Los 6 principios de la planificación de un programa de mantenimiento

INTRODUCCIÓN

Desorden e improvisación son dos palabras que, casi en cualquier contexto, tienen una connotación negativa. En cambio, el orden y la premeditación sugieren un efecto positivo. Si incluimos estos conceptos al mantenimiento, no cabe duda que el desorden y la improvisación nos resultarían indeseables, aunque esta última en ocasiones sea necesaria. Orden y premeditación son características que podemos contener en la planeación.

La planificación en el mantenimiento, más allá de resultar conveniente debido a las ventajas que trae consigo, es estrictamente necesaria. Y es que, de no incluirse, lejos de únicamente “perder sus beneficios”, se presentan múltiples inconvenientes que, al final del día, resultan en pérdidas económicas que de más está decir no son para nada admisibles. Motivos sobran para recalcar su importancia, por la cual, debe encontrarse la manera de hacer que sea efectiva.

En la planificación, todo se reduce a decisiones, y si lo que se busca es obtener los mejores resultados, deberán tomarse entonces las mejores alternativas. Para lograrlo, existen seis principios que contribuyen a una mejora del proceso de planificación, mismos que discutiremos en este trabajo.

DESARROLLO

Principio 1: Departamentos separados.

Este primer principio nos especifica que para una buena planeación se debe de tener un ambiente de trabajo tranquilo para poder centrarse en lo importante, ya sea en una oficina o un departamento donde puedan trabajar sin ninguna distracción. También nos explica que un planificador no debe de ser un miembro del equipo de trabajo para el que planea, además de que él debe de reportar ante alguien diferente al jefe del equipo de trabajo, otro aspecto a tener en cuenta es que no solo tiene que ser uno el que planifique si no que pueden ser un grupo de planificadores con un jefe, un planificador líder con cierta responsabilidad para proporcionar dirección y garantizar la coherencia dentro el grupo de planificación.

Es muy importante que el planificador no forme parte del equipo de trabajo ya que no se centraría tanto en la planificación o en algunos casos solo se enfoque en una parte de ella descuidando las demás ya que siempre estará un trabajo importante que completar hoy y la tentación de retrasar la preparación para el trabajo de mañana., además de que podría recibir mucha presión de todas partes como del supervisor de la tripulación que da la mayor importancia en el trabajo asignado, la presión inconsciente de la gerencia para alentar a los supervisores que tienen que entregar el trabajo en cierta fecha cercana, a los planificadores, y la presión de los compañeros de tripulación, todos contribuyen, otro problema sería cuando los gerentes o supervisores de la empresa comienzan a ver a los planificadores de la empresa no como lo que son si no como una herramienta más que puedan utilizar y ponerlos en sus equipos de trabajo y para poder evitar estos tipos de problemas se quita a los planificadores del control directo de los gerentes o supervisores.

Como la planificación contribuye a la programación, la falta del esfuerzo de planificación puede disminuir el número de asignaciones de trabajo a los empleados, y por ende la cantidad de trabajo que la empresa espera de cada equipo de trabajo disminuiría, esto desembocaría a que la productividad de la planta comenzara a disminuir, Gradualmente, la planta vuelve a una situación en la que los equipos de trabajo reparten rutinariamente el equipo en condiciones urgentes y con poco tiempo restante para el mantenimiento para evitar problemas con el equipo.

Principio 2: Centrarse en el trabajo futuro (trabajo que no se ha puesto en marcha).

En este segundo principio se trata de la planificación, la cual se basa en poder planificar cierto trabajo en un determinado tiempo antes de que comience, para poder dar tiempo al departamento de mantenimiento unos días para que lo aprueben y esté listo para ejecutarse, los planificadores no deben de involucrarse en trabajos que ya estén en curso y si una vez que el trabajo ya esté en curso y llegara a surgir un problema no se debe de acudir al planificador ya que eso lo deben de resolver los participantes por ellos mismos, ya una vez terminado el trabajo si se puede acudir al planificador por una retroalimentación. A un a si el planificador siempre está en disposición para revisar los comentarios de trabajos anteriores para ayudar a dar una solución a su problema, otro aspecto es que la retroalimentación no solo debe de ser de datos obtenidos sino también de los datos guardados de cada trabajo.

Una vez que se finaliza un trabajo el técnico o supervisor principal del departamento de mantenimiento puede llevar a cabo una retroalimentación cualquier problema, cambios en el plan u otra información útil para que los planes de trabajo futuros y los horarios puedan en cierta manera mejorarse, además de archivar la información para poder ayudar a trabajos futuros.

“Todo trabajo es urgente una vez que comienza”

Para cada equipo o departamento esto es algo natural ya que una vez comenzado el trabajo se tiene que hacer todo lo que este en sus manos para terminar y entregar el trabajo a tiempo sin ningún retraso ni contratiempo, es por eso que siempre habrá la necesidad de contactar con un planificador. Una alternativa seria en este punto es tratar de designar a uno de los planificadores por ayudar a todos los trabajos en curso a proteger a los demás planificadores. Es mejor comenzar con el entendimiento de que “los planificadores no reemplazan la necesidad de un técnico (o supervisor) para encontrar información técnica”. Sin embargo, una vez que un técnico haya encontrado información, el planificador guardará y vuelva a emitir todos los comentarios sobre trabajos futuros.

Principio 3: Archivos a nivel de componente.

Las sesiones de mantenimiento tienen la tendencia de ser periódicas y, de cierta forma, repetitivas a lo largo de la vida útil de un activo físico. Por tal razón, es conveniente llevar un registro de dichas sesiones, pues de esa forma es posible acceder a información que podría ser de suma utilidad para futuras tareas, lo que se traduce en mejores resultados, y un claro beneficio para la compañía.

Bajo esa premisa, es fácil ver que contar con un sistema de archivos que agilice el acceso a la información es de gran ayuda. En esto es que se basa el principio número tres, en tener “archivos a nivel de componente”: registros de todos los trabajos realizados a un equipo desde la primera vez que recibió mantenimiento.

Son muchas las ventajas que otorga el disponer de la información, pero dicha información se vuelve inútil cuando es inaccesible. Para evitar eso, se debe lograr almacenar los archivos de forma inteligente y segura, sin que ello afecte su disponibilidad. Se sugiere seleccionar una locación que sea de fácil acceso para el personal, pero que resguarde a los archivos de cualquier posible extravío. También es importante que la cantidad de los mismos sea razonable, pues concentrar toda la información en unos cuantos, dificultaría el encontrar información de utilidad en un momento dado; por el contrario, un número exagerado dispersaría tanto la información que sería muy tardado encontrar algo que pueda ser de ayuda, y el tiempo es dinero. El balance entre un caso y otro, es una correcta clasificación, en la que sea fácil deducir en qué archivos encontrar lo que se está buscando.

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