la empresa. 4. Por tipos de sistemas analizados. 5. Por complejidad de proyectos. 6. Por combinación de criterios. Ejemplo por Producto o Área Técnica

5. Autora: Stephanie Pinzón. Jefe Unidad de O y M Estructura Básica de la Unidad de O y M Esta estructura funcional puede manifestarse en diferentes estructuras dependiendo de las necesidades de la empresa. A continuación se presenta Ia descripción del cargo del jefe de la Unidad de O y M. Función básica: Colabora con la gerencia general en lo relativo a la planeación, ejecución, coordinación y control de todas aquellas actividades necesarias para proporcionar asesoría técnica en materia de Organización y Métodos, a todas y cada una de las unidades que integran la compañía. Responsabilidades y Autoridad  Planea, dirige, supervisa y coordina la ejecución de las investigaciones y estudios técnico-administrativos que permitan analizar y mejorar la organización y funcionamiento de la empresa en su conjunto.  Colabora con el personal técnico a su cargo, cuando las necesidades o circunstancias Io requieran, en Ia ejecución de los diferentes estudios e investigaciones que lleva a cabo Ia unidad. Estructura Básica de la Unidad de O y M  Informa de manera periódica al gerente general sobre el estado de avance y situación en que se encuentran los estudios e investigaciones que desarrolla Ia unidad a su cargo.

6. Autora: Stephanie Pinzón.  Orienta y guía al personal a su cargo sobre los procedimientos,

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