Las principales funciones de automatización de flujo de trabajo

Definición

El flujo de trabajo (workflow en inglés) es el estudio de los aspectos operacionales de una actividad de trabajo: cómo se estructuran las tareas, cómo se realizan, cuál es su orden correlativo, cómo se sincronizan, cómo fluye la información que soporta las tareas y cómo se le hace seguimiento al cumplimiento de las tareas.

El Workflow no es un concepto específico de la tecnología de información, es una parte esencial del software para trabajo colaborativo (groupware) es justamente el flujo de trabajo.

El groupware o software colaborativo se refiere a un conjunto de programas informáticos que integran el trabajo en un solo proyecto y conecta todos los usuarios y actividades a través de internet.

Este tipo de trabajo ha empezado a ser utilizado debido a las nuevas tecnologías de la información y la comunicación que permite que usuarios físicamente distantes realicen un trabajo en conjunto en forma on-line, pudiendo cada uno incorporar sus aportes, pues todos pueden editar y modificar los textos en forma interactiva.

Uno de los sistemas de gestión de groupware es el workflow.

Las funciones principales del Workflow son la automatización de acciones consecutivas, actividades o tareas utilizadas para la ejecución del proceso, incluye también el seguimiento del estado de cada una de sus fases y la aportación de las herramientas necesarias para gestionarlo.

Se pueden distinguir tres tipos de actividad:

• Actividades colaborativas: Un conjunto de usuarios trabajan sobre un mismo repositorio de datos para obtener un resultado común. Tiene entidad el trabajo de cada uno de ellos en sí mismo.

• Actividades cooperativas: Un conjunto de usuarios trabajan sobre su propio conjunto particular, estableciendo los mecanismos de cooperación entre ellos. No tiene entidad el trabajo de ninguno de ellos si no es visto desde el punto de vista global del resultado final.

• Actividades de coordinación.

Objetivos

El propósito de los sistemas de gestión de workflow es acercar personas, procesos y máquinas, con el objeto de reducir tiempo de realización de un trabajo. Estos sistemas permiten trabajar en equipo desde diferentes lugares físicos. Los sistemas de workflow facilitan la automatización de trabajos o proyectos y permiten que la empresa organice todos los procesos y acciones necesarias para alcanzaar cierto objetivo gracias a la ayuda de las nuevas estrategias de gestión.

Principales objetivos:

• Reflejar, mecanizar y automatizar los métodos y organización en el sistema de información.

• Establecer los mecanismos de control y seguimiento de los procedimientos organizativos.

• Independizar el método y flujo de trabajo de las personas que lo ejecutan.

• Facilitar la movilidad del personal.

• Agilizar el proceso de intercambio de información y agilizar la toma de decisiones de una organización, empresa o institución.

• Optimizar el servicio

La tecnologia de trabajo de flujos es relativamente reciente. Actualmente en el mercado exixten varios productos de workflow.

La aparición de muchos programas hizo dificil la comparación de las diferentes tecnologías y herramientas. De forma generl la especificación de un Workflow puede ser explicada en sentido general desde diferentes perspectivas:

Perspectiva de Control de Flujo: describe actividades y su orden de ejecución mediante diferentes constructores que permiten controlar el flujo de ejecución.

Perspectiva de Datos: describe los datos (documentos, objetos, etc.) que fluyen entre las diferentes actividades. Estos datos también pueden ser variables locales que definen pre y pos condiciones en la ejecución de tareas.

Perspectiva de Recursos: muestra una visión más orientada al negocio, describiendo el proceso en función de las responsabilidades que tienen las diferentes personas o dispositivos en la ejecución de una determinada tarea

.Perspectiva Operacional: muestra las acciones elementales que se realizan dentro de las actividades, tales como invocar un determinado servicio de una aplicación con determinados datos.

Lenguajes de especificación de Workflow

• XML Process Definition Language, es un lenguaje para la definición de un Flujo de trabajo. Fue creado en el año 2001.

XML especifica un formato de diseño de los procesos. Permite una representación gráfica de los procesos incluyendo coordenadas X e Y para cada nodo. Además, pueden especificar atributos como roles, descripción de actividades, llamadas a servicios web, etc… Suele ser preferido cuando se trata de implementar procesos o workflows con interacciones humanas. Tiene extensiones que permite representar todos los aspectos de BPMN.

• BPMN implementa una notación de modelo para procesos, concretamente el conjunto original de especificaciones propuestas por BPMI (Business Process Managment Iniciative) se trata de una notación gráfica de los pasos y actividades de un proceso de negocio. Modela tanto la secuencia de actividades como los datos o mensajes intercambiados entre los distintos participantes.

• BPEL es un lenguaje ejecutable con sus variables y operaciones. Tiene un gran soporte para XML. Además, permite de manera fácil invocar múltiples servicios web al mismo tiempo y sincronizar los resultados. BPEL no tiene soporte gráfico; es decir, no especifica como deben ser los diagramas interpretativos de los procesos que define. El objetivo de BPEL es ofrecer una forma de orquestar servicios web, la secuencia de interacciones subyacente y el flujo de datos punto a punto.

BPEL y XPDL no son competidores entre sí, ya que pueden ser complementarios según el uso que se haga de ellos. De hecho, a partir de un modelo BPMN podemos pasar a un proceso BPEL ejecutable por un motor de una herramienta. Igualmente a partir de un proceso BPMN podemos obtener una implementación XPDL. La desventaja del paso de BPMN a BPEL es que no siempre se puede hacer el camino inverso (lo que dificulta la exportación/importación entre herramientas). Pero tampoco hay una necesidad de ello: BPEL y XPDL están pensados para cosas distintas; pero pueden ser complementarias si se utilizan de esa manera.

Patrones de workflow

Especificación de alto nivel que permite comparar diferentes productos y tecnologías de gestión de procesos.

• Patrones de control básico.

• Patrones de bifurcación y sincronismo avanzados.

• Patrones que involucran múltiples instancias.

• Patrones estructurales.

• Patrones basados en el estado.

• Patrones de cancelación.

Conceptos más importantes

Processo é uma estruturação,

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