Requisitos básicos para la Digitalización

Requisitos básicos para la Digitalización

La digitalización de recursos electrónicos tiene 4 requisitos esenciales:

1. La estimación de los nuevos costos

A la hora de estimar el presupuesto que tomara toda la labor de digitalización, es necesario tomar en cuenta la siguiente serie de factores:

• Costo de los equipos: Ya sea escáneres, computadoras, y mobiliario de oficina.

• Costo del software: Algunos de los softwares requieren una licencia pagada por un tiempo limitado.

• Escaneo, OCR, corrección de pruebas y diseño: Estas labores requieren no solo tiempo laboral del personal bibliotecario, sino que también consumen elementos consumibles como papel o discos.

• Asignación de metadatos: Requieren tiempo laboral y a su vez salarios en el caso de ser necesaria la contratación de especialistas debido a la complejidad y dificultad del tema.

• Administración y gastos generales: Dentro de esta se incluyen los costos de capacitar al personal en el manejo y mantenimiento de los nuevos equipos.

• Contingencia: Fondo de emergencia para gastos adicionales no anticipados.

Este paso es esencial y debe realizarse previamente a la adquisición de los nuevos equipos y todo lo posterior que estos conllevan, ya que primeramente debe realizarse una estimación de la carga de trabajo a la que se someterá a los equipos.

Es decir, una institución pequeña la cual utilizaría las tareas de digitalización de forma esporádica no tiene la necesidad de comprar los equipos más caros del mercado, los cuales requieren a su vez un personal más especializado para su mantenimiento, y cuyo software muchas veces está atado a la licencia bajo pago de la empresa fabricante. Esta puede optar por opciones más económicas con una capacitación más sencilla.

El conocer las necesidades del usuario, las necesidades de la institución y cuanto tiempo de nuestro personal estamos dispuestos a invertir en esta tarea son elementos básicos que se deben considerar a fin de lograr que la tarea de la digitalización sea rentable a largo plazo.

2. La adquisición de nuevos equipos electrónicos

Entre los equipos necesarios para llevar a cabo la digitalización de documentos están:

• Escáneres (los cuales varían dependiendo de la calidad y cantidad de trabajo que se desee realizar con ellos)

• Equipos para la captura de sonido y video

• Computadores

• Quemador de CDs

3. La adquisición de nuevos softwares

Existen varios tipos de software instalables en los computadores, los cuales desempeñan distintas labores necesarias para la digitación, algunos de estos son:

• Software de escaneo (convierte la imagen impresa en una digital)

• Software de OCR (convierte la imagen digital en texto que un procesador de

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