Microsoft Access

1. MICROSOFT ACCESS

Microsoft Access. Es un S.G.B.D incluido en el paquete de programas de Microsoft Office. Es igualmente un gestor de datos que recopila información relativa a un asunto o propósito particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una colección de música. Microsoft Access es una aplicación para manejo de bases de datos que cuenta con una interfaz de usuario amigable que facilita su uso sin requerir un conocimiento especializado de programación.

Microsoft Access maneja varios tipos de datos (texto, numérico, fechas, etcétera) de manera flexible. Access puede además importar y exportar datos de Word, Excel, y otras bases de datos.

Las computadoras operan sobre datos que han sido organizados dentro de agrupamientos lógicos, para que su procesos sea efectivos y los resultados obtenidos sean útiles.

La información disponible en una base de datos puede ser cualquier cosa que se considere importante para el individuo o la organización. Dicho de otro modo, cualquier cosa necesaria para apoyar el proceso general de atender los asuntos de un individuo u organización.

1.1 LAS TABLAS

Las tablas son objetos fundamentales de una base de datos porque en ellas es donde se conserva toda la información o los datos. Así, una base de datos de una empresa puede tener una tabla Contactos que almacene los nombres de los proveedores, las direcciones de correo electrónico y los números de teléfono. En este artículo se ofrece información general sobre las tablas de las bases de datos de Access. Antes de crear una, tenga claro cuáles son sus requisitos y decida cuántas necesita. Si desea ver una introducción sobre cómo planear y diseñar una base de datos, consulte Conceptos básicos del diseño de una base de datos.

1.2 QUE SE DIVIDE

Parámetros:

La manera más sencilla de crear un informe que acepte parámetros es usar una consulta de parámetros como origen de registros del informe. Por ejemplo, puede crear un informe de ingresos mensuales basado en una consulta de parámetros que solicite un valor para el mes.

Cuando ejecute o imprima el informe, Access mostrará un cuadro de diálogo en el que se solicite el mes que el informe debe abarcar. Cuando especifique un mes, Access mostrará o imprimirá el informe apropiado.

Criterios:

En una consulta en Microsoft Office Access 2007 para limitar el conjunto de registros que la consulta va a devolver. Consideremos el siguiente caso. Supongamos que tiene una consulta denominada Último pedido, que devuelve los nombres y direcciones de sus clientes junto con la fecha en la que envió su último pedido. Acaba de agregar algunos productos nuevos e interesantes al inventario y al catálogo. Cada vez que envía un pedido, incluye una copia del actual catálogo.

Prevé que los nuevos productos van a tener mucho éxito y desea asegurarse de que todos los clientes los conocen. Desea enviar un nuevo catálogo a todos los clientes que aún no lo hayan recibido junto con un pedido. Por este motivo, desea crear una lista de correo con los nombres y direcciones de los clientes cuyo último pedido se envió antes de publicarse el nuevo catálogo.

Para ello, aplica un criterio al campo de fecha de envío de la consulta Último pedido. El criterio especifica que la fecha que figura en ese campo debe ser anterior a la fecha en la que se inició la distribución del nuevo catálogo, por ejemplo, 31/3/2006. Cuando ejecute la consulta, obtendrá una lista de correo que contenga únicamente los clientes que no han recibido el nuevo catálogo.

1.3 ELEMENTOS DE UN INFORME

En Access, el diseño de los informes se divide en secciones. En una base de datos cliente, se puede ver el informe en vista Diseño para mirar sus secciones. En vista Presentación, las secciones no son tan obvias, pero siguen ahí y se pueden seleccionar mediante el uso de la lista desplegable en el grupo Selección de la ficha Formato.

Para crear informes útiles, debe comprender cómo funciona cada sección. Por ejemplo, la sección en la que eligió colocar un control calculado determina cómo calcula Access los resultados. En la lista siguiente se muestra un resumen de los tipos de sección y sus usos:

• del informe

• Pie del grupo Esta sección se imprime al final de cada grupo de registros. Los pies de grupo se usan para imprimir información de resumen para un grupo. Puede tener varias secciones de pie de grupo en un informe, en función de cuántos niveles de agrupación haya agregado.

1.4 LOS INFORMES

Se utilizan primordialmente para presentar, resumir e imprimir los datos en la forma que resulte más apropiada para cada proyecto. Se pueden crear informes que incorporen cálculos basados en los datos de las tablas para mostrar resultados totales o promedios, o bien para generar e imprimir catálogos, listas de nombres y direcciones o etiquetas postales.

Todos los elementos anteriores (y algunos más, como Macros y Módulos) están organizados en Access en la ventana Base de Datos. En esta ventana existen etiquetas para seleccionar la página que corresponde a cada una de las categorías de objetos que hemos descrito

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